Wie benutze ich die Einstellungen-Ansicht?

 

Welche Berechtigungen sind für die Konfiguration erforderlich?

Um Änderungen an Unternehmen, Kunden und Belegtypen vorzunehmen, benötigen Sie spezifische Zugriffsrechte:

• Kanzlei-Stammdaten verwalten: Erforderlich für Einstellungen auf Unternehmensebene.
• Mandanten-Stammdaten verwalten: Erforderlich für Anpassungen spezifischer Mandanten und Belegtypen.

Wo finde ich die Einstellungen?

Die Konfiguration kann an zwei Stellen erfolgen:

1. Mandanten-Ebene: Öffnen Sie die Mandanten-Ansicht, wählen Sie den gewünschten Mandanten und klicken Sie auf den Reiter Einstellungen. Alternativ nutzen Sie den Reiter Belegtypen.
2. Unternehmens-Ebene: Wählen Sie im linken Menü den Reiter Unternehmen.

Hinweis: Einstellungen auf Unternehmensebene gelten global für alle Mandanten und Belegtypen, sofern dort keine spezifischen Abweichungen definiert wurden.

Wie wähle ich das passende Paket aus?

Je nach verwendetem ERP-System und Anforderung können Sie unterschiedliche Schnittstellen-Pakete wählen.

Für BMD:

• BMD - Automatisierungszentrale API
• BMD - Automatisierungszentrale SFTP

Für DATEV:

• DATEV - Belegzentrale - Belegbilderservice
• DATEV - Automatisierungszentrale - Rechnungsdatenservice
• DATEV - Automatisierungszentrale - Buchungsdatenservice
• DATEV - Automatisierungszentrale - Direktexport Buchungsdatenservice

Detaillierte Informationen zur Wahl der richtigen Schnittstelle finden Sie im Artikel: DATEV - Welche Schnittstelle ist für meine Arbeit mit Finmatics sinnvoll?.

 

Welche Einstellungen kann ich für die Belegsortierung vornehmen?

Sortieren

Aktivieren Sie die Checkbox Sortieren, wenn jeder hochgeladene Belegstapel zunächst in den Status „Trennen“ gelangen soll. Dies erzwingt eine manuelle Prüfung der Seitentrennung vor der weiteren Verarbeitung.

Seitentrennung festlegen

Sie können pro Belegtyp und Eingangskanal (z. B. E-Mail, Scan) definieren, wie Finmatics mit mehrseitigen Dokumenten umgeht:

• Deaktiviert: Keine Trennung. Eine Datei entspricht einem Beleg (z. B. eine 3-seitige PDF wird ein 3-seitiger Beleg).
• Automatische Belegerkennung: Die KI erkennt automatisch den Anfang und das Ende von Rechnungen innerhalb eines Stapels.
• Jede Seite einzeln: Jede Seite der Datei wird als separater Beleg behandelt.

Wie verwalte ich Stammdaten?

Unter dem Punkt Stammdaten steuern Sie die automatische Anlage von Geschäftspartnern.

• Deaktiviert: Es werden keine neuen Geschäftspartner erstellt.
• Aktiviert: Neue Geschäftspartner werden basierend auf den Belegdaten angelegt. Sie können dies global für Ein- und Ausgangsrechnungen oder spezifisch pro Belegtyp festlegen.

Welche Optionen bietet die Belegverarbeitung?

Erfassen (Splitbuchungen)

Aktivieren Sie diese Option, wenn Finmatics automatisch Splitbuchungen basierend auf unterschiedlichen Steuersätzen auf dem Beleg erstellen soll.

Vervollständigen (Vorhersagen)

Hier definieren Sie, wie Finmatics Felder automatisch befüllt:

• Vorhersage - Buchungstext: Wählen Sie zwischen „Deaktiviert“, „Basierend auf vorherigen Belegen“ (Historie) oder „Large Language Models“ (LLM). Weitere Details: Wie automatisiere ich Buchungstexte?.
• Vorhersage - Steuercode: Deaktivieren Sie die Vorhersage oder nutzen Sie historische Daten und LLM zur Ermittlung des korrekten Steuerschlüssels.

• Vorhersage - Kostenstellen: Aktivieren Sie die Checkbox, um Kostenstellen basierend auf Trainingsdaten und Historie automatisch vorzuschlagen.

Wie konfiguriere ich den Export?

Im Bereich Exportieren können Sie festlegen, ob bei E-Rechnungen die XML-Datei automatisch in das exportierte PDF eingebettet werden soll. Diese Option ist standardmäßig aktiviert, kann jedoch hier deaktiviert werden.

Wie setze ich Einstellungen zurück?

Sobald Änderungen vorgenommen wurden, erscheint oben rechts die Option, die Einstellungen auf den Standard des gewählten Pakets zurückzusetzen. Bestätigen Sie dies mit Speichern.