Wie automatisiere ich das Leistungsdatum und den Leistungszeitraum?
Automatisieren Sie die Auslese des Leistungsdatums und Leistungszeitraums in Finmatics durch gezielte Einstellungen und Shortcuts.
Wie automatisiere ich das Leistungsdatum und den Leistungszeitraum?
Die Automatisierung des Leistungsdatums bzw. Leistungszeitraums erfolgt in Finmatics durch die Aktivierung spezifischer Belegfelder in der Erfassungsmaske. Je nach ERP-System (DATEV, BMD, RZL) müssen die Felder 'Ende der Leistungserbringung' oder 'Leistungszeitraum' aktiviert sein, um die Daten korrekt auszulesen und zu übertragen. Finmatics nutzt dabei OCR und künstliche Intelligenz, um Datumsangaben, Zeiträume oder Schlüsselwörter auf dem Beleg zu interpretieren.
Welches Belegfeld muss in Finmatics aktiv sein?
Damit das Leistungsdatum an Ihr ERP-System übergeben werden kann, muss das korrekte Feld in der Erfassungsmaske eingeblendet und befüllt sein:
- DATEV: Feld „Ende der Leistungserbringung“
- BMD und RZL: Feld „Leistungszeitraum“
Hinweis: Sollte Finmatics das Leistungsdatum nicht auslesen können:
- DATEV Rechnungsdatenservice: Das Rechnungsdatum wird alternativ in das Feld „Ende der Leistungserbringung“ eingetragen.
- DATEV Buchungsdatenservice: Das Feld wird leer exportiert.
Wie Sie die Maske konfigurieren, erfahren Sie hier: Wie konfiguriere ich die Erfassungsmaske?
Wie werden verschiedene Darstellungen des Leistungsdatums automatisiert?
Finmatics unterscheidet verschiedene Szenarien auf dem Beleg, um das korrekte Datum zu ermitteln:
Fall 1: Explizites Datum oder Zeitraum
Wenn der Lieferant das Leistungsdatum (z. B. 'Lieferdatum: 15.05.2024') oder einen Zeitraum (z. B. 'Leistungszeitraum: 01.01.2024 - 31.01.2024') separat ausweist, liest die KI dies analog zur Rechnungsnummer aus. Die Software lernt positionsbasiert pro Kreditor.
Fall 2: Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum
Oft findet sich der Vermerk 'Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum'. Hierfür kann ein Schlüsselwort definiert werden. In der Buchhaltungsautomatisierung wird am Kreditor eingestellt, dass bei Vorliegen dieses Schlüsselwortes das Rechnungsdatum automatisch in das Feld Lieferdatum übernommen wird.
Fall 3: Leistungsdatum als Monatsname
Ist der Zeitraum nur als Monatsname (z. B. 'Februar') notiert, kombiniert Finmatics diesen mit dem Jahr des Rechnungsdatums. Auch hier ermöglichen Schlüsselwörter am Kreditor die Automatisierung.
Welche Shortcuts stehen für die manuelle Eingabe zur Verfügung?
Bei der Nutzung von DATEV können Sie Shortcuts im Feld 'Beginn der Leistungserbringung' verwenden. Finmatics berechnet daraufhin automatisch das korrekte 'Ende der Leistungserbringung' für das laufende Jahr.
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W+Kalenderwochennummer (z.B. W23) |
Die Kalenderwoche 23 (07.06.2021 - 13.06.2021) wird automatisch als Leistungszeitraum eingetragen. |
| M+Monatsnummer (z.B. M10) | Der gesamte Oktober (01.10.2021 - 31.10.2021) wird automatisch als Leistungszeitraum eingetragen. |
| Q+Quartalsnummer (z.B. Q2) | Das gesamte Quartal 2 (01.04.2021 -30.06.2021) wird automatisch als Leistungszeitraum eingetragen. |
| Y+Jahreszahl (z.B. Y21) | Das gesamte Jahr 2021 (01.01.2021 - 31.12.2021) wird automatisch als Leistungszeitraum eingetragen. |
Was tue ich, wenn das Leistungsdatum nicht erkannt wird?
Fehlt das Leistungsdatum auf der Rechnung oder wird es von der Software nicht erkannt, kann der Beleg in der Regel nicht bestätigt werden (abhängig von den Pflichtfeld-Einstellungen). Sie haben zwei Optionen:
- Manuelle Erfassung: Tragen Sie das Datum oder den Zeitraum manuell in der Erfassungsmaske ein.
- Rückweisung: Senden Sie den Beleg an den Lieferanten zurück mit der Bitte um Korrektur (formale Rechnungsanforderungen).