Wie verarbeitet Finmatics E-Rechnungen (E-Invoices, XML Rechnungen)

Finmatics verfügt über weitreichende Funktionalitäten zur Verarbeitung von E-Rechnungen. In diesem Artikel sind die häufigsten Fragen zur Verarbeitung von E-Rechnungen zusammengefasst.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine Elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.  

Eine E-Rechnung ist im Prinzip ein Datensatz mit allen Rechnungsinformationen, der vom Lieferanten zum Kunden geschickt wird. Wie so eine E-Rechnung auszusehen hat, definiert eine europäische Richtlinie 204/55/EU.  E-Rechnungen sind entweder XML-Dateien oder PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Daten. XML steht für “Extensible Markup Language” (dt. Erweiterbare Auszeichnungssprache). 

Wie können E-Rechnungen nach Finmatics übertragen werden?

Über folgende Wege können E-Rechnungen nach Finmatics übertragen werden (Out of the box):

  1. Upload via REST-API 
  2. Upload im Web-Frontend
  3. E-Mail Inbox
  4. Integration durch Drittsoftware

Ebenso können auf Anfrage E-Invoice Übertragungen per SFTP realisiert werden. Mehr Informationen zur Übertragung von Dokumenten und Daten zu Finmatics finden Sie hier: 

Wie kann ich Dokumente und E-Rechnungen an Finmatics übertragen

Wie werden die Daten aus dem XML für die Verarbeitung genutzt? 

Nach der Übertragung der E-Rechnung wird die E-Rechnung in den Finmatics E-Invoice Transformer geschickt. Dort wird geprüft, um welches E-Rechnungsformat es sich handelt und die Daten für die weitere Verarbeitung interpretiert. Eine Vielzahl gängiger E-Rechnungsformate können interpretiert werden. 

Laufen die Algorithmen für Data Enrichment, Tax Checks analog zu PDF- und gescannten Rechnungen? 

Ja! Sachkonten, Workflow User Vorhersage, Tax Code Vorhersagen und USTG, Tax Checks laufen analog zu der Verarbeitung von Dokumenten, welche im pdf, tiff, jpeg oder png Format übertragen werden. Ein Unterschied: Natürlich ist die automatische Seitentrennung (Automatisierungsfeature für gescannte Dokumente) für E-Rechnungen für E-Rechnungen nicht notwendig und daher deaktiviert. 

Mehr Informationen finden Sie hier: 

Data Enrichtment: Vorhersagen von Sachkonten, Tax Codes, Workflow User etc.

Ändert sich was am Export? 

Nein. Daten und Dokumente können über die bestehenden Exportkanäle abgeholt werden. 

Eine E-Rechnung ist ja ein XML, wie wird das im Frontend angezeigt?

Die E-Rechnung wird als PDF konvertiert und angezeigt. 

Oft wird eine E-Rechnungen als ZIP (pdf und XML) übertragen, wie geht Finmatics damit um? 

ZIP File mit genau zwei Dateien: XML und PDF

Wir eine ZIP mit genau zwei Files übertragen (XML und pdf), dann wird davon ausgegangen, dass es sich  um ein Rechnungsdokument handelt und PDF und XML zusammengeführt (PDF wird im Buchhalter Cockpit angezeigt, Daten für die Verarbeitung werden aus dem XML extrahiert)

ZIP File mit mehr als zwei Dateien

Für jede XML-Datei prüft Finmatics, ob es eine gleichnamige PDF-Datei gibt. Wenn ja, werden sie zusammengeführt und als eine Rechnung verarbeitet. Wenn nicht, wird es als separate Rechnung behandelt.

Welche Formate werden unterstützt?

Alle gängigen europäischen E-Rechnungsformate werden unterstützt und die Liste der Formate wird laufend ergänzt. Ihr Format nicht dabei?
Kontaktieren Sie unseren Support wenn ihr Format nicht unterstützt wird (support@finmatics.com).