Finmatics erstellt standardmäßig eine eindeutige, systemgenerierte E-Mail-Adresse pro Belegtyp und Mandant. Senden Sie Ihre Belege (als PDF oder Bildanhang) einfach an diese Adresse, um sie automatisch dem korrekten Mandanten und Belegkreis zuzuordnen und hochzuladen. Die Funktion ist sofort einsatzbereit, sofern sie in den Stammdaten aktiviert ist.
Wie aktiviere oder deaktiviere ich die E-Mail-Adresse?
Um die E-Mail-Übertragung nutzen zu können, muss die Funktion für den jeweiligen Belegtyp freigeschaltet sein. Sie benötigen hierfür die Berechtigung "Mandanten-Stammdaten verwalten".
- Öffnen Sie die Mandanten-Ansicht und wählen Sie den Reiter Belegtypen.
- Klicken Sie neben dem gewünschten Belegtypen auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Bearbeiten.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Adresse anlegen.
Nach dem Speichern wird die generierte Adresse in der Spalte "E-Mail" angezeigt.
Hinweis: Die automatische Seitentrennung ist beim E-Mail-Versand standardmäßig deaktiviert. Mehr dazu lesen Sie in: Wie funktioniert die automatische Seitentrennung von Belegen?.
Wo kann ich die E-Mail-Adressen einsehen?
Die Adressen finden Sie nicht nur in der Mandanten-Verwaltung, sondern auch direkt im Arbeitsalltag in den Ansichten Aufgaben und Übertragungen.
- Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Per E-Mail.
- Wählen Sie im Pop-up den gewünschten Mandanten aus.
- Kopieren Sie die spezifische Adresse oder nutzen Sie Alle Adressen kopieren.
Welche Formate und Anhänge werden unterstützt?
Finmatics verarbeitet alle gängigen Formate:
- Bildformate: PDF, TIFF, JPEG, PNG.
- Archive: ZIP-Dateien werden automatisch entpackt und die enthaltenen Bilder ausgelesen.
- E-Rechnungen: XML-Dateien werden durch den Checkbot verarbeitet (siehe: Wie funktioniert der Checkbot?).
Wichtig: Senden Sie keine verschlüsselten E-Mails oder passwortgeschützte Anhänge. Diese können vom System nicht geöffnet werden. Der Absender erhält in diesem Fall eine Fehlermeldung.
Gibt es eine Größenbeschränkung?
Ja, die maximale Größe für E-Mails (inklusive Anhänge) beträgt 30 MB. Beachten Sie bitte auch eventuelle Limits Ihres eigenen E-Mail-Providers.
Wie lange dauert die Übertragung?
Die E-Mails werden in der Regel alle 10 Minuten vom Server abgerufen und in Finmatics importiert. Es kann daher einige Minuten dauern, bis die Belege in der Oberfläche erscheinen.
Was passiert bei fehlgeschlagenen Übertragungen?
Sollte eine E-Mail nicht verarbeitet werden können (z. B. fehlender Anhang, falsches Format), erhalten Sie eine Systembenachrichtigung (Glocken-Symbol) in der Finmatics-Oberfläche.
Weitere Informationen zur Fehlerbehebung finden Sie hier: Was bedeuten die Systembenachrichtigungen in der Finmatics Oberfläche?.