Im Folgenden werden die einzelnen Status der Belege erklärt, welche in der Übertragungen-Ansicht in der Spalte “Status” ersichtlich sind.
Inhalt
- Wo finde ich den Übertragungsstatus?
- In Arbeit
- Sortieren
- Erfassen
- Bestätigen
- Wird Exportiert
- Exportiert
Wo finde ich den Übertragungsstatus?
In der Übertragungen-Ansicht haben Sie die Möglichkeit den Status des Belegs einzusehen und bei Bedarf nach diesen zu filtern. Weitere Informationen finden Sie in Wie kann ich Ansichten filtern oder adaptieren? und allgemeine Informationen zur Ansicht in Wie nutze ich die Übertragungen-Ansicht?.
In Arbeit
In diesem Status befinden sich Belege, welche aktuell durch die Software verarbeitet werden. Dies kann je nach Dokument bis zu 5 Sekunden pro Seite dauern. Die Geschwindigkeit hängt vor allem von der Scanqualität ab und ob die Maschine diese Art von Beleg schon einmal verarbeitet hat oder erst neu erlernen muss. Zudem dauert es ca. 2 Sekunden länger, wenn der Beleg gedreht werden muss. Dieser Status erscheint, wenn Belege hochgeladen werden und wenn die Seiten neu umstrukturiert werden.
Sortieren
Die Belege wurden fertig verarbeitet und sind bereit für die Sortierung. Wenn die Trennung des jeweiligen Hochladevorgangs noch nicht überprüft wurde, steht “neu” über dem Scheren-Symbol. Sie können nun durch Klicken auf die Checkbox des jeweiligen Belegstapels und dann auf die Schere die Sortieransicht aufrufen, um die Sortierung der Seiten zu kontrollieren und ggf. zu korrigieren.
Erfassen
Die Belege befinden sich im Status “Erfassen”, wenn die Software Felder nicht erkennen konnte, welche keine buchhalterischen Felder sind. Unser Shared Service Center prüft in der Regel innerhalb von 24h, ob die Maschine die Belege richtig erkannt hat und die Felder der Erfassungsmaske soweit möglich, korrekt ausgefüllt hat. Davon ausgenommen sind jedoch jegliche buchhalterischen Felder, insofern diese nicht aus dem Beleg ersichtlich sind. Sie können in diesem Status jederzeit auch selbst die Belege und die korrekte Erfassung prüfen, wenn Sie die Berechtigung “Belege vorerfassen” besitzen.
Mehr Informationen zu unserer Qualitätssicherung finden Sie auch hier:
Bestätigen
Die Belege befinden sich im Status bestätigen, wenn unsere Qualitätssicherung die Belege wie unter „Erfassen“ beschrieben geprüft hat, oder wenn die KI bis auf ein Pflichtfeld, alle Pflichtfelder erfassen konnte. In diesem Status müssen die Belege durch Sie nur noch kontrolliert und etwaige offengebliebenen Pflichtfelder korrigiert werden. Sobald die Belege von Ihnen bestätigt wurden, können Sie diese dann exportieren.
Wird Exportiert
Dieser Status scheint auf, wenn die Belege gerade exportiert werden.
Bei DATEV Kunden kann dieser Status auch dann vorkommen wenn der Token inaktiv war oder wenn kein Token mit den passenden Berechtigungen für den jeweiligen Mandanten beim Export aktiv gewesen ist. Belege, die dadurch in diesem Status bleiben, werden spätestens beim darauffolgenden Export für den Mandanten erneut angestoßen, wenn der passende Token wieder aktiv ist.
Exportiert
Wenn die Belege erfolgreich in das ERP-System exportiert wurden, werden sie als „Exportiert“ angezeigt. Auch in der Erfassungsmaske wird der Status “Exportiert” über dem Belegbild angezeigt.
