Wo finde ich den Status meiner Belege?
Sie finden den Status in der Übertragungen-Ansicht in der Tabelle ganz rechts. Sie können die Liste filtern, um beispielsweise nur Belege mit dem Status "Fehler" oder "Bestätigen" anzuzeigen.
Tipp: Wie Sie Filter effektiv nutzen, erfahren Sie im Artikel Wie kann ich Ansichten filtern oder adaptieren?.
Welche Bedeutung haben die einzelnen Statusmeldungen?
Die Belege durchlaufen in Finmatics in der Regel folgende Phasen:
1. In Arbeit
Der Beleg wurde hochgeladen und wird aktuell von der künstlichen Intelligenz verarbeitet.
- Dauer: Je nach Dokumentenqualität und Umfang ca. 5 Sekunden pro Seite.
- Hintergrund: Die KI analysiert den Text, trennt Seiten und liest Daten aus. Wenn ein Beleg gedreht werden muss, kann dies zusätzlich Zeit in Anspruch nehmen.
2. Sortieren
Die KI hat die Verarbeitung abgeschlossen. Der Belegstapel wartet nun darauf, dass die Seitentrennung überprüft wird.
- Kennzeichnung: Neue, noch ungeprüfte Stapel sind mit dem Label "Neu" über dem Scheren-Symbol markiert.
- Handlung: Markieren Sie den Beleg und klicken Sie auf das Scheren-Symbol in der Aktionsleiste, um die Dokument-Sortierung zu öffnen und die Trennung der Seiten zu bestätigen oder zu korrigieren. Alternativ direkt in die Spalte Status auf "Sortieren".
3. Erfassen
Der Beleg wurde getrennt, aber es fehlen noch relevante Erfassungsdaten (keine buchhalterischen Daten, sondern reine Belegdaten wie Rechnungsnummer oder Datum).
- Shared Service Center (SSC): Wenn Sie das SSC nutzen, prüfen unsere Mitarbeiter diese Belege und ergänzen die fehlenden Daten (in der Regel innerhalb von 24 Stunden).
- Selbstbearbeitung: Wenn Sie die Berechtigung "Belege vorerfassen" haben, können Sie den Beleg öffnen und die fehlenden Daten selbst nachtragen.
4. Bestätigen
Der Beleg ist vollständig erfasst (entweder durch die KI oder das SSC) und wartet auf die finale buchhalterische Prüfung.
- Handlung: Kontrollieren Sie die Daten (insb. Kontierung) und klicken Sie auf "Bestätigen", um den Beleg für den Export freizugeben.
- Status "Bestätigt von KI": Die KI hat alle Pflichtfelder erkannt, aber ein Mensch hat noch nicht drübergeschaut.
5. Wird Exportiert
Der Exportvorgang zum Zielsystem (z. B. DATEV, BMD, RZL) läuft gerade.
- Wichtig für DATEV-Nutzer: Bleibt ein Beleg lange in diesem Status, prüfen Sie bitte, ob Ihr DATEV-Token aktiv ist und die notwendigen Berechtigungen für den Mandanten enthält. Finmatics versucht den Export beim nächsten Zyklus erneut.
6. Exportiert
Der Beleg wurde erfolgreich an das ERP- oder Buchhaltungssystem übergeben. In der Erfassungsmaske wird dies ebenfalls über dem Belegbild angezeigt.
7. Fehler
Bei der Übertragung oder Verarbeitung ist ein technischer Fehler aufgetreten.
- Ursachen: Beschädigte Datei, nicht unterstütztes Format oder Schnittstellenprobleme.
- Lösung: Prüfen Sie die Fehlermeldung (Mouseover) oder laden Sie den Beleg erneut hoch.