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Im Folgenden werden die einzelnen Status der Belege erklärt, welche im Punkt Übertragung in der Spalte “Status” ersichtlich sind. Mit der Filterfunktion können Sie die Ansicht nach Status filtern.
1-Filterfunktion, 2-Status Filter, 3-Status Filter Optionen, 4-Status Spalte
In Arbeit
Bedeutet, dass die Maschine die Belege aktuell noch verarbeitet. Dies kann je nach Dokument bis zu 5 Sekunden pro Seite dauern. Die Geschwindigkeit hängt vor allem von der Scanqualität ab und ob die Maschine diese Art von Beleg schon einmal verarbeitet hat oder erst neu erlernen muss. Zudem dauert es ca. 2 Sekunden länger, wenn der Beleg gedreht werden muss. Dieser Status erscheint, wenn Belege hochgeladen werden und wenn die Seiten neu umstrukturiert werden.
Trennen
Die Belege wurden fertig verarbeitet und sind bereit für die Seitentrennung. Wenn die Seitentrennung des jeweiligen Hochladevorgangs noch nicht überprüft wurde, steht “neu” über dem Scheren-Symbol. Sie können nun durch Klicken auf die Checkbox des jeweiligen Belegstapels und dann auf die Schere die Trennansicht aufrufen, um die Trennung der Seiten zu kontrollieren und ggf. zu korrigieren.
1-Checkbox, 2-Scheren-Symbol, 3-Anzeige von "neu"
Erfassen
Die Belege befinden sich im Status “Erfassen”, wenn die Maschine Felder nicht erkennen konnte, welche keine buchhalterischen Felder sind. Unsere Qualitätssicherung prüft in der Regel innerhalb von 24h, ob die Maschine die Belege richtig erkannt hat und die Felder der Erfassungsmaske soweit möglich, korrekt ausgefüllt hat. Davon ausgenommen sind jedoch jegliche buchhalterischen Felder, insofern diese nicht aus dem Beleg ersichtlich sind. Sie können in diesem Status jederzeit auch selbst die Belege und die korrekte Erfassung prüfen, wenn Sie die Berechtigung “Belege vorerfassen” besitzen.
Mehr Informationen zu unserer Qualitätssicherung finden Sie auch hier:
Was bedeutet die Qualitätssicherung der Belege?
Bestätigen
Die Belege befinden sich im Status bestätigen, wenn unsere Qualitätssicherung die Belege wie unter „Erfassen“ beschrieben geprüft hat, oder wenn die Maschine bis auf ein Pflichtfeld, alle Pflichtfelder erfassen konnte. In diesem Status müssen die Belege durch Sie nur noch kontrolliert und etwaige offengebliebenen Pflichtfelder korrigiert werden. Sobald die Belege von Ihnen bestätigt wurden, können Sie diese dann exportieren.
Exportierend
Dieser Status scheint auf, wenn die Belege gerade exportiert werden.
Bei Kunden die DATEV nutzen, kann dieser Status auch vorkommen, wenn der Token inaktiv war oder wenn nicht der Token mit den passenden Berechtigungen für den jeweiligen Mandanten beim Export aktiv war. Belege, die dadurch in diesem Status stehen bleiben, werden spätestens beim darauffolgenden Export für den Mandanten erneut angestoßen, wenn der passende Token wieder aktiv ist.
Exportiert
Wenn die Belege erfolgreich in das ERP-System exportiert wurden, werden sie als „Exportiert“ angezeigt. Auch in der Belegerfassungsmaske wird der Status “Exportiert” angezeigt.
1-Anzeige "Exportiert" in Belegerfassung