Sie richten einen einstufigen Rechnungsfreigabe-Workflow direkt in der Mandanten-Ansicht unter dem Reiter Freigabe ein. Dort definieren Sie den Namen des Workflows, den Startzeitpunkt (z. B. nach dem Hochladen oder nach der Bestätigung), die betroffenen Belegtypen sowie die berechtigten Benutzer. Speichern und aktivieren Sie den Workflow anschließend, um den Prozess live zu schalten.
Hinweis: Die Workflow-Funktionalität ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Um dieses Tool zu nutzen, kontaktieren Sie bitte Ihren zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder schreiben Sie an customers@finmatics.com.
Wo finde ich die Einstellungen für den Workflow?
Um einen Workflow einzurichten, navigieren Sie zur Mandanten-Übersicht. Nutzen Sie die Filterfunktion, um Mandanten anzuzeigen, für die noch kein Workflow aktiv ist.
Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus und klicken Sie anschließend auf den Reiter Freigabe.
Welche Einstellungen kann ich im Workflow vornehmen?
Im Konfigurationsmenü definieren Sie die Rahmenbedingungen für den einstufigen Freigabeprozess.
Wie benenne ich den Workflow?
Sie können den Namen des Workflows individuell anpassen. Dieser Name wird als Tab in der Freigabe-Ansicht angezeigt. Zusätzlich lässt sich der Tab-Name für abgelehnte Belege definieren.
Wann soll der Freigabeprozess starten?
Legen Sie fest, zu welchem Zeitpunkt ein Beleg in den Workflow eintritt:
- Nachdem ein Beleg hochgeladen wurde: Sofortiger Start nach Import.
- Nachdem ein Beleg ausgelesen wurde: Start nach Verarbeitung durch die KI oder das Shared Service Center (Status 'Bestätigen').
- Nachdem ein Beleg bestätigt wurde: Start, nachdem ein Buchhalter die Erfassung abgeschlossen hat.
- Nachdem der Beleg als nicht überprüfbar markiert wurde: Start, wenn der Status auf 'Zu klären' gesetzt wurde.
Welche Belegtypen sind betroffen?
Wählen Sie aus, für welche Belegkreise (z. B. Eingangsrechnungen) die Freigabe gelten soll. Verschieben Sie die gewünschten Typen per Pfeil oder Drag & Drop in das Feld Ausgewählte Belegtypen.
Welche Benutzer sind berechtigt?
Hier weisen Sie die zuständigen Freigeber zu. Verschieben Sie die Personen in das Feld Ausgewählte Benutzer.
- Automatische Berechtigung: Hinzugefügte Benutzer erhalten automatisch das Recht 'Belege freigeben'.
- Benachrichtigung: Freigabe-Benutzer werden per E-Mail informiert, sobald neue Belege zur Prüfung bereitstehen.
- Status: Benutzer ohne aktuelle Freigabeberechtigung sind mit einem roten Ausrufezeichen markiert.
Welche Felder sieht der Freigeber?
Bestimmen Sie, welche Informationen (z. B. Betrag, Lieferant, Kommentar) dem Benutzer während der Freigabe angezeigt werden. Das Kommentarfeld ist standardmäßig aktiv.
Wie speichere ich den Workflow?
- Entwurf speichern: Die Einstellungen werden gesichert, der Workflow ist jedoch noch inaktiv.
- Speichern und aktivieren: Der Workflow ist sofort aktiv. Alle neu hochgeladenen Belege, die den Kriterien entsprechen, durchlaufen ab sofort den Prozess.
Wie aktiviere oder deaktiviere ich einen Workflow?
Im Reiter Freigabe der Mandanten-Ansicht können Sie den Workflow jederzeit über den Schieberegler oben rechts aktivieren oder deaktivieren.
Was passiert mit offenen Belegen bei Deaktivierung?
Wird ein Workflow deaktiviert, werden alle darin befindlichen Belege automatisch beendet.
Um diese Belege erneut zu starten, öffnen Sie den Beleg in der Erfassungsmaske und wählen im Drei-Punkte-Menü die Option Workflow auslösen.
Hinweis: Sollte diese Option fehlen, prüfen Sie bitte Ihre Berechtigungen oder wenden Sie sich an support@finmatics.com.
Wie lösche ich Belege im Workflow?
Das Löschen von Belegen ist in der Freigabe-Ansicht nicht möglich. Wechseln Sie dazu bitte in die Belege-Ansicht oder die Übertragungen-Ansicht.
Was bedeuten die Workflow-Status?
In der Belege-Ansicht können Sie nach dem aktuellen Status filtern:
- Genehmigt: Der Beleg wurde erfolgreich freigegeben