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Erste Schritte mit Finmatics für BMD mit API

Herzlich willkommen bei Finmatics für BMD mit API. Wir freuen uns, Sie bei Finmatics zu begrüßen. In diesem Artikel werden die ersten Schritte in der Zusammenarbeit von BMD und Finmatics erklärt.

 

Inhalt

  1.  Einstellungen in BMD mit API
    1. Erstanlage und Administrierung eines Mandanten
  2. Einstellungen in Finmatics
    1. Besondere Einstellungen für Mandanten und Automatisierungen
    2. Geschäftspartner anlegen oder ergänzen
    3. Belegtypen anpassen
    4. Kostenstellen aktivieren
    5. Interne Rechnungsnummer konfigurieren
    6. Benutzererstellung und Verwaltung
    7. Benachrichtigungen für Benutzer einstellen
    8. Allgemeine Automatisierungen konfigurieren
  3. Übertragen von Belegen nach Finmatics
  4. Belege bearbeiten und nach BMD mit API exportieren
    1. Belege bearbeiten
    2. Export der Belege

 

Was bereits erledigt ist?

Die technische Einrichtung mit Hilfe des BMD Helpdesks ist bereits erfolgt und Sie haben in der BMD Zugriff auf die Module Fibu, sowie das Dokumenten-Management-System. Sollten Sie jedoch nachträglich Zugangsdaten des API-Benutzers ändern müssen, können Sie diese unter TOOLS Parameter - Gesamtsystem - Allgemeine Einstellungen - 28 FINMATICS-Client - Upload anpassen. 

Wie geht es nun weiter?

In den ersten Schritten werden diese Inhalte in einem persönlichen Gespräch mit unserem Team besprochen.

1. Einstellungen in BMD mit API

Im folgenden Video haben Sie einen kurzen Überblick, wie Sie mit der API Schnittstelle zu Finmatics in der BMD arbeiten können und welche Einstellungen in der BMD getroffen werden müssen, sodass die Übertragung reibungslos abläuft.

1.a Erstanlage und Administrierung eines Mandanten

Wählen Sie einen Mandanten mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen und schalten Sie diesen in BMD für die Übertragung der Daten zu Finmatics frei. Sobald ein neuer Mandant angelegt wurde, oder Änderungen an bestehenden Mandanten vorgenommen wurden, werden diese automatisch nach Finmatics übertragen. Weitere Informationen erhalten Sie in folgendem Artikel:

Da die Synchronisation von Mandanten ausschließlich über BMD erfolgt, müssen Sie keine Mandanten in Finmatics hinzufügen. Stellen Sie vor dem BMD Anbindungstermin sicher, dass folgende Mandanteninformationen in der BMD vollständig und aktuell sind: Name, Adresse, USt-IdNr, IBAN, Belegtypen.

Auch die Datenpflege der Mandanten erfolgt, bis auf die Geschäftspartner, ausschließlich in der BMD. Die Stammdaten der Mandanten wie allgemeine Informationen, USt-IdNr, Sachkonten, Kostenstellen usw. müssen Sie in Finmatics nicht ändern oder ergänzen.

2. Einstellungen in Finmatics

Steigen Sie in Finmatics ein (Finmatics Login). Falls Sie Ihren Admin Benutzer noch nicht aktiviert haben, durchsuchen Sie Ihre Mails nach der entsprechenden Einladung aus unserem Portal und aktivieren Sie den Benutzer, welcher bereits für Sie angelegt wurde. Sollten Sie die Mail nicht vorfinden, kontaktieren Sie uns unter support@finmatics.com.

2.a Besondere Einstellungen für Mandanten und Automatisierungen

Wenn Sie Mandanten haben, die steuerbefreit sind, Sie bestimmte Felder beim Vorerfassen hinzufügen oder entfernen wollen oder besondere Einstellungen für die Automatisierung des Buchungstextes wünschen, helfen Ihnen folgende Helpcenter Artikel:

2.b Geschäftspartner anlegen oder ergänzen

Wie Sie Geschäftspartner nach der ersten technischen BMD-Einrichtung in Finmatics neu anlegen oder ergänzen, erfahren Sie in BMD - Wie werden Stammdaten von Geschäftspartnern neu angelegt oder ergänzt?.

