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Wie verarbeitet Finmatics E-Rechnungen?

Finmatics verarbeitet E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) vollautomatisch. Erfahren Sie alles zu Formaten, Upload-Wegen und der XML-Validierung.

 

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist ein Datensatz, der Rechnungsinformationen in einem strukturierten Format (gemäß Richtlinie 204/55/EU) enthält. E-Rechnungen treten meist in zwei Formen auf:

  • XML-Dateien (z. B. XRechnung).
  • PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Daten (z. B. ZUGFeRD).

Finmatics nutzt den XML-Teil für die Automatisierung und den PDF-Teil für die visuelle Darstellung und Prüfung.

Wie übertrage ich E-Rechnungen an Finmatics?

Sie können E-Rechnungen über dieselben Kanäle wie Standard-PDFs übertragen. Das System erkennt das Format automatisch:

  1. Upload im Web-Frontend: Drag & Drop.
  2. E-Mail Inbox: Senden an die Finmatics-Beleg-Adresse.
  3. REST-API: Direkte Schnittstellenanbindung.
  4. Finmatics Mobile App: Upload vom Smartphone.
  5. Drittsoftware: Integrationen durch Partner.

Weitere Details finden Sie in folgenden Artikeln:

Welche Formate werden unterstützt?

Finmatics nterstützt alle gängigen europäischen Standards. Die Liste wird laufend erweitert:

  • ZUGFeRD: ab Version 2.0.1 (Profil EN16931)
  • XRechnung: ab Version 2.3
  • ebInterface: Versionen 4.1 bis 6.0
  • FatturaPA: 1.2.1
  • UBL: Invoice 2.x und CreditNote 2.x
  • SAP IDoc FI
  • ebUtilities

Hinweis: Sollte Ihr spezifisches Format nicht aufgeführt sein, kontaktieren Sie bitte unseren Support unter support@finmatics.com.

Wie erfolgt die technische Verarbeitung und Validierung?

Nach der Übertragung analysiert Finmatics die Datei:

  1. Formaterkennung: Das System prüft, ob es sich um ZUGFeRD, XRechnung etc. handelt.
  2. Dateninterpretation: XML-Daten werden für die Automatisierung extrahiert.
  3. Sicherheitsabgleich (Checkbot): Bei Hybrid-Formaten prüft Finmatics, ob kritische Daten (IBAN, Rechnungsbetrag) im XML-Teil mit dem PDF-Teil übereinstimmen. Dies schützt vor Manipulationen.
  4. Visualisierung: Auch reine XML-Dateien werden für den Benutzer lesbar visualisiert.

Lesen Sie hierzu auch: Wie funktioniert der Checkbot?

Wie funktionieren Vorhersagen bei E-Rechnungen?

Die Algorithmen für Sachkonten, Steuercodes und Kostenstellen arbeiten bei E-Rechnungen identisch zu gescannten Papierbelegen. Die KI nutzt historische Daten und Trainingsdaten für die Kontierungsvorschläge.

Unterschied: Da E-Rechnungen bereits digital strukturierte Einzelbelege sind, ist die automatische Seitentrennung deaktiviert, da sie nicht notwendig ist.

Wie exportiere ich E-Rechnungen in das Buchhaltungssystem?

Der Export erfolgt über die gewohnten Schnittstellen (DATEV, BMD, RZL, etc.). In den Einstellungen können Sie definieren, ob die originale XML-Datei beim Export in das konvertierte PDF eingebettet bleiben soll.

Details hierzu: Wie benutze ich die Einstellungen-Ansicht?

Wie werden ZIP-Dateien verarbeitet?

Wenn Sie E-Rechnungen als ZIP-Archiv übertragen, wendet Finmatics folgende Logik an:

  1. ZIP mit genau zwei Dateien (XML + PDF):
    Das System geht davon aus, dass diese zusammengehören. PDF und XML werden zu einem Rechnungsdokument zusammengeführt.
  2. ZIP mit mehr als zwei Dateien:
    Das System sucht nach Namensgleichheiten.
    • Gleicher Name (Rechnung1.xml + Rechnung1.pdf): Werden kombiniert.
    • Kein PDF-Pendant: Die XML-Datei wird als eigenständige Rechnung verarbeitet.