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Belege hochladen, freigeben und bis zu einem gewissen Grad bearbeiten. Dieser Artikel erklärt, welche Möglichkeiten hierzu in der App möglich sind.
Index
Benutzer der Finmatics App scannen häufig Barbelege z.B. Reisespesen oder Firmenessen. Diese haben oft einen QR Code aufgedruckt. Mit unserer App können schnell und einfach Belege (z.B. Kassabelege) abfotografiert werden. Informationen können wenn gewünscht aus QR Codes erfasst werden.
Je nach Berechtigungen/Einstellungen können Sie mit der Finmatics Mobile App Folgendes:
Belege in einem Workflow freigeben
Die Berechtigung “Belege freigeben” gibt die Workflowansicht frei, in welcher Freigabeworkflows angezeigt werden und bearbeitet werden können, wenn man einen solchen eingerichtet hat. Es ist in der App auch möglich, mehrere Belege auf einmal freizugeben. So kann man noch schneller größere Mengen an Belegen in der Finmatics App bearbeiten. Bitte sehen Sie sich dazu auch unseren Helpcenter Artikel zur Dokumentenfreigabe an.
Belege hochladen und begrenzt vorerfassen
Barbelege und andere Spesen ganz einfach on-the-go mit dem Smartphone scannen und hochladen. Je nach Einstellungen können Sie hier auch schon die Felder Kommentar, Kostenstellen, Kostenträger, Label und Anlass ausfüllen.
Durch die Genius-Scan-Integration haben Sie die Möglichkeit Belege automatisch zu erfassen. Die GSI schneidet das Bild dann automatisch zurecht und begradigt Bilder. Ferner können Sie das Bild, im Anschluss wenn gewünscht mit einem Monochrom, Schwarz/Weiß, Farben oder Foto - Filter versehen. Sie können das Bild auch nochmals manuell zuschneiden, oder drehen. Wenn Sie möchten können Sie mit "Erneut versuchen" das Bild verwerfen und ein neues Foto machen oder das Bild wenn es fertig bearbeitet ist, durch Tippen auf "Fertig" bestätigen. Danach können Sie den hochladen oder wenn der Beleg einen QR Code hat, können Sie auch diesen erfassen und auslesen lassen.
1 - Filter Auswahl, 2 - manuell zuschneiden, 3 - Bild drehen, 4 - Bild verwerfen und ein neues machen, 5 - Bearbeitung bestätigen
1 - QR Code Scannen, 2 - Bild hochladen
!!Achtung!! Wenn Sie das Bild nicht hochladen und links oben auf zurück gehen, geht das Bild verloren und es muss erneut gemacht werden.
QR Codes von Barbelegen scannen
Viele Barbelege haben bereits QR Codes, welche die Rechnungsinformationen enthalten. Diese können ebenfalls mit der Mobilen App ausgelesen werden und garantieren eine robuste und fehlerfreie Auslese der Belege. Nähere Informationen finden Sie in unserem Artikel:
Wie können QR Codes mit der Finmatics Mobile App erfasst werden? (QR Code Scan)
Hochgeladene Belege einsehen und begrenzt bearbeiten
Alle Belege, die hochgeladen wurden, können mit den richtigen Einstellungen eingesehen und deren Buchungsperiode geändert werden.
Um weitere Informationen zu erhalten, wählen Sie einen Dokumenttyp aus. Die Listenansicht gibt Ihnen einen schnellen Überblick über alle zugehörigen Dokumente des aktuellen Monats. Kürzlich hochgeladene nicht erfasste Dokumente sind unter NEUER UPLOAD zu finden. Unter dem Punkt VERARBEITET werden Belege angezeigt, sobald sie den Status “Erfassen” verlassen und nur noch bestätigt und exportiert werden müssen. Sehen Sie sich dazu auch den Artikel Was bedeuten die unterschiedlichen Übertragungsstatus? an.
Im Folgenden wird auch erklärt, wie Sie Dokumente finden können.
!!!Tipp!!! Belege werden in der App anhand des Belegdatums sortiert, sobald diese verarbeitet wurden.
Verwenden sie die Kopfzeilenfunktionen, um die Dokumentenlistenansicht für Vormonate anzuzeigen.
Suchen und finden von Belegen
Jeder Dokumenttyp bietet eine Suchfunktion, die über die Lupe rechts oben aufgerufen werden kann. Nach Eingabe von mindestens 3 Zeichen zeigt Finmatics Mobile Ergebnisse an. Gesucht werden kann nach allen erfassten Daten wie Kundenname, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Die Volltextsuche basiert auf erfassten Daten (OCR). Die Ergebnisse unterliegen der Dokumentenqualität und führen im Allgemeinen zu ungenaueren Ergebnissen.
Detailansicht und Bearbeitungsoptionen von Belegen
Die Detailansicht können Sie aufrufen, indem Sie ein Dokument antippen und zeigt das Belegbild und zugehörige Daten im Detail. Ganz oben sind Lieferanten- / Kundenname, Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag angezeigt. Das Bild wird darunter angezeigt. Die Punkte unter dem Bild geben die Anzahl der Seiten an. Um die nächste Seite anzuzeigen, wischen Sie auf dem Bild nach links, bis Sie die letzte Seite erreichen. Kehren Sie zurück, indem Sie nach rechts wischen. Ferner haben Sie rechts oben ein Bleistiftsymbol, über welches Sie in der App verfügbare Felder (Buchungsperiode, Kostenstellen, Kostenträger, Label, Kommentare...) aufrufen und bearbeiten können.
Um das Bild ohne zugehörige Daten oben anzuzeigen, tippen Sie einmal auf das Bild. Das Bild wird dann größer und durch Tippen Sie mit zwei Fingern, kann man auch noch näher zoomen.