2.c Belegtypen anpassen

Alle über die BMD synchronisierten Belege werden in der Mandanten-Ansicht im Reiter “Belegtypen” angezeigt. Die Erstellung von neuen Belegtypen erfolgt ausschließlich in der BMD. Wenn Sie auf einen Belegtypen klicken, haben Sie die Möglichkeit den Anzeigenamen des Belegs zu konfigurieren. Dieser Name ist beim Hochladen der Belege für die Mandanten ersichtlich. Eine systemgenerierte E-Mail Adresse wird pro Beleg automatisch erstellt, diese ist sofort funktionsfähig. Alles, was an diese Adresse gelangt und einen PDF- oder Bildanhang (z.B. im Format jpeg, tiff, etc.) hat, wird zum jeweiligen Mandanten und Belegkreis zugeordnet und dort hochgeladen. Die Belege werden maschinell ausgelesen und generieren einen Buchungsvorschlag.

Weitere Informationen finden Sie in: 

2.d Kostenstellen aktivieren

Sie haben die Möglichkeit Kostenstellen zu aktivieren. Neben der Kontonummer können Kostenstellen vorhergesagt werden und durch Bestätigen können Sie von Finmatics angelernt werden. Kostenstellen können für die ganze Kanzlei oder für einen Klienten konfiguriert werden.

Mehr Informationen finden Sie hier:

2.e Interne Rechnungsnummer konfigurieren

Falls Sie mit einer internen Rechnungsnummer arbeiten, können Sie das Feld externe Rechnungsnummer im Belegtypen aktivieren, sodass die Belegnummer des Geschäftspartners in dem Feld externe Rechnungsnummer angezeigt wird. Dadurch bleibt das Feld Rechnungsnummer frei, welches dann entweder in Finmatics oder der BMD automatisch befüllt werden kann. Wichtig ist hierbei die Einstellungen zur internen Rechnungsnummer ebenfalls direkt in der BMD vorzunehmen. Eine detaillierte Beschreibung ist in BMD - Wie stelle ich die externe/interne Rechnungsnummer für Finmatics ein? enthalten.

2.f Benutzererstellung und Verwaltung

Sie können sowohl in der Benutzer-Ansicht oder auch in der Mandanten-Ansicht zusätzliche Benutzer einladen. Diese können Zugriff auf die ganze Kanzlei oder nur bestimmte Mandate haben, sodass sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihre Mandanten direkt in Finmatics Belege einscannen, trennen und heften können. Eine Anleitung, wie Sie die Benutzer erstellen und verwalten, finden Sie unter folgenden Links:

2.g Benachrichtigungen für Benutzer einstellen

Sie können pro Mandant einen zuständigen Benutzer hinterlegen, welcher eine Benachrichtigung erhält, sobald Belege für die Verarbeitung bereitstehen oder exportiert wurden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter

2.h Allgemeine Automatisierungen konfigurieren

In der Einstellungen-Ansicht haben Sie die Möglichkeit, Finmatics selbst zu konfigurieren. Sie können hier beispielsweise Einstellungen zur Seitentrennung vornehmen, zur Belegverarbeitung oder zur Erstellung von Stammdaten.  Weitere Informationen finden Sie in unserem Helpcenter Artikel: 

3. Übertragen von Belegen nach Finmatics

Sie haben die Möglichkeit Belege direkt über die BMD, oder die Belegablage Databox  oder BMD COM hochzuladen. Weitere Informationen finden Sie im Anfang des Videos und ab Minute 03:03. Alternativ bieten sich natürlich auch alle Übertragungsoptionen aus Finmatics an, welche Sie unter Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen? finden.

4. Belege bearbeiten und nach BMD mit API exportieren

4.a Belege bearbeiten

Nach Abholen der Belege, bearbeiten Sie die Belege in der Regel direkt in der BMD. Anschließend werden die Daten als Trainingsdaten nach Finmatics zurückgespielt. Sollten Sie die Belege alternativ in Finmatics bearbeiten wollen, müssen Sie den Stapelschritt in der BMD entsprechend konfigurieren, sodass die Belege erst nach der Bestätigung durch die Buchhaltung abgeholt werden. Wie Sie dies machen und Informationen zum Arbeiten in Finmatics finden Sie in folgenden Artikeln:

4.b Export der Belege

Nach der Verarbeitung der Belege in Finmatics, werden die Belege je nach Einstellung automatisch in die BMD exportiert. Alternativ haben Sie auch jederzeit die Möglichkeit, diese manuell aus Finmatics abzuholen. Weitere Informationen finden Sie im nachfolgenden Artikel: