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Wie können Kostenstellen und Kostenträger in Finmatics verarbeitet werden?

Hintergrund

In Finmatics können Kostenstellen und Kostenträger auch automatisiert verarbeitet werden abhängig davon, wie die Methode der Kostenstellenzuweisung funktioniert. In diesem Artikel wird die Vorgehensweise für die 1) Aktivieren von Kostenstellen und Kostenträger 2) Anlage der Kostenstellen und Kostenträger, 3) Festlegen der Methode für die automatisierten Kostenstellenzuweisung.

 

Festlegen der Methode für die automatisierte Zuweisung von Kostenstellen und Kostenträgern

Es stehen Ihnen drei Methoden für die Befüllung der Kostenstellen und/oder Kostenträger zur Verfügung.

  1. Mandant schreibt handschriftlich die Kostenstelle / Kostenträger auf die Rechnung: Bitte informieren Sie uns unter support@finmatics.com über den Mandantenname und den Belegtyp unter Angabe der Methode. Unsere Qualitätssicherung wird sodann in der täglichen Verarbeitung die Kostenstellen manuell auswählen. Achtung: es ist keine prozentuelle Aufteilung auf Kostenstellen möglich. In einem weiteren Schritt könnte in diesem Fall auch Methode 2 ausgewählt werden.
  2. Es ist Ihrer Kanzlei / Ihren Buchhaltern nicht bekannt, wie die Kostenstelle / Kostenträger auszuwählen ist: Für diesen Fall kann der Mandant einen elektronischen Workflow von Finmatics benutzen, über welchen die verantwortlichen Personen im Unternehmen des Mandanten die Kostenstelle entweder über die Web-Oberfläche oder über die Mobile App befüllen können. Bitte informieren Sie uns unter support@finmatics.com über den Mandantennamen und den Belegtyp unter Angabe der Methode. Wir nehmen mit Ihnen Kontakt auf für ein 30-minütiges Einrichtungsgespräch. Der Mandant bekommt die Finmatics Software sodann für die Zuweisung von Kostenstellen / Kostenträger zur Verfügung gestellt.
  3. Es ist Ihrer Kanzlei / Ihren Buchhaltern bekannt, wie die Kostenstelle / Kostenträger auszuwählen ist. Die Information dafür befindet sich in elektronisch lesbarer Form auf der Rechnung: Information, die auf der Rechnung steht können unter anderem Adressen, Abteilungsnamen, Stichwörter, E-mail Adressen oder ähnliches sein. Bitte informieren Sie uns unter support@finmatics.com über den Mandantennamen und den Belegtyp unter Angabe der Methode. Wir nehmen mit Ihnen Kontakt auf für ein 30-minütiges Einrichtungsgespräch. Finmatics kann nach der Einrichtung die Kostenstelle in den meisten Fällen automatisch die Kostenstellen und Kostenträger zuweisen.

Bitte beachten Sie weiters, dass die Methoden 2 und 3 ein Zusatzpaket darstellen. Diese sind auf der Preisliste unter Workflow (Methode 2) und automatized customation (Methode 3) zu finden.

 

Aktivieren von Kostenstellen und Kostenträger

  • Wählen Sie den Menüpunkt Mandanten in der Finmatics Software aus
  • Wählen Sie den Mandanten aus für den Sie Kostenstellen und/oder Kostenträger aktivieren möchten
  • Klicken Sie auf den Reiter Belegtypen
  • Wählen Sie den / die Belegtypen aus für den Sie Kostenstellen und / oder Kostenträger aktivieren möchten
  • Für das Aktivieren von Kostenstellen aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Kostenstellen verwenden
  • Für das Aktivieren von Kostenträger ziehen Sie in der „Konfiguration der Erfassungsmaske“ das Feld „Kostenträger“ von den Deaktivierten Felder in die Aktivierten Felder. Die Abbildung unten zeigt den Zustand nach Aktivierung von Kostenstellen und Kostenträger
  • Klicken Sie auf Speichern

Kostenstellen1

 

Anlage von Kostenstellen und Kostenträger

 

Viele ERP Systeme können Kostenstelleninformation mit Finmatics synchronisieren. Falls Ihr ERP das nicht unterstützt, können Sie Kostenstellen/ Kostenträger auch im Finmatics Frontend anlegen. 

  • Wählen Sie den Menüpunkt Mandanten in der Finmatics Software aus
  • Wählen Sie den Mandanten aus für den Sie Kostenstellen und/oder Kostenträger anlegen möchten
  • Klicken Sie auf den Reiter Kostenstellen
  • Klicken Sie auf Hinzufügen und füllen Sie die Nummer und die Bezeichnung der Kostenstelle aus und speichern Sie den Eintrag
  • Klicken Sie auf den Reiter Kostenträger
  • Klicken Sie auf Hinzufügen und füllen Sie die Nummer und die Bezeichnung des Kostenträger aus und speichern Sie den Eintrag
  • Für den Fall, dass viele Kostenstellen oder Kostenträger auszufüllen sind schicken Sie uns gerne eine E-mail an support@finmatics.com mit den Nummern und Bezeichnungen in einem Excel-lesbaren Format. Unter Ihrer Angabe des Mandanten und des Belegtyps können wir dies im Hintergrund für Sie einspielen

Kostenstellen2