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Welche Einstellungen muss ich in RZL vornehmen?
Aktivieren Sie den Klienten in Ihrer RZL Software für Finmatics unter Stammdaten - Belegverarbeitung - Finmatics. Dadurch werden nun automatisch die Belegkreise Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung und Kasse übertragen und abgeholt. Um weitere Belegkreise zu übertragen, legen Sie in der FIBU den gewünschten Belegkreis an. Dieser erscheint dann in der Belegverarbeitung und kann durch markieren für Finmatics aktiviert werden.
Stellen Sie sicher, dass Belege immer im richtigen Belegkreis abgelegt sind, um diese nach der Verarbeitung richtig verbuchen zu können.
Zudem müssen vorab Trainingsdaten von Finmatics nach RZL übertragen werden:
- FIBU Klassik: über Finanzbuchhaltung über Bearbeiten - DMS-Belegverarbeitung - Finmatics trainieren.
- FIBU Next: im RZL Board in den Stammdaten des Klienten unter STAMM - Belegverarbeitung - Finmatics können Sie mit der Funktion Finmatics initial trainieren Daten zu Finmatics übertragen
Wie werden Belege ausgelesen?
Es stehen zwei Optionen zur Auswahl, wie Belegdaten ausgelesen werden können:
- Finmatics Auslese: Belege werden im Klientenportal zu Finmatics hochgeladen, falls dies beim gewählten Belegkreis aktiviert ist. Dadurch gelangen Belege nicht direkt zum Steuerberater sondern werden automatisch im Hintergrund nach Finmatics übertragen, dort ausgelesen und können anschließend über RZL durch den Steuerberater wieder abgeholt werden. Lesen Sie für weitere Informationen auch folgende Artikel:
- RZL Belegerkennung: Bei Belegkreisen, die nicht für Finmatics aktiviert sind, werden die Belege direkt auf das RZL Klientenportal des Steuerberaters zur Abholung geladen. Die Belege werden in RZL verarbeitet und bei Bedarf ergänzt.
Zuordnung der Belege zur Bankbuchung und Kontierung
Steigen Sie im RZL Board in den Bereich "Belege" ein. Falls die Belege nicht über das Klientenportal zur Verfügung gestellt werden fügen Sie nun bspw. über "Belege hinzufügen" Belege hinzu und ordnen Sie den entsprechenden Belegkreis zu. Entscheiden Sie nun, ob Sie die RZL Belegdaten Erkennung nutzen möchten, oder die Belege zur Auslese zu Finmatics hochladen wollen. Sollten bereits Belege durch Ihren Klienten über das RZL Klientenportal übertragen worden sein und über Finmatics ausgelesen, gelangen Sie über die Funktion „Belege Finmatics“ zur entsprechenden Ansicht, über welche die Belege von Finmatics abgeholt werden können.
Nachdem die Belege abgeholt wurden, können in RZL jederzeit noch Anpassungen an der Auslese durch Finmatics vorgenommen werden. Sobald die Belege überprüft wurden, ist es wichtig, die Belege in RZL zu übernehmen, denn bis zu diesem Zeitpunkt befinden sich die Belege nach wie vor in Finmatics. Das heißt, dass Änderungen in Finmatics werden bis zu Übernahme der Belege nach RZL nach Aktualisierung des Boards in RZL angezeigt.
Wählen Sie hierzu "Alle übernehmen" oder bei einer Auswahl an Belegen die Funktion "Auswahl übernehmen".
Dadurch werden die Belege in Finmatics als exportiert markiert. Die Belege landen in RZL dann in "Ungebuchte Belege". Auch hier ist es noch immer möglich Belegdaten anzupassen.
Importieren Sie nun die CAMT Datei in der FIBU über Bearbeiten - Zahlungsverkehr SEPA und wählen Sie entweder Verarbeitung CAMT Retourdaten oder Verarbeitung Netbanking. Damit die Kontoauszüge anschließend den Bankbuchungen automatisch oder manuell zugeordnet werden können, aktivieren Sie bei FIBU Klassik beim Import "DMS-Belege zuordnen". Für FIBU Next wählen Sie im Vordialog "Belegliste" aus.
Automatische Zuordnung der Belege bei FIBU Klassik
Für eine automatische Zuordnung ist Voraussetzung, dass in den Stammdaten der Bankverbindung im Registerblatt Retourdaten 2 die Option "Beleg automatisch zuordnen" aktiviert ist.
Steigen Sie in den Buchungsdialog ein. RZL beginnt in der die Belegbilder den Bankbuchungen automatisch zuzuordnen, basierend auf Betrag. Für Skontozahlungen ist es möglich eine maximale Abweichung einzustellen, damit auch diese zugeordnet werden. Zusätzlich wird nach weiteren Kriterien wie IBAN, Rechnungsnummer als Teil des Verwendungszwecks und Zahlungsreferenz zugeteilt.
Bei Ausgangsrechnungen wird neben dem Betrag nach den Kriterien, Belegnummer im Verwendungszweck und Zahlungsreferenz zugeteilt.
Optional kann in den Stammdaten der Bankverbindung die Option „zusätzlich auf Belegnr. / IBAN prüfen" deaktiviert werden. Dann wird nur aufgrund des Betrages zugeordnet, falls dies eindeutig möglich ist.
Die Belege sind während der Verarbeitung des Kontoauszugs immer noch ungebucht. Erst wenn alle Bankbuchungen kontiert und verbucht wurden, werden diese in "gebuchte Belege" verschoben. Deshalb ist es wichtig, falls nicht automatisch geschehen, das Gegenkonto zu ergänzen.
Sollten Verbuchungsregeln in RZL eingerichtet sein, übersteuern diese die Kontierungsvorschläge von Finmatics.
Manuelle Zuordnung der Belege bei FIBU Klassik und FIBU Next
- FIBU Klassik: Markieren Sie den gewünschten Beleg in der Belegliste und ordnen Sie in der Buchungszeile mit Umschalt + F7 bzw. mit der rechten Maustaste den Beleg der Buchung zu. Bereits zugeordnete Belege werden in der Belegliste in einem eigenen Bereich Bereits zugeordnet . Erst beim Verbuchen des Kontoauszugs werden die Belege unter Gebuchte Belege angezeigt.
- FIBU Next: Hier können Sie den Beleg aus der Belegliste, dem Windows Explorer oder einem E-Mail Anhang aus Outlook per Drag & Drop auf die Buchungszeile ziehen. Alternativ nutzen Sie die Funktion Beleg zuordnen in der Funktionsleiste. Die Belege werden nach Zuordnung sofort als Gebucht markiert.
Um Belege den Bankbuchungen schneller zuordnen zu können wird empfohlen die Belegliste nach Betrag zu sortieren.
Weitere Informationen finden Sie im nachfolgenden Video: