Finmatics verfügt über weitreichende Funktionalitäten zur Verarbeitung von E-Rechnungen. In diesem Artikel sind die häufigsten Fragen zur Verarbeitung von E-Rechnungen zusammengefasst.
Inhalt
- Was ist eine E-Rechnung?
- Wie können E-Rechnungen nach Finmatics übertragen werden?
- Wie werden die Daten aus dem XML für die Verarbeitung genutzt?
- Laufen die Algorithmen für Vorhersagen analog zu PDF-Dateien und gescannten Rechnungen?
- Wie funktioniert der Export in mein Buchhaltungssystem?
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Wie verarbeitet Finmatics E-Rechnungen, die als ZIP-Datei übertragen werden?
- Welche Formate werden unterstützt?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine Elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
Eine E-Rechnung ist ein Datensatz mit allen Rechnungsinformationen, die vom Lieferanten zum Kunden geschickt werden. Wie so eine E-Rechnung auszusehen hat, definiert eine europäische Richtlinie 204/55/EU. E-Rechnungen sind entweder XML-Dateien oder PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Daten. XML steht für “Extensible Markup Language” (dt. Erweiterbare Auszeichnungssprache).
Wie können E-Rechnungen nach Finmatics übertragen werden?
Über folgende Wege können E-Rechnungen nach Finmatics übertragen werden:
- Upload via REST-API
- Upload im Web-Frontend
- E-Mail Inbox
- Integration durch Drittsoftware
- Upload via Finmatics Mobile App
Ebenso können auf Anfrage Übertragungen per SFTP realisiert werden. Mehr Informationen zur Übertragung von Dokumenten und Daten zu Finmatics finden Sie hier:
Wie werden die Daten aus dem XML für die Verarbeitung genutzt?
Nach der Übertragung der E-Rechnung an Finmatics wird die Datei umgewandelt und geprüft, um welches E-Rechnungsformat es sich handelt. Die enthaltenen Daten der E-Rechnung werden dann für die weitere Verarbeitung interpretiert.
Laufen die Algorithmen für Vorhersagen analog zu PDF-Dateien und gescannten Rechnungen?
Vorhersagen wie für Sachkonten, Steuercode sowie durchgeführte Prüfungen von Finmatics laufen analog zu der Verarbeitung von Dokumenten, welche im pdf, tiff, jpeg oder png Format übertragen werden. Die automatische Seitentrennung ist für E-Rechnungen nicht notwendig und daher deaktiviert.
Wie funktioniert der Export in mein Buchhaltungssystem?
Daten und Dokumente können wie gewohnt über die bestehenden Exportkanäle abgeholt werden. Sie können im Finmatics Frontend zusätzlich festlegen, ob die XML-Datei der E-Rechnung in das konvertierte PDF bei Export in das Buchhaltungssystem integriert werden soll. Weitere Informationen finden Sie in Wie benutze ich die Einstellungen-Ansicht?.
Wie wird eine E-Rechnung in der Web-Oberfläche von Finmatics angezeigt?
Die E-Rechnung wird als PDF konvertiert und angezeigt.
Wie verarbeitet Finmatics E-Rechnungen, die als ZIP-Datei übertragen werden?
ZIP-Datei mit genau zwei Dateien: XML und PDF
Wird eine ZIP mit genau zwei Dateien übertragen, dann wird davon ausgegangen, dass es sich um ein Rechnungsdokument handelt und PDF und XML zusammengeführt.
ZIP-Datei mit mehr als zwei Dateien
Für jede XML-Datei überprüft Finmatics, ob eine PDF-Datei mit demselben Namen vorhanden ist. Ist dies der Fall, werden beide Dateien kombiniert und als eine einzige Rechnung verarbeitet. Fehlt die entsprechende PDF-Datei, wird die XML-Datei als eigenständige Rechnung behandelt.
Welche Formate werden unterstützt?
Alle gängigen europäischen E-Rechnungsformate werden unterstützt und die Liste der Formate wird laufend ergänzt. Nachfolgend finden Sie alle unterstützen Formate:
- ZUGFeRD: ab Version 2.0.1 für das Profil EN16931
- XRechnung: ab Version 2.3.
- ebInterface 4.1
- ebInterface 4.2
- ebInterface 4.3
- ebInterface 5.0
- ebInterface 6.0
- ebUtilities
- fatturaPA 1.2.1
- UBL Invoice 2.x
- UBL CreditNote 2.x
- SAP IDoc FI
Kontaktieren Sie unseren Support unter support@finmatics.com sollte Ihr Format nicht unterstützt werden.