Erste Schritte für DATEV mit Belegzentrale
Herzlich willkommen bei Finmatics für DATEV. Wir freuen uns, Sie bei Finmatics zu begrüßen. In diesem Artikel werden die ersten Schritte in der Zusammenarbeit von DATEV und Finmatics erklärt.
Inhalt
- Einstellungen in DATEV Unternehmen/Belege Online
- Einstellungen in Finmatics
- Übertragen von Belegen nach Finmatics
- Trennung prüfen und Belegbilder zur DATEV exportieren
1 Einstellungen in DATEV Unternehmen/Belege Online
Um Ihre Mandanten nach Finmatics synchronisieren zu können, wird ein Token benötigt, welcher über Ihre Smartcard/Smartlogin aktiviert werden kann. Damit Sie diesen in Finmatics erstellen können, müssen die Mandanten zuerst in der MyDATEV Mandantenregistrierung hinterlegt werden und die entsprechenden Berechtigungen für die verwendete Smartcard/Smartlogin vergeben werden. Eine kurze Zusammenfassung findet sich auch in folgendem Video:
Eine genaue Anleitung dazu und die entsprechende Dokumentation aus der DATEV finden Sie unter:
2 Einstellungen in Finmatics
Steigen Sie in Finmatics ein (Finmatics Login). Sollten Sie Ihren Adminbenutzer noch nicht aktiviert haben, durchsuchen Sie Ihre Mails nach der entsprechenden Einladung aus unserem Portal und aktivieren Sie den Benutzer, welcher bereits für Sie angelegt wurde. Sollten Sie die Mail nicht vorfinden, kontaktieren Sie uns unter support@finmatics.com. Anschließend gehen Sie bitte die folgenden Punkte durch.
2.a Token aktivieren
Sobald die Einstellungen in der DATEV vorgenommen wurden, kann in Finmatics ein entsprechender Token erstellt werden. Wichtig hierfür ist, dass die passende Hauptberaternummer für die Mandanten auch in Finmatics hinterlegt ist. Wie Sie den Token aktivieren und wo Sie ggf. die Hauptberaternummer ergänzen können, finden Sie in folgenden Helpcenter Artikeln:
2.b Synchronisation von Mandanten und Buchungskreisen
Sobald der Token erstellt wurde, können Sie im Reiter "Mandanten" Ihre Mandanten und Belegtypen synchronisieren. Eine Schritt für Schritt Anleitung dafür finden Sie unter:
2.c Benutzererstellung und Verwaltung
Sie können sowohl in der Benutzer-Ansicht oder auch in der Mandanten-Ansicht zusätzliche Benutzer einladen. Diese können Zugriff auf die ganze Kanzlei oder nur bestimmte Mandate haben, sodass sowohl Ihre Mitarbeiter und als auch Ihre Mandanten direkt in Finmatics Belege einscannen, trennen und heften können. Eine Anleitung, wie Sie die Benutzer erstellen und verwalten können, finden Sie unter folgenden Links:
2.d Benachrichtigungen für Benutzer einstellen
Sie können pro Mandant einen zuständigen Benutzer hinterlegen, welcher eine Benachrichtigung erhält, sobald Belege exportiert wurden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter:
3 Übertragen von Belegen nach Finmatics
Es gibt einige Möglichkeiten, Belege nach Finmatics zu übertragen. Unser Artikel Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen? beschreibt alle Optionen und verweist auch auf die entsprechenden Helpcenter Links.
In diesem Zusammenhang möchten wir jedoch eine Option besonders hervorheben, bei der viele Kanzleien eine sogenannte "Scanstraße" mit einer Scankraft einrichten.
3.a Was ist eine Scanstraße und wie richte ich diese ein?
Als "Scanstraße" bezeichnen wir einen Arbeitsplatz, auf dem ein PC/Laptop und ein Scanner stehen, welche lokal miteinander verbunden sind und über welchen alle eingehenden Papierbelege eingescannt werden. Die effizienteste Lösung hierbei ist, eine eigene Person abzustellen, die Belege, welche in Papierform einlangen auf diesem Arbeitsplatz einscannt und dem richtigen Mandanten und der passenden Periode zuweist. So wird der Vorgang des Digitalisierens von Belegen konzentriert und die Trennung selbst kann dann später auch von jedem anderen Arbeitsplatz aus geprüft werden. Gerne helfen wir Ihnen, eine solche Scanstraße zu realisieren. Folgende Artikel können ihnen dabei helfen:
- Wie verbinde ich meinen Scanner mit Finmatics?
- Der Scan-Client stellt keine Verbindung zur Scan Hardware her. Was kann ich tun?
- Wie scanne ich mit Finmatics?
4 Trennung prüfen und Belegbilder zur DATEV exportieren
4.a Belegtrennung prüfen
Nachdem die Belege eingescannt sind, können diese auf eine korrekte Trennung geprüft werden und anschließend in die DATEV übertragen werden. Folgender Helpcenter Artikel enthält eine Schritt für Schritt Anleitung wie Sie die Trennung überprüfen können:
4.b Belegbilder exportieren
Um Belegbilder mit der Belegzentrale in die DATEV zu exportieren, muss ein passender Token aktiv sein und anschließend lediglich die Trennung der Belege über die Doppelhaken bestätigt werden. Der Export erfolgt dann nach dem Bestätigen der Trennung automatisch. Folgende Helpcenter Artikel bieten hierzu eine detaillierte Erklärung: