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Erste Schritte mit Finmatics für DATEV mit Automatisierungszentrale via Rechnungsdatenservice 1.0

Herzlich willkommen bei Finmatics für DATEV. Wir freuen uns, Sie bei Finmatics zu begrüßen. In diesem Artikel werden die ersten Schritte in der Zusammenarbeit von DATEV und Finmatics erklärt.

Inhalt

  1. Einstellungen in DATEV Unternehmen/Belege Online
    1. Einstellungen für den Token
    2. Vorbereitung für den Transfer von Stamm-/Trainingsdaten
    3. Vorbereitungen beim Verwenden vom Belegtyp Kassa
  2. Einstellungen in Finmatics
    1. Token aktivieren
    2. Synchronisation von Mandanten und Buchungskreisen
    3. Hochladen von Stamm- und Trainingsdaten in Finmatics
    4. Besondere Einstellungen für Mandanten und Automatisierungen
    5. Kostenstellen aktivieren
    6. Benutzererstellung und Verwaltung
    7. Benachrichtigungen für Benutzer einstellen
    8. Allgemeine Automatisierungen konfigurieren
  3. Übertragen von Belegen nach Finmatics
    1. Was ist eine Scanstraße und wie richte ich diese ein?
  4. Trennung prüfen und Belegbilder zur DATEV exportieren
    1. Belegtrennung prüfen
    2. Belege bearbeiten
    3. Belege und Stammdaten nach DATEV exportieren
  5. Verarbeitung der DATEN in der DATEV

 

1 Einstellungen in DATEV Unternehmen/Belege Online

1.a Einstellungen für den Token

Um Ihre Mandanten nach Finmatics synchronisieren zu können, wird ein Token benötigt, welcher über Ihre SmartCard/Smartlogin aktiviert werden kann. Damit Sie diesen in Finmatics erstellen können, müssen die Mandanten zuerst in der MyDATEV Mandantenregistrierung hinterlegt werden, die entsprechenden Berechtigungen für die verwendete SmartCard/Smartlogin vergeben werden und erweiterte Einstellungen für die Übertragung der Belegzeilen gesetzt werden.

Eine genaue Anleitung dazu und die entsprechende Dokumentation aus der DATEV finden Sie unter:

1.b Vorbereitung für den Transfer von Stamm-/Trainingsdaten

Für eine optimale Arbeit mit Finmatics ist es wichtig, dass neben der Synchronisation der Mandanten auch Stamm- und Trainingsdaten zu Finmatics geladen werden. Im folgenden Artikel wird beschrieben, wie Sie diese Daten aus der DATEV exportieren können und in Punkt 2c erfahren Sie. wie die Daten nach dem Synchronisieren der Mandanten und Belegtypen in Finmatics importiert werden können: 

1.c Vorbereitungen beim Verwenden vom Belegtyp Kasse

Wenn Sie bei Mandanten auch den Belegtyp Kasse/Sonstige verwenden, muss für den Export dieser Belege auch in Unternehmen/Belege Online ein Kassenbuch angelegt werden. Wie Sie dieses Buch richtig anlegen können, finden Sie unter:

2 Einstellungen in Finmatics

Steigen Sie in Finmatics ein (Finmatics Login). Sollten Sie Ihren Admin Benutzer noch nicht aktiviert haben, durchsuchen Sie Ihre Mails nach der entsprechenden Einladung aus unserem Portal und aktivieren Sie den Benutzer, welcher bereits für Sie angelegt wurde. Sollten Sie die Mail nicht vorfinden, kontaktieren Sie uns unter support@finmatics.com. Anschließend gehen Sie bitte die folgenden Punkte durch.

2.a Token aktivieren

Sobald die Einstellungen in der DATEV vorgenommen wurden, kann in Finmatics ein entsprechender Token erstellt werden. Wichtig hierfür ist, dass die passende Hauptberaternummer für die Mandanten auch in Finmatics hinterlegt ist. Wie Sie den Token aktivieren und wo Sie ggf. die Hauptberaternummer ergänzen können, finden Sie in folgenden Helpcenter Artikeln:

2.b Synchronisation von Mandanten und Buchungskreisen

Sobald der Token erstellt wurde, können Sie im Reiter "Mandanten" Ihre Mandanten und Belegtypen synchronisieren. Eine Bildanleitung dafür finden Sie unter:

Wenn Sie auf einen Belegtypen klicken, haben Sie die Möglichkeit den Anzeigenamen des Belegs zu konfigurieren. Dieser Name ist beim Hochladen der Belege für die Mandanten ersichtlich. Eine systemgenerierte E-Mail Adresse wird pro Beleg automatisch erstellt, diese ist sofort funktionsfähig. Alles, was an diese Adresse gelangt und einen PDF- oder Bildanhang (z.B. im Format jpeg, tiff, etc.) hat, wird zum jeweiligen Mandanten und Belegkreis zugeordnet und dort hochgeladen. Die Belege werden maschinell ausgelesen und generieren einen Buchungsvorschlag. Weitere Informationen finden Sie in: 

2.c Hochladen von Stamm- und Trainingsdaten in Finmatics

Um Finmatics optimal einzurichten und von Anfang an bessere Vorschläge erhalten zu können, ist es wichtig, Stamm- und Trainingsdaten in Finmatics hochzuladen. Eine Anleitung dazu, wie Sie Ihre Personen-/Sachkonten und Trainingsdaten in Finmatics hochladen können, finden Sie unter:

2.d Besondere Einstellungen für Mandanten und Automatisierungen

Wenn Sie Mandanten haben, die steuerbefreit sind, Sie bestimmte Felder beim Vorerfassen hinzufügen oder entfernen wollen oder besondere Einstellungen für die Automatisierung des Buchungstextes wünschen, helfen Ihnen folgende Helpcenter Artikel:

2.e Kostenstellen aktivieren

Sie haben die Möglichkeit Kostenstellen zu aktivieren. Neben der Kontonummer können Kostenstellen vorhergesagt werden und durch Bestätigen können Sie von Finmatics angelernt werden. Kostenstellen können für die ganze Kanzlei oder für einen Klienten konfiguriert werden.

