Wie verarbeitet Finmatics E-Rechnungen?

Inhalt

Was ist eine E-Rechnung?
Wie können E-Rechnungen nach Finmatics übertragen werden?
Wie werden die Daten aus dem XML für die Verarbeitung genutzt?
Laufen die Algorithmen für Vorhersagen analog zu PDF-Dateien und gescannten Rechnungen?
Wie funktioniert der Export in mein Buchhaltungssystem?
Wie verarbeitet Finmatics E-Rechnungen, die als ZIP-Datei übertragen werden?
- ZIP-Datei mit genau zwei Dateien: XML und PDF
- ZIP-Datei mit mehr als zwei Dateien

Welche Formate werden unterstützt?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine Elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.

Eine E-Rechnung ist ein Datensatz mit allen Rechnungsinformationen, die vom Lieferanten zum Kunden geschickt werden. Wie so eine E-Rechnung auszusehen hat, definiert eine europäische Richtlinie 204/55/EU. E-Rechnungen sind entweder XML-Dateien oder PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Daten. XML steht für “Extensible Markup Language” (dt. Erweiterbare Auszeichnungssprache).

Wie können E-Rechnungen nach Finmatics übertragen werden?

Über folgende Wege können E-Rechnungen nach Finmatics übertragen werden:

Upload via REST-API
Upload im Web-Frontend
E-Mail Inbox
Integration durch Drittsoftware
Upload via Finmatics Mobile App

Ebenso können auf Anfrage Übertragungen per SFTP realisiert werden. Mehr Informationen zur Übertragung von Dokumenten und Daten zu Finmatics finden Sie hier:

Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen?

Wie werden die Daten aus dem XML für die Verarbeitung genutzt?

Nach der Übertragung der E-Rechnung an Finmatics wird die Datei umgewandelt und geprüft, um welches E-Rechnungsformat es sich handelt. Die enthaltenen Daten der E-Rechnung werden dann für die weitere Verarbeitung interpretiert.

Bei ZUGFeRD Formaten wird der XML-Teil der E-Rechnung hierbei für die Automatisierung genutzt und der PDF-Teil dient der Anzeige in Finmatics. Der XML-Teil der Rechnung kann ebenfalls visualisiert werden. Zudem prüft Finmatics, ob IBAN sowie Betrag des XML und PDF-Teils übereinstimmen. Dadurch können Manipulationen der E-Rechnung und eventuelle Fehler frühzeitig erkannt werden.

Datenabgleich zwischen ZUGFeRD-PDF und ZUGFeRD-XML ist für Kunden, welche DATEV, Agenda oder Business Central nutzen, aktiv.

Lesen Sie für weitere Informationen auch folgenden Artikel:

Wie funktioniert der Checkbot?

Laufen die Algorithmen für Vorhersagen analog zu PDF-Dateien und gescannten Rechnungen?

Vorhersagen wie für Sachkonten, Steuercode sowie durchgeführte Prüfungen von Finmatics laufen analog zu der Verarbeitung von Dokumenten, welche im pdf, tiff, jpeg oder png Format übertragen werden. Die automatische Seitentrennung ist für E-Rechnungen nicht notwendig und daher deaktiviert.

Wie funktioniert der Export in mein Buchhaltungssystem?

Daten und Dokumente können wie gewohnt über die bestehenden Exportkanäle abgeholt werden. Sie können im Finmatics Frontend zusätzlich festlegen, ob die XML-Datei der E-Rechnung in das konvertierte PDF bei Export in das Buchhaltungssystem integriert werden soll. Weitere Informationen finden Sie in Wie benutze ich die Einstellungen-Ansicht?.