Ein Rechnungsfreigabe-Workflow in Finmatics digitalisiert und automatisiert den Genehmigungsprozess von Eingangsrechnungen. Anstatt Belege physisch durch das Unternehmen zu reichen, weist das System die Rechnung automatisch der zuständigen Person zur Prüfung zu. Diese kann den Beleg anschließend digital (per App oder Web) freigeben, ablehnen oder zur weiteren Klärung weiterleiten.
Wie sieht ein typischer Prozess aus?
Nach dem Eingang eines Belegs muss dieser zur Freigabe an die zuständige Person im Unternehmen weitergeleitet werden. In kleinen Unternehmen übernimmt meist die Geschäftsführung diese Aufgabe. Mit zunehmender Unternehmensgröße steigt jedoch die Komplexität: Belege müssen oft von Teamleitern, Kostenstellenverantwortlichen oder Projektleitern geprüft werden.
Ein in Finmatics festgelegter Rechnungsfreigabeprozess identifiziert automatisch die passende Person. Diese erhält den Beleg in ihrer Aufgabenliste und kann folgende Aktionen durchführen:
- Freigeben
- Ablehnen
- Zur Prüfung weiterleiten
Die Freigabe erfolgt flexibel über die Finmatics Mobile App oder die Web-Version.
Was ist ein einstufiger Rechnungsfreigabe Workflow?
Bei einem einstufigen Workflow wird der Beleg durch einen einzigen zugeordneten Benutzer geprüft und anschließend sofort zur Weiterverarbeitung (z. B. Export in die Buchhaltung) freigegeben.
In Finmatics sehen Sie in der Freigabe-Ansicht einen eigenen Reiter, in welchen die Belege zur Freigabe automatisch zugeordnet werden.
Was ist ein mehrstufiger Rechnungsfreigabe Workflow?
In komplexeren Organisationsstrukturen reicht oft eine einzelne Freigabe nicht aus. Ein mehrstufiger Workflow bildet Hierarchien ab.
Beispiel:
- Stufe 1: Der Abteilungsleiter prüft die sachliche Richtigkeit.
- Stufe 2: Der Geschäftsführer gibt die Zahlung endgültig frei.
Erst wenn alle definierten Stufen erfolgreich durchlaufen sind, gilt der Beleg als freigegeben. Im nachfolgenden Video finden Sie ein Beispiel für einen mehrstufigen Workflow:
Wie konfiguriere ich einen Workflow?
Die Einrichtung erfolgt direkt in der Finmatics Oberfläche für einstufige Workflows. Für die Einrichtung von mehrstufigen Workflows wenden Sie sich an support@finmatics.com, da dies gemeinsam mit Ihrem Kundenbetreuer erfolgt.
Detaillierte Informationen zur Konfiguration von ein- oder mehrstufigen Workflows erhalten Sie im Artikel: Wie kann ich einen Rechnungsfreigabe Workflow konfigurieren?