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Wie verbinde ich meinen Scanner mit Finmatics?

Verbinden Sie Ihren Scanner via TWAIN-Treiber mit Finmatics. Erfahren Sie alles zu Voraussetzungen, Installation und Workarounds für Netzwerkscanner.

 

Welche Voraussetzungen muss mein Scanner erfüllen?

Damit die direkte Verbindung zwischen Finmatics und Ihrem Scanner funktioniert, müssen folgende technische Voraussetzungen gegeben sein:

  • Schnittstelle: Ihr Scanner muss über eine TWAIN-Schnittstelle verfügen. WIA- oder WSD-Treiber werden nicht unterstützt.
  • Treiber: Das komplette Softwarepaket Ihres Scanners inklusive TWAIN-Treiber muss auf dem PC installiert sein. Windows-Standardtreiber reichen oft nicht aus.
  • Netzwerk: Der Scanner muss lokal angeschlossen oder im selben Netzwerk wie der PC sichtbar sein.
  • Internet: Das Gerät benötigt eine aktive Internetverbindung.

Welche Scannermodelle sind kompatibel?

Finmatics unterstützt grundsätzlich alle Scanner mit einem funktionierenden TWAIN-Treiber. Folgende Modelle wurden spezifisch getestet oder gelten als kompatibel:

Verifizierte Modelle (Kodak-Serie):

  • Kodak E1030, i1100, i2900, i3250
  • Kodak S2085F, S3060F
  • Kodak Alaris S2050

Weitere geeignete Modelle (bei vorhandenem TWAIN-Treiber):

  • Brother: ADS-4900W
  • Canon: imageFORMULA R40, DR-S350NW
  • Epson: WorkForce DS-410, DS-1660W, ES-50
  • Fujitsu: fi-7030
  • Avision: AD130

Wie installiere ich die Scan-Software in Finmatics?

Die Installation erfolgt direkt aus der Anwendung heraus. Führen Sie diese Schritte an dem PC durch, an dem der Scanner angeschlossen ist:

  1. Öffnen Sie in Finmatics die Ansicht Aufgaben, Freigabe oder Übertragungen.
  2. Klicken Sie oben rechts auf den Button Scannen.

  3. Ein Dialogfenster fordert Sie auf, die notwendige Software herunterzuladen. Finmatics stellt zwei Varianten bereit (WebTWAIN SDK für iOS oder Dynamsoft für Windows).
  4. Klicken Sie auf Jetzt Herunterladen und speichern Sie die Datei.
  5. Installieren Sie die heruntergeladene Software auf Ihrem PC.
  6. Laden Sie die Finmatics-Seite im Browser neu (Refresh) und klicken Sie erneut auf Scannen. Ihr Scanner sollte nun im Dropdown-Menü zur Auswahl stehen.
Wichtiger Hinweis zu WIA / WSD:

Wird Ihnen in den erweiterten Einstellungen der Scan-Maske unter 'Gerät' das Kürzel WIA oder WSD angezeigt, nutzt Ihr Scanner keinen TWAIN-Treiber. Installieren Sie in diesem Fall bitte das volle Treiberpaket des Herstellers neu.

Wie sieht der ideale Scanprozess aus?

Für eine effiziente Digitalisierung empfehlen wir folgenden Ablauf an einem festen Scan-Arbeitsplatz:

  1. Vorbereitung: Entfernen Sie Heftklammern, Klebezettel und Klarsichtfolien.
  2. Sortierung: Sortieren Sie Belege nach Format (A4, Belege, doppelseitig), um die Scaneinstellungen nicht ständig ändern zu müssen.
  3. Scan-Vorgang:
    • Wählen Sie in der Scan-Maske den Mandanten und den Belegtyp (z. B. Eingangsrechnungen).
    • Öffnen Sie bei Bedarf die Erweiterten Einstellungen, um z. B. Duplex-Scan zu aktivieren.
    • Starten Sie den Scan.
  4. Kontrolle: Prüfen Sie direkt am Bildschirm die Lesbarkeit und die automatische Seitentrennung, bevor Sie die Belege hochladen.

Scan Interface

Wann ist das direkte Scannen nicht möglich?

In bestimmten technischen Umgebungen kann die direkte Kommunikation zwischen Web-Browser und Scanner blockiert sein:

  • DATEV ASP: In einer DATEV ASP Umgebung ist die direkte Anbindung von lokalen Scannern technisch oft nicht möglich.
  • Remote Desktop (RDP): Wenn Sie Finmatics über eine RDP-Sitzung nutzen, muss die Scan-Software auf dem entfernten Server installiert sein, nicht auf Ihrem lokalen PC. Dies erfordert meist Administrator-Rechte.
  • Dezentrale Multifunktionsgeräte: Wenn der Scanner nicht in Reichweite des PCs steht, ist der Web-Scan unpraktisch, da Sie zum Einlegen der Blätter und zum Starten am PC hin- und herlaufen müssten.

 Lesen Sie auch: Wie gehe ich bei Scan-Problemen vor?

Wie scanne ich über einen Netzwerkordner (Workaround)?

Sollte Ihr Scanner keine TWAIN-Schnittstelle unterstützen oder Sie ein Multifunktionsgerät nutzen, verwenden Sie die 'Scan-to-Folder'-Methode (Scan in Netzwerkordner):

  1. Zielordner erstellen: Erstellen Sie einen Ordner im Netzwerk oder lokal (z. B. \\\\Server\\Scan_Eingang), auf den sowohl der Scanner als auch Ihr PC Zugriff haben (Lese-/Schreibrechte).
  2. Scanner konfigurieren: Öffnen Sie das Web-Interface Ihres Scanners (Eingabe der IP-Adresse im Browser). Suchen Sie nach 'Scan to Network', 'SMB' oder 'FTP' und hinterlegen Sie den Pfad zum Zielordner sowie ggf. Anmeldedaten.
  3. Verarbeitung: Scannen Sie die Belege in diesen Ordner. Anschließend können Sie die Dateien per Drag & Drop in den Finmatics Web-Upload ziehen.

Hersteller-Anleitungen für Scan-to-Folder: