Wie kann ich die Auslese des Leistungsdatums/des Leistungszeitraums verbessern?

Wie funktioniert die Auslese und die Automatisierung?

Sobald Sie das für Ihr ERP-System notwendige Feld zur Erfassungsmaske hinzugefügt haben, wird dieses automatisch ausgelesen und mit Export des Belegs an Ihr ERP-System übertragen. In folgendem Artikel, finden Sie eine Anleitung zur Konfiguration der Erfassungsmaske:

• Wie konfiguriere ich die Erfassungsmaske?

DATEV

Sollte die Software das Leistungsdatum nicht auslesen können, wird bei Nutzung des Rechnungsdatenservice alternativ das Rechnungsdatum in das Feld Leistungsdatum  eingetragen. Bei Verwendung der Schnittstelle Buchungsdatenservice wird das Feld Leistungsdatum in diesem Fall leer nach DATEV exportiert. 

Welches Feld muss aktiv sein?

Folgende Felder müssen befüllt und der Erfassungsmaske hinzugefügt werden, um an Ihr ERP-System übertragen zu werden:

• DATEV: Ende der Leistungserbringung

• BMD und RZL: Leistungszeitraum

Fall 1: Leistungsdatum wird als Datum ausgewiesen

Im häufigsten Fall wird der Leistungszeitraum von Lieferanten auf der Rechnung separat angeführt und weist entweder nur ein Datum (Leistungsdatum/Lieferdatum) oder einen Zeitraum (Start & Enddatum der Leistung) aus.

Wie kann ich diesen Fall automatisieren?

Eine OCR mit künstlicher Intelligenz, wie z.B. Finmatics, kann das Leistungsdatum mit den gleichen Methoden auslesen wie z.B. die Rechnungsnummer. Die Software lernt am Kreditor oder einer Künstlichen Intelligenz von selbst, wo das Leistungsdatum auszulesen ist. Das ist für folgende Fälle möglich:

• Leistungsdatum wird als Datum auf der Rechnung ausgewiesen
• Leistungsdatum wird als Start- und Enddatum der Leistung ausgewiesen

Fall 2: Leistungsdatum und Rechnungsdatum identisch

Sind das Leistungsdatum und Rechnungsdatum identisch, so wird das oft auf der Rechnung vermerkt.

Wie kann ich diesen Fall automatisieren?

Es wird für jeden Lieferanten ein Keyword definiert. Dadurch kann der Sachverhalt erkannt werden und das Lieferdatum wird auf das Rechnungsdatum angeglichen.
Für die Automatisierung des Rechnungswesens wird dieser Fall meist wie folgt behandelt: Am Kreditor wird die Einstellung getroffen, bei Vorliegen eines Keywords, wie z.B. “Rechnungsdatum gleich Lieferdatum”, das Rechnungsdatum in das Feld Lieferdatum zu übernehmen. Dadurch kann das Lieferdatum automatisch mit dem Rechnungsdatum abgeglichen werden und das Feld wird richtig ausgefüllt.

Fall 3: Leistungsdatum als Monatsname notiert

Oft wird der Leistungszeitraum als Monatsname notiert, z.B. Februar. Mit dem Monatsnamen und dem dazugehörigen Rechnungsdatum, welches das Jahr ausweist, kann dies automatisiert werden. Dafür werden wie in Fall 2 Keywords angelegt, welche dann eine Automatisierung ermöglichen. Die Einstellung muss separat am Kreditor getroffen werden.  

Gibt es Shortcuts, um das Leistungsdatum manuell eintragen?

Bei Nutzung von DATEV, können Shortcuts für das Eintragen des Leistungsdatums verwendet werden. Tragen Sie hierfür einen Shortcuts in das Feld "Beginn der Leistungserbringung" ein. Finmatics befüllt dann automatisch auch das Feld “Ende der Leistungserbringung” und ergänzt dabei immer das richtige Datum des laufenden Jahres.

Wie gehe ich vor, wenn das Leistungsdatum auf dem Beleg fehlt oder nicht erkannt wird?

Erkennt die Software das Leistungsdatum nicht oder fehlt das Leistungsdatum gänzlich auf der Rechnung, kann der Beleg nicht bestätigt werden. Es stehen nun zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Manueller Eintrag des Leistungsdatums und Bestätigung des Belegs

oder

• Rücksendung an den Lieferanten mit dem Hinweis zur Korrektur