Mehr Informationen finden Sie hier: 

2.f Benutzererstellung und Verwaltung

Sie können sowohl in der Benutzer-Ansicht oder auch in der Mandanten-Ansicht zusätzliche Benutzer einladen. Diese können Zugriff auf die ganze Kanzlei oder nur bestimmte Mandate haben, sodass sowohl Ihre Mitarbeiter und als auch Ihre Mandanten direkt in Finmatics Belege einscannen, trennen und heften können. Eine Anleitung, wie Sie die Benutzer erstellen und verwalten können, finden Sie unter folgenden Links:

2.g Benachrichtigungen für Benutzer einstellen

Sie können pro Mandant einen zuständigen Benutzer hinterlegen, welcher eine Benachrichtigung erhält, sobald Belege für die Verarbeitung bereitstehen oder exportiert wurden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter:

2.h Allgemeine Automatisierungen konfigurieren

In der Einstellungen-Ansicht haben Sie das Möglichkeit Automatisierungen von Finmatics selbst zu konfigurieren. Sie können hier beispielsweise Einstellungen zur Seitentrennung vornehmen, zur Belegverarbeitung oder zur Erstellung von Stammdaten.  Weitere Informationen finden Sie in unserem Helpcenter Artikel: 

3 Übertragen von Belegen nach Finmatics

Es gibt einige Möglichkeiten, Belege nach Finmatics zu übertragen. Unser Artikel Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen? beschreibt alle Optionen und verweist auch auf die entsprechenden Helpcenter Links.

In diesem Zusammenhang möchten wir jedoch eine Option besonders hervorheben, bei der viele Kanzleien eine sogenannte "Scanstraße" mit einer Scankraft einrichten.

3.a Was ist eine Scanstraße und wie richte ich diese ein?

Als "Scanstraße" bezeichnen wird ein Arbeitsplatz bezeichnet, auf dem ein PC/Laptop und ein Scanner stehen, welche lokal miteinander verbunden sind und über welchen alle eingehenden Papierbelege eingescannt werden. Die effizienteste Lösung hierbei ist, eine eigene Person abzustellen, die Belege, welche in Papierform einlangen, auf diesem Arbeitsplatz einscannt und dem richtigen Mandanten und der passenden Periode zuweist. So wird der Vorgang des Digitalisierens von Belegen konzentriert und die Trennung selbst kann dann später auch von jedem anderen Arbeitsplatz aus geprüft werden. Gerne helfen wir Ihnen, eine solche Scanstraße zu realisieren. Folgende Artikel können Ihnen dabei helfen:

4 Trennung prüfen und Belege bearbeiten

Um sich optimal in unserer Oberfläche zurechtzufinden, empfehlen wir unseren Helpcenter Artikel Wie funktioniert das Menü auf der linken Seite des Finmatics Web-Portals?. und beschreiben Ihnen in den folgenden Punkten die notwendigsten Funktionen.

4.a Belegtrennung prüfen

Nachdem die Belege eingescannt sind, werden diese automatisch getrennt und zur Bearbeitung im Status "Erfassen" oder "Bestätigen" zur Verfügung gestellt. Sollte die Trennung nicht passen oder muss diese korrigiert werden, hilft Ihnen der folgende Helpcenter Artikel weiter

Alternativ können wir auf Wunsch jederzeit für Sie einstellen, dass die Trennung wie bei der Belegzentrale immer erst manuell geprüft werden muss. Wenn Sie dies wünschen, kontaktieren Sie unseren Support unter support@finmatics.com.

4.b Belege bearbeiten

Sobald die Belege durch Finmatics getrennt und ausgelesen wurden, erhalten Sie für jeden Beleg einen Buchungsvorschlag. Diese müssen nur noch geprüft und vervollständigt werden. Dabei erhalten Sie in der Aufgaben-Ansicht eine Übersicht über die Belege welche noch bearbeitet werden müssen und kommen durch auswählen der jeweiligen Aufgabe direkt zu den jeweiligen Belegen. Wenn Sie dann einen der Belege anklicken, kommen Sie in die Erfassungsmaske und können die Belege adaptieren.

Nähere Informationen dazu finden Sie auch unter:

4.c Belege und Stammdaten nach DATEV exportieren

Um Belege mit der Automatisierungszentrale in die DATEV zu exportieren, muss ein passender Token aktiv sein. Anschließend können die Belege über die Belege-Ansicht mit dem Exportbutton exportiert werden. Folgende Helpcenter Artikel bieten hierzu eine detaillierte Erklärung:

5 Verarbeitung der Daten in der DATEV

Im Folgenden finden Sie Links zu Dokumentationen für die weitere Verarbeitung der Daten in der DATEV: