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Dokumente können per E-Mail an Finmatics gesendet werden. Dafür erstellt Finmatics automatisch E-Mails pro Belegtypen.
Eine systemgenerierte E-Mail-Adresse kann pro Beleg und pro Mandanten erstellt werden, die sofort funktionsfähig ist. Alles, was an diese Adresse gelangt und einen Bildanhang hat, wird zum jeweiligen Mandanten und Belegkreis zugeordnet und dort hochgeladen.
Aktivieren der E-mail Adresse
Als Administrationsbenutzer und Buchhalterbenutzer können Sie diese Funktion aktivieren:
- Klicken Sie im Menüpunkt „Mandanten“
- Wählen Sie den Reiter „Belegtypen“ aus
- Klicken Sie auf einen Belegtyp
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „E-Mail-Adresse anlegen“.
Bitte beachten Sie, dass die automatische Seitentrennung bei der E-Mail standardmäßig ausgeschaltet ist.
Für den Fall, dass Sie für Ihre Kanzlei, für einen Mandanten oder für einen speziellen Belegtypen die Standardeinstellungen ändern möchten, schreiben Sie uns eine E-Mail an support@finmatics.com.
Wie kann ich die Belege nach Übertragungsart filtern?
Unter dem Hauptmenüpunkt „Übertragung“ haben Sie die Möglichkeit, in der Spalte „Übertragungsart“ zu sehen, mit welcher Methode, die Belege hochgeladen wurden. Mit der Filterfunktion können Sie die Belege nach Übertragungsart filtern.
Welche Formate (E-Mail-Anhänge) können verarbeitet werden?
Es können alle gängigen Bildformate verarbeitet werden. Diese beinhalten pdf, tiff, jpeg, png.
Gibt es eine Größenbeschränkung?
Per E-Mail ist die zulässige Große 30 MB (diese hängt auch von Ihrem E-Mail-Konto ab – Sie können weitere Informationen von Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem Mail-Anbieter erhalten).
Mehr Informationen zur Größenbeschränkung für die Belegübertragung finden Sie hier: Gibt es eine Größenbeschränkung für das Hochladen von Dokumenten? (finmatics.com)
Wie lange dauert, bis die Belege in Finmatics übertragen werden?
Es kann einige Minuten dauern, bis Ihre Belege in Finmatics hochgeladen werden. Alle 10 Minuten holen wir die Emails vom Server ab und spielen sie in Finmatics ein.
Was passiert, wenn in der E-Mail kein Anhang gefunden wird?
Finmatics sendet eine automatische Antwort an den Absender mit dem Inhalt, dass kein Anhang gefunden wurde und daher die Email nicht verarbeitet werden konnte.
Weiterführende Links:
Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen?
Wie verwende ich die Finmatics Mobile App?