Wie aktiviere ich einen Klienten für Finmatics?
Voraussetzung für die Aktivierung ist die vorherige Hinterlegung der Zugangsdaten unter STAMM / Einstellungen / Finmatics. Navigieren Sie anschließend zu den Klienten-Stammdaten unter STAMM / Klient / Belegverarbeitung.
Im Bereich 'Finmatics' können Sie nun festlegen, welche Belegkreise des jeweiligen FIBU-Klienten (z. B. ER Eingangsrechnungen, AR Ausgangsrechnungen, KA Kasse) mit welchem Belegtyp bei Finmatics verknüpft werden sollen. Standardmäßig werden die gängigen Belegkreise angelegt.
Wichtig: Falls Sie weitere Belegkreise benötigen, müssen diese zuerst in der RZL FIBU / EA angelegt werden. Nach der Anlage erscheinen diese in der Liste und können ebenfalls aktiviert werden. Dies ermöglicht Ihnen beispielsweise, Belege über einen Scanordner direkt in die entsprechenden Belegkreise bei Finmatics hochzuladen.
Die Aktivierung bewirkt Folgendes:
- Der Klient wird bei Finmatics mit Stammdaten (Nummer, Name, Adresse, Kontenlänge, USt-IdNr) angelegt.
- Die gewählten Belegkreise werden synchronisiert.
Wie konfiguriere ich die Schnittstelle zum RZL Klientenportal?
Wenn Belege, die ein Mandant über das RZL Klientenportal sendet, direkt zu Finmatics weitergeleitet werden sollen, konfigurieren Sie dies im Bereich Belegverarbeitung / Allgemeines.
- Aktivieren Sie zunächst den Belegkreis (z. B. SP Sparkasse) für das Klientenportal.
- Aktivieren Sie diesen Belegkreis anschließend in der rechten Spalte auch für Finmatics.
Voraussetzung: Der Belegkreis muss zuvor im Bereich Finmatics aktiviert und einer Kategorie zugeordnet worden sein. Zudem muss unter STAMM / Einstellungen / Klientenportal-Synchronisation der Web-Service Benutzer hinterlegt sein.
Diese Einstellung greift sowohl für Belegbox / Belege übermitteln als auch für den Belegscanmanager.
Wie lade ich Trainingsdaten hoch?
Die Erkennungsqualität von Finmatics basiert stark auf historischen Daten. Daher ist ein einmaliger, initialer Upload von Trainingsdaten essenziell.
Starten Sie in der RZL Finanzbuchhaltung den Menüpunkt Bearbeiten / DMS-Belegverarbeitung / Finmatics trainieren. Dieser Prozess überträgt:
- Den aktuellen Kontenplan (Sach- und Personenkonten).
- Die Buchungen des vergangenen Jahres.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass alle Buchungsstapel finalisiert sind, bevor Sie den Upload starten. Der Vorgang kann einige Minuten dauern.
Wie aktiviere ich die automatische Stammdatenaktualisierung?
Für eine präzise Zuordnung von Belegen zu Personenkonten empfiehlt es sich, die automatische Aktualisierung zu aktivieren.
Gehen Sie in der RZL Finanzbuchhaltung bzw. EA-Rechnung zu Stamm / Konten / Aktualisierungsoptionen. Aktivieren Sie die Option, dass folgende ausgelesene Daten nach einer DMS-Buchung automatisch am Konto in RZL hinterlegt und anschließend zurück an Finmatics übertragen werden:
- IBAN
- Kundennummer
- USt-IdNr
Diese Datenrückmeldung verbessert kontinuierlich die Erkennungsrate bei zukünftigen Belegen.