In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte pro Mandant vorgenommen werden müssen, um Finmatics Connect zu aktivieren.
1. Klient für Finmatics aktivieren
In den Klienten-Stammdaten unter STAMM / Klient / Belegverarbeitung beim jeweiligen Klienten im Bereich "Finmatics" kann nach Hinterlegung der Zugangsdaten unter „STAMM / Einstellungen / Finmatics“ Finmatics aktiviert werden.
Zusätzlich können Sie festlegen, welche Belegkreise des jeweiligen FIBU Klienten mit welchem Belegtypen bei Finmatics angelegt werden sollen. Standardmäßig werden die Belegkreise ER Eingangsrechnungen, AR Ausgangsrechnungen, KA Kasse angelegt,
Falls Sie weitere Belegkreise benötigen, sind diese vorher in der FIBU / EA anzulegen. Anschließend werden diese hier angezeigt und können aktiviert werden.
Sie haben somit die Möglichkeit, bspw. über einen Scanordner die Belege mit den aktivierten Belegkreisen zu Finmatics hochzuladen.
Aktivierung für das RZL Klientenportal:
Sollen Belege, die ein Klient über das RZL Klientenportal zu Ihnen überträgt, direkt vom Klientenportal zu Finmatics übertragen werden, kann dies in RZL im Bereich Belegverarbeitung / Allgemeines festgelegt werden.
Aktivieren Sie zuerst den jeweiligen Belegkreis (hier z. B. SP Sparkasse) für das Klientenportal. Anschließend können Sie in der rechten Spalte diesen Belegkreis am Klientenportal auch für Finmatics aktivieren, vorausgesetzt dieser ist auch im Bereich Finmatics aktiviert und die richtige Kategorie zugeordnet.
Damit die Information zum RZL Klientenportal hochgeladen werden kann, muss die Stammdaten-Synchronisation eingerichtet sein. Hinterlegen Sie dazu im Bereich STAMM / Einstellungen / Klientenportal-Synchronisation die Daten für den Web-Service Benutzer des RZL Klientenportals.
Die Aktivierung von Finmatics beim Klienten hat folgende Auswirkungen:
- Der Klient wird bei Finmatics mit allen notwendigen Stammdaten angelegt (Klientennummer, Name, Adresse, Kontenlänge, USt-IdNr)
- Die aktivierten Belegkreise werden bei Finmatics angelegt
- Sie können über einen Scanordner Belegkreise mit aktivierten Belegkreisen zu Finmatics übertragen
- Belege, die über das Klientenportal (z.B. vom Klienten) hochgeladen werden, landen je nach Einstellung des jeweiligen Belegkreises entweder direkt beim RZL Steuerberater am RZL Klientenportal oder werden zur Erkennung zu Finmatics hochgeladen. Diese Einstellung gilt am Klientenportal für den Menüpunkt Belegbox / Belege übermitteln als auch für den Belegscanmanager unter Belegbox / Belegscanmanager
2. Trainingsdaten hochladen
Die Qualität der erkannten Belegdaten und Buchungsvorschläge hängt sehr stark von bisher erfassten Buchungen ab. Daher müssen initial einmalig Trainingsdaten zu Finmatics hochgeladen werden.
Starten Sie dazu in der RZL Finanzbuchhaltung den Menüpunkt Bearbeiten / DMS-Belegverarbeitung / Finmatics trainieren. Hier können Sie den Kontenplan (Sachkonten und Personenkonten) sowie die Buchungen des vergangenen Jahres zu Finmatics hochladen. Zum Hochladen von Trainingsdaten muss ein eventuell nicht finalisierter Stapel finalisiert werden.
Das Hochladen der Trainingsdaten kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Bitte brechen Sie den Dialog nicht ab.
3. Aktualisierungsoptionen beim Klienten einstellen
Bei jedem Klienten, der mit Belegverarbeitung gebucht wird, wird empfohlen, die automatische Aktualisierung der Personenkonten zu aktivieren.
Starten Sie in der RZL Finanzbuchhaltung bzw. EA-Rechnung den Menüpunkt Stamm / Konten / Aktualisierungsoptionen. Hier kann eingestellt werden, dass nach einer DMS-Buchung folgende am Beleg ausgelesenen Daten automatisch am Konto hinterlegt werden:- IBAN
- Kundennummer
- USt-IdNr
Nach erfolgreicher, automatischer Hinterlegung dieser Daten werden die Informationen nach dem Buchen wieder zu Finmatics übertragen.
Diese Daten sind entscheidend für eine erfolgreiche Zuordnung eines Beleges zu einem Personenkonto.