Wie kann ich einen Rechnungsfreigabe Workflow konfigurieren?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Rechnungsfreigabe Workflows mit Finmatics einrichten können.

Inhalt

Bei Bedarf können Sie in der Mandanten-Übersicht vorab filtern, für welche Mandanten bereits ein Workflow bzw. noch kein Workflow existiert. 

Klicken Sie nach Auswahl des gewünschten Mandanten anschließend auf den Reiter “Freigabe”. 

Welche Einstellungen kann ich vornehmen?

Workflow benennen

Der Tab Name des Workflows kann hier nach eigenen Wünschen umbenannt werden. Zusätzlich können Sie je nach Einstellung auch den Tab Namen für abgelehnte Belege anpassen.

Startpunkt des Freigabeprozesses

Hier können Sie festlegen, zu welchem Zeitpunkt der Beleg zur Prüfung freigegeben werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: 

• Nachdem ein Beleg hochgeladen wurde: der Beleg wird sofort in die Rechnungsfreigabe weitergeleitet.
• Nachdem ein Beleg ausgelesen wurde: der Beleg gelangt in den Freigabeprozess, sobald er den Status "bestätigen" durch die KI oder das Shared Service Center (SSC) erhalten hat.
• Nachdem ein Beleg bestätigt wurde: der Beleg wurde durch einen Buchhalter bestätigt und  gelangt anschließend in die Freigabe
• Nachdem der Beleg als nicht überprüfbar markiert wurde: der Beleg wurde durch einen Benutzer oder das SSC auf "zu klären" gesetzt und kann nun in der Freigabe weiter bearbeitet werden

Auswahl der Belegtypen

Sie können nun auswählen, für welche Belegtypen die Rechnungsfreigabe aktiviert werden soll. Markieren Sie hierfür die jeweiligen Belegtypen und klicken Sie auf die Pfeile, um diese zu verschieben, oder verschieben Sie die Belegtypen mittels Drag & Drop in das Feld "Ausgewählte Belegtypen". 

Auswahl der Benutzer

Sie sehen hier alle Benutzer des Mandanten aufgelistet, auch wenn diese derzeit keine Freigabe Berechtigung haben. Benutzer ohne eine Freigabe Berechtigung werden mit roten Ausrufezeichen gekennzeichnet. Sobald Sie Benutzer einem Workflow hinzufügen, wird die Berechtigung “Belege freigeben”, automatisch vergeben. Schieben Sie dafür die berechtigten Benutzer in das Feld “Ausgewählte Benutzer”. 

Belegfelder auswählen

Wählen Sie hier aus, welche Belegfelder dem Freigabe Benutzer, angezeigt werden sollen. Das Belegfeld Kommentar ist standardgemäß ausgewählt. Diese Einstellung kann jederzeit rückgängig gemacht werden.

Speichern des Workflows

Sie haben hier zwei Auswahlmöglichkeiten:

• Speichern: Klicken Sie auf "Speichern" um den Rechnungsfreigabe Workflow zu speichern. Dieser ist dadurch noch nicht aktiv 
• Speichern und aktivieren: Der Freigabeprozess wird sofort aktiviert und Ihnen nun in der Freigabe-Ansicht angezeigt. Ab jetzt landen alle hochgeladenen Belege die dieser Konfiguration entsprechen zum festgelegten Startzeitpunkt zuerst in der Freigabe-Ansicht zur Freigabe durch die gewählten Benutzer. 

Rechnungsfreigabe Workflow aktivieren oder deaktivieren

Im Reiter "Freigabe" in der Mandanten-Ansicht haben Sie nach Speichern des Workflows die Möglichkeit den Rechnungsfreigabe Workflow mithilfe des Schiebereglers zu deaktivieren bzw. zu aktivieren.

Wie kann ich Belege löschen? 

Um Belege, die einem Workflow zugeordnet sind zu löschen, müssen Sie in die Belege-Ansicht oder Übertragungen-Ansicht wechseln. Das Löschen in der Freigabe-Ansicht selbst ist nicht möglich. 

Was passiert mit ausstehenden Belegen im Workflow, sobald dieser deaktiviert wird? 

Wird ein Workflow deaktiviert oder gelöscht, werden alle noch ausstehenden Belege automatisch beendet. Belege können nur dann erneut gestartet werden, wenn der Workflow wieder aktiviert wird. Um Belege wieder zu starten, öffnen Sie den Beleg und wählen Sie in der Erfassungsmaske im Drei-Punkte Menü die Funktion "Workflow auslösen" aus. Sollten Sie nicht über die entsprechende Berechtigung verfügen und diese Funktion daher nicht angezeigt bekommen, wenden Sie sich bitte an unseren Support unter support@finmatics.com.

Was bedeuten die unterschiedlichen Status des Workflows? 

In der Belege-Ansicht haben Sie die Möglichkeit, den aktuellen Workflow-Status der Belege einzusehen und nach diesen zu filtern. Weitere Informationen zu den Filtermöglichkeiten finden Sie in Wie kann ich Ansichten filtern oder adaptieren?.

Folgende Workflow Status sind möglich: 

• Genehmigt: der Beleg wurde genehmigt
• Abgelehnt: der Beleg wurde abgelehnt
• Übersprungen: für diesen Beleg wurde der Workflow übersprungen
• Ausstehend: der Beleg befindet sich im Workflow und wartet auf eine Überprüfung und gelangt anschließend in Genehmigt, Abgelehnt oder Übersprungen
• nicht ausgelöst: der Beleg wurde nicht geprüft und befindet sich nicht in einem Workflow

Wie konfiguriere ich einen individuellen oder mehrstufigen Rechnungsfreigabe Workflow?

Für individuelle Anforderungen, insbesondere für mittelständische und Großunternehmen, bietet Finmatics auch die Möglichkeit, komplexe Freigabeprozesse via Anpassung des Business Process Modeling (BPMN) zu realisieren. Kontaktieren Sie dazu Ihren zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder schreiben Sie an customers@finmatics.com.