- Aktivieren oder deaktivieren der E-Mail Adresse
- Welche E-Mail-Anhänge können verarbeitet werden?
- Gibt es eine Größenbeschränkung?
- Wie lange dauert es, bis die Belege in Finmatics übertragen werden?
- Fehlgeschlagener E-Mail Eingang
Aktivieren oder deaktivieren der E-Mail Adresse
Eine systemgenerierte E-Mail-Adresse wird standardgemäß pro Belegtyp und pro Mandant erstellt und ist sofort funktionsfähig. Alles, was an diese Adresse gelangt und einen Bildanhang hat, wird zum jeweiligen Mandanten und Belegtypen zugeordnet und dort hochgeladen. Um die E-Mail Einstellungen adaptieren zu können, benötigen Sie die Berechtigung "Mandanten-Stammdaten verwalten".
Um die E-Mail Einstellungen anzupassen, klicken Sie in der Mandanten-Ansicht auf den Reiter "Belegtypen".
Klicken Sie neben dem zu bearbeitenden Belegtypen rechts auf das Drei-Punkte Menü und anschließend auf "Bearbeiten" oder alternativ direkt auf den Eintrag.
Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „E-Mail-Adresse anlegen“.
Im Reiter "Belegtypen" wird nun die generierte E-Mail Adresse in der Tabellenspalte "E-Mail" angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass die automatische Seitentrennung bei der E-Mail standardmäßig ausgeschaltet ist. Weitere Informationen erhalten Sie hier:
Wo kann ich die E-Mail Adressen einsehen?
Die systemgenerierten E-Mail Adressen können nicht nur in der Mandanten-Ansicht eingesehen werden, sondern auch in der Aufgaben-Ansicht und der Übertragungen-Ansicht.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Per E-Mail". Es öffnet sich nun ein Pop-up Fenster in welchem Sie auswählen können für welchen Mandanten die E-Mail Adressen angezeigt werden sollen. Kopieren Sie nun für einen bestimmten Belegtypen die jeweilige E-Mail Adresse bzw. klicken Sie bei Bedarf auf "Alle Adresse kopieren". 
Welche E-Mail-Anhänge können verarbeitet werden?
Es können alle gängigen Bildformate verarbeitet werden. Diese beinhalten pdf, tiff, jpeg, png. Auch ZIP-Dateien können per E-Mail an Finmatics weitergeleitet werden. Diese werden automatisch entpackt und ausgelesen. Sollten Sie eine XML-Datei per E-Mail an Finmatics senden läuft diese durch den Checkbot. Weitere Informationen erhalten Sie in Wie funktioniert der Checkbot?.
Bitte achten Sie darauf, dass keine verschlüsselten Nachrichten geschickt werden, da diese nicht entschlüsselt werden können. Sollte eine verschlüsselte E-Mail, PDF oder Datei gesendet werden, erhält der Sender eine automatische Nachricht, dass dieses File leider nicht verarbeitet werden kann.
Gibt es eine Größenbeschränkung?
Werden Dokumente per E-Mail übertragen, beträgt die zulässige Größe 30 MB. Diese hängt auch von Ihrem E-Mail-Konto ab. Sie können weitere Informationen von Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem Mail-Anbieter erhalten.
Wie lange dauert es, bis die Belege in Finmatics übertragen werden?
Es kann einige Minuten dauern, bis Ihre Belege in Finmatics hochgeladen werden. Alle 10 Minuten werden die E-Mails vom Server abgeholt und in Finmatics eingespielt.
Fehlgeschlagener E-Mail Eingang
Sollte eine E-Mail nicht nach Finmatics übertragen werden können, erhalten Sie eine entsprechende Systembenachrichtigung in der Finmatics Oberfläche. Diese kann dann auftreten wenn z.B. kein Anhang der E-Mail angefügt wurde oder das Format des Belegs nicht verarbeitet werden kann. Sie finden die Systembenachrichtigung in der rechten oberen Ecke, links neben Ihrer E-Mail Adresse.
Öffnen Sie die Systembenachrichtigungen nun mit einem Klick.
Von dort gelangen Sie auf die fehlgeschlagenen Übertragungen. 
Klicken Sie nun auf die jeweiligen Einträge, um weitere Informationen zu erhalten, weshalb die E-Mail Übertragung fehlgeschlagen ist.
