Dokumente können per E-Mail an Finmatics gesendet werden. Dafür erstellt Finmatics automatisch E-Mails pro Belegtypen.
Inhalt- Aktivieren oder deaktivieren der E-Mail Adresse
- Welche E-Mail-Anhänge können verarbeitet werden?
- Gibt es eine Größenbeschränkung?
- Wie lange dauert es, bis die Belege in Finmatics übertragen werden?
- Was passiert, wenn in der E-Mail kein Anhang gefunden wird?
Aktivieren oder deaktivieren der E-Mail Adresse
Eine systemgenerierte E-Mail-Adresse wird standardgemäß pro Belegtypen und pro Mandant erstellt und ist sofort funktionsfähig. Alles, was an diese Adresse gelangt und einen Bildanhang hat, wird zum jeweiligen Mandanten und Belegtypen zugeordnet und dort hochgeladen. Um die E-Mail Einstellungen adaptieren zu können, benötigen Sie die Berechtigung "Mandanten-Stammdaten verwalten".
Klicken Sie anschließend auf die Ansicht "Mandanten" und wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.
Wählen Sie den Reiter „Belegtypen“ aus und klicken Sie neben dem zu bearbeitenden Belegtypen rechts auf das Drei-Punkte Menü und anschließend auf "Bearbeiten".
Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „E-Mail-Adresse anlegen“.
In der Mandanten- Ansicht scheint nun eine E-Mail Adresse in der zugehörigen Tabellenspalte auf.
Bitte beachten Sie, dass die automatische Seitentrennung bei der E-Mail standardmäßig ausgeschaltet ist. Weitere Informationen erhalten Sie hier:
Wo kann ich die E-Mail Adressen einsehen?
Die systemgenerierten E-Mail Adressen können nicht nur in der Mandanten-Ansicht eingesehen werden, sondern auch in der Aufgaben-Ansicht und der Übertragungen-Ansicht.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Per E-Mail". Es öffnet sich nun ein Pop-up Fenster in welchem Sie auswählen können für welchen Mandanten die E-Mail Adressen angezeigt werden sollen. Kopieren Sie nun für einen bestimmten Belegtypen die jeweilige E-Mail Adresse bzw. klicken Sie bei Bedarf auf "Alle Adresse kopieren".
Welche E-Mail-Anhänge können verarbeitet werden?
Es können alle gängigen Bildformate verarbeitet werden. Diese beinhalten pdf, tiff, jpeg, png. Auch ZIP-Dateien können per E-Mail an Finmatics weitergeleitet werden. Diese werden automatisch entpackt und ausgelesen.
Bitte achten Sie darauf, dass keine verschlüsselten Nachrichten geschickt werden, da diese nicht entschlüsselt werden können. Sollte eine verschlüsselte E-Mail, PDF oder Datei gesendet werden, erhält der Sender eine automatische Nachricht, dass dieses File leider nicht verarbeitet werden kann.
Gibt es eine Größenbeschränkung?
Werden Dokumente per E-Mail übertragen, beträgt die zulässige Größe 30 MB. Diese hängt auch von Ihrem E-Mail-Konto ab. Sie können weitere Informationen von Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem Mail-Anbieter erhalten.
Mehr Informationen zur Größenbeschränkung für die Belegübertragung finden Sie hier: Gibt es eine Größenbeschränkung für das Hochladen von Dokumenten?
Wie lange dauert es, bis die Belege in Finmatics übertragen werden?
Es kann einige Minuten dauern, bis Ihre Belege in Finmatics hochgeladen werden. Alle 10 Minuten werden die E-Mails vom Server abgeholt und in Finmatics eingespielt.
Was passiert, wenn in der E-Mail kein Anhang gefunden wird?
Finmatics sendet eine automatische Antwort an den Absender mit dem Inhalt, dass kein Anhang gefunden wurde und daher die Email nicht verarbeitet werden konnte.