Wie starte ich mit Finmatics als DATEV Rechnungsdatenservice Nutzer?

 

Welche Einstellungen sind in DATEV notwendig?

Die Basis für die Zusammenarbeit ist ein aktiver Token, der über Ihre Smartcard oder SmartLogin authentifiziert wird. Damit Sie diesen in Finmatics erstellen können, müssen die Mandanten zuerst in der MyDATEV Mandantenregistrierung hinterlegt sein.

• Wie administriere ich Mandanten für den DATEV Rechnungsdatenservice?

Wie bereite ich den Stammdaten-Transfer vor?

Für eine hohe Automatisierungsrate ist es wichtig, dass Stamm- und Trainingsdaten (Personenkonten, Sachkonten, Buchungshistorie) initial zu Finmatics geladen werden.

• Wie exportiere ich Stammdaten und Bewegungsdaten aus DATEV Rechnungswesen?

Was muss ich beim Kassenbuch beachten?

Wenn Sie den Belegtyp 'Kasse' verwenden, muss auch in DATEV Unternehmen Online ein Kassenbuch angelegt sein.

• Welche Einstellungen sind für das Kassenbuch in DATEV Unternehmen online erforderlich im Zusammenspiel mit Finmatics?

Was muss ich bei abweichenden Wirtschaftsjahren beachten?

Sollte für einen oder mehrere Mandanten ein abweichendes Wirtschaftsjahr existieren, informieren Sie bitte unseren technischen Support unter support@finmatics.com.

Welche Einstellungen nehme ich in Finmatics vor?

Loggen Sie sich unter Finmatics Login ein und stellen Sie sicher, dass Ihr Admin-Benutzer aktiviert ist.

Wie aktiviere ich den Token?

Verknüpfen Sie Finmatics mit DATEV. Stellen Sie sicher, dass Ihre Hauptberaternummer in Finmatics hinterlegt ist.

• Wo kann ich die DATEV-Beraternummer ergänzen?
• Wie aktiviere ich den DATEV Token?

Wie synchronisiere ich Mandanten?

Nach der Token-Erstellung laden Sie Ihre Mandantenstruktur. Gehen Sie zum Reiter 'Mandanten' und starten Sie die Synchronisation.

• Wie synchronisiere ich Mandanten und Belegtypen aus DATEV?
• Welche Einstellungen kann ich im Reiter Belegtypen vornehmen?

Wie lade ich Stamm- und Trainingsdaten hoch?

Importieren Sie die zuvor aus DATEV exportierten Daten in Finmatics, um die KI zu trainieren.

• Wie lade ich DATEV Personen- Sachkonten und Bewegungsdaten hoch?

Welche weiteren Konfigurationen sind wichtig?

• Automatisierung: Wie automatisiere ich Buchungstexte?
• Steuer: Kann ich Unternehmen mit einer Steuerbefreiung verarbeiten?

Wie aktiviere ich Kostenstellen? 

Sie haben die Möglichkeit Kostenstellen zu aktivieren. Diese können für die ganze Kanzlei oder für einen Klienten konfiguriert werden.

• Wie importiere und automatisiere ich Kostenstellen?

Wie verwalte ich Benutzer?

Laden Sie Mitarbeiter und Mandanten ein. Sie können Zugriffsrechte für die gesamte Kanzlei oder spezifische Mandate vergeben:

• Wie erstelle ich Benutzer?
• Wie verwalte ich Benutzer und Berechtigungen?

Wie stelle ich Benachrichtigungen ein?

Hinterlegen Sie pro Mandant einen zuständigen Benutzer ("Verantwortlicher Buchhalter"), der bei Exporten benachrichtigt wird:

• Wie weise ich einem Mandanten einen verantwortlichen Buchhalter zu?

Wie konfiguriere ich allgemeine Automatisierungen? 

In der Einstellungen-Ansicht können Sie eigene Automatisierungen in Finmatics konfigurieren, z. B. für die Seitentrennung, die Belegverarbeitung oder die Erstellung von Stammdaten.

• Wie benutze ich die Einstellungen-Ansicht?

Wie übertrage ich Belege an Finmatics?

Es gibt diverse Wege für den Belegtransfer. Für Kanzleien empfiehlt sich oft die Einrichtung einer Scanstraße.

• Wie lade ich Belege via Webupload hoch?
• Wie verwende ich die Finmatics Mobile App?

• Wie können Dokumente per E-Mail an Finmatics gesendet werden?

Wie richte ich eine Scanstraße ein?

Ein dedizierter Arbeitsplatz mit PC und lokalem Scanner ermöglicht es, Papierbelege effizient zu digitalisieren und direkt dem richtigen Mandanten und Zeitraum zuzuordnen. Die Nachbearbeitung (Trennung) kann anschließend flexibel von jedem anderen Arbeitsplatz erfolgen.

• Wie verbinde ich meinen Scanner mit Finmatics?
• Wie scanne ich mit Finmatics?

Wie prüfe ich die Trennung der Belege?

Nach dem Upload übernimmt die Künstliche Intelligenz die automatische Trennung der Belege. Sie kontrollieren das Ergebnis in der Ansicht "Sortieren" und korrigieren bei Bedarf die Heftung.

• Wie kann die automatische Trennung der Belegseiten überprüft und bearbeitet werden?

Wie bearbeite ich Belege?

In der Aufgaben-Ansicht sehen Sie alle Belege mit Buchungsvorschlägen. Prüfen und vervollständigen Sie diese in der Erfassungsmaske.

• Wie nutze ich die Aufgaben-Ansicht?
• Wie funktioniert die Finmatics Erfassungsmaske?

Wie exportiere ich Belege und Stammdaten nach DATEV?

Exportieren Sie die fertigen Belege über die Belege-Ansicht. Neu angelegte Geschäftspartner werden müssen dabei manuell importiert werden.

• Wie exportiere und hole ich Belege und Buchungen für DATEV ab?
• Wie exportiere ich neu angelegte Geschäftspartner aus Finmatics wenn ich DATEV Rechnungsdatenservice nutze?

Wie verarbeite ich Daten in DATEV weiter?

Nach dem Export stehen die Daten in DATEV bereit. Im Folgenden finden Sie Links zu Dokumentationen für die weitere Verarbeitung der Daten.