Erste Schritte BMD, RZL und DATEV
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      Erste Schritte für DATEV mit Belegzentrale

      Herzlich willkommen bei Finmatics für DATEV. Wir freuen uns, Sie bei Finmatics zu begrüßen. In diesem Artikel werden die ersten Schritte in der Zusammenarbeit von DATEV und Finmatics erklärt.

      Inhalt

      1. Einstellungen in DATEV Unternehmen/Belege Online
      2. Einstellungen in Finmatics
        1. Token aktivieren
        2. Synchronisation von Mandanten und Buchungskreisen
        3. Benutzererstellung und Verwaltung
        4. Benachrichtigungen für Benutzer:innen einstellen
      3. Übertragen von Belegen nach Finmatics
        1. Was ist eine Scanstraße und wie richte ich diese ein?
      4. Trennung prüfen und Belegbilder zur DATEV exportieren
        1. Belegtrennung prüfen
        2. Belegbilder exportieren

      1 Einstellungen in DATEV Unternehmen/Belege Online

      Um Ihre Mandanten nach Finmatics synchronisieren zu können, wird ein Token benötigt, welcher über Ihre Smarcard/Smartlogin aktiviert werden kann. Damit Sie diesen in Finmatics erstellen können, müssen die Mandanten zuerst in der MyDATEV Mandantenregistrierung hinterlegt werden und die entsprechenden Berechtigungen für die verwendete Smarcard/Smartlogin vergeben werden. Eine kurze Zusammenfassung findet sich auch in folgendem Video:

       

      Eine genaue Anleitung dazu und die entsprechende Dokumentation aus der DATEV finden Sie unter

      2 Einstellungen in Finmatics

      Steigen Sie in Finmatics ein (Finmatics Login). Sollten Sie Ihren Adminbenutzer noch nicht aktiviert haben, durchsuchen Sie Ihre Mails nach der entsprechenden Einladung aus unserem Portal und aktivieren Sie den Benutzer, welcher bereits für Sie angelegt wurde. Sollten Sie die Mail nicht vorfinden, kontaktieren Sie uns unter support@finmatics.com. Anschließend gehen Sie bitte die folgenden Punkte durch.

      2.a Token aktivieren

      Sobald die Einstellungen in der DATEV vorgenommen wurden, kann in Finmatics ein entsprechender Token erstellt werden. Wichtig hierfür ist, dass die passende Hauptberaternummer für die Mandanten auch in Finmatics hinterlegt ist. Wie Sie den Token aktivieren und wo Sie ggf. die Hauptberaternummer ergänzen können, finden Sie in folgenden Helpcenter Artikeln:

      2.b Synchronisation von Mandanten und Buchungskreisen

      Sobald der Token erstellt wurde, können Sie im Reiter "Mandanten" Ihre Mandanten und Belegtypen synchronisieren. Eine Bildanleitung dafür finden Sie unter

      2.c Benutzererstellung und Verwaltung

      Sie können sowohl in der Benutzer-Ansicht oder auch in der Mandanten-Ansicht zusätzliche Benutzer:innen einladen. Diese können Zugriff auf die ganze Kanzlei oder nur bestimmte Mandate haben, sodass sowohl Ihre Mitarbeiter:innen und als auch Ihre Mandanten direkt in Finmatics Belege einscannen, trennen und heften können. Eine Anleitung, wie Sie die Benutzer:innen erstellen und verwalten können, finden Sie unter folgenden Links:

      2.d Benachrichtigungen für Benutzer:innen einstellen

      Sie können pro Mandant eine:n zuständige:n Benutzer:in hinterlegen, welche:r eine Benachrichtigung erhält, sobald Belege exportiert wurden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter

      3 Übertragen von Belegen nach Finmatics

      Es gibt einige Möglichkeiten, Belege nach Finmatics zu übertragen unser Artikel Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen? beschreibt alle Optionen und verweist auch auf die entsprechenden Helpcenter Links.

      In diesem Zusammenhang möchten wir jedoch eine Option besonders hervorheben, bei der viele Kanzleien eine sogenannte "Scanstraße" mit einer Scankraft einrichten.

      3.a Was ist eine Scanstraße und wie richte ich diese ein?

      Als "Scanstraße" bezeichnen wir einen Arbeitsplatz, auf dem ein PC/Laptop und ein Scanner stehen, welche Lokal miteinander verbunden sind und über welchen alle eingehenden Papierbelege eingescannt werden. Die effizienteste Lösung hierbei ist, eine eigene Person abzustellen, die Belege, welche in Papierform einlangen auf diesem Arbeitsplatz einscannt und dem richtigen Mandanten und der passenden Periode zuweist. So wird der Vorgang des Digitalisierens von Belegen konzentriert und die Trennung selbst kann dann später auch von jedem anderen Arbeitsplatz aus geprüft werden. Gerne helfen wir Ihnen, eine solche Scanstraße zu realisieren. Folgende Artikel können ihnen dabei helfen:

      4 Trennung prüfen und Belegbilder zur DATEV exportieren

      4.a Belegtrennung prüfen

      Nachdem die Belege eingescannt sind, können diese auf eine korrekte Trennung geprüft werden und anschließend in die DATEV übertragen werden. Folgender Helpcenter Artikel enthält eine Bildanleitung wie Sie die Trennung überprüfen können:

      4.b Belegbilder exportieren


      Um Belegbilder mit der Belegzentrale in die DATEV zu exportieren, muss ein passender Token aktiv sein und anschließend einfach nur die Trennung der Belege über die Doppelhaken bestätigt werden. Der Export erfolgt dann nach dem Bestätigen der Trennung automatisch. Folgende Helpcenter Artikel bieten hierzu eine detaillierte Erklärung: