Finmatics unterstützt die formale Rechnungsprüfung mit einer Vielzahl von Automatisierungen. Welche Prüfungen durchgeführt werden, lesen Sie in diesem Artikel.
Inhalt
Welche Prüfungen führt Finmatics durch?
Hierbei kann zwischen Prüfungen unterschieden werden, welche standardgemäß aktiviert sind und denjenigen die bei Bedarf manuell zugeschalten werden können.
Im Standard enthaltene Prüfungen
Duplikatsprüfung
Mögliche Duplikate werden basierend auf den Merkmalen Rechnungsnummer, Kreditor und Betrag erkannt. Mehr dazu lesen Sie hier: Wie funktioniert die Prüfung auf Duplikate bei Finmatics?.
Ausstellungsdatum der Rechnung
Das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum) ist ein Pflichtfeld. Ist das Ausstellungsdatum in der Zukunft oder zu weit in der Vergangenheit (>180 Tage), wird eine Warnung angezeigt.
Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer wird durch die Finmatics KI erkannt und ist ein Pflichtfeld. Rechnungen ohne Rechnungsnummer können nicht bestätigt werden.
Prüfung der USt-IdNr
USt-IdNr Nummern werden bei jeder Transaktion mit den Stammdaten des Kreditors abgeglichen. Ebenso kann eine Abfrage der Gültigkeit der USt-IdNr Nummer über Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS), auch genannt VIES (VAT Information Exchange System) konfiguriert werden. Wenn Sie den Abgleich einstellen lassen möchten schreiben Sie uns an support@finmatics.com.
Beträge- und Steuersätze
Beträge und Steuersätze werden durch die Finmatics KI erkannt und sind Pflichtfelder. Rechnungen ohne zusammenpassende Beträge und Steuersätze können nicht bestätigt werden.
Geschäftspartner wurde bisher noch nicht verbucht
Wurde ein Geschäftspartner bisher noch nicht verbucht, erscheint eine Meldung am Beleg. Überprüfen Sie anschließend den Geschäftspartner auf Richtigkeit.
Ungültige Zeichen
Sollten ungültige Zeichen, wie etwa “?” oder “ß” erkannt worden sein, kann dies die Verifizierung des Belegs beeinträchtigen. Es erscheint eine Warnung am Beleg, durch welche Sie die Eingabe korrigieren können.
Zuschaltbare Prüfungen
Sämtliche unten angeführten Prüfungen können auf Wunsch zugeschalten werden. Sollten Sie eine der Einstellungen nicht vorfinden, kontaktieren Sie uns unter support@finmatics.com.
Name und Anschrift des Rechnungsempfängers- und Rechnungserstellers
Finmatics gleicht Stammdaten mit den Daten auf der Rechnung ab. Werden bei dieser Prüfung Unterschiede ersichtlich so liefert Finmatics eine Warnung.
Um Fehlern vorzubeugen, können beispielsweise auch alternative Schreibweisen, z.B. Finmatics GmbH oder Finmatics GesmbH, sowie alternative Adressen erlaubt und konfiguriert werden.
Diese Funktion ist sowohl für Rechnungen mit, wie auch ohne Bestellbezug anwendbar.
Leistungszeitraum
Sollte der Leistungszeitraum nicht angegeben sein, erhalten Sie eine entsprechende Warnung.
MIAS/VIES Check
Es kann eine Abfrage der Gültigkeit der USt-IdNr Nummer über Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS), auch genannt VIES (VAT Information Exchange System) konfiguriert werden.
Prüfung der USt-IdNr des Rechnungserstellers
Sollte bei Belegen über 400€ die USt-IdNr des Rechnungserstellers fehlen, wird eine Warnung angezeigt.
Prüfung der USt-IdNr - Gesamtbetrag
Eine Warnung wird ausgegeben, im Falle einer fehlenden USt-IdNr des Leistungsempfängers, sowie auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über EUR 10.000,- inkl. USt oder wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.
Spezialprüfungen für Rechnungen mit Bestellbezug
Bei Rechnungen mit Bestellbezug ist zusätzlich auch eine Prüfung mit den Stammdaten der Bestellung möglich z.B. Übereinstimmung des Geschäftspartners der Bestellung mit den Stammdaten.
Kundenspezifische Prüfungen
Auf Wunsch können per Keyword oder REST-API kundenspezifische Prüfungen implementiert werden. Kontaktieren Sie hierfür unseren Support unter support@finmatics.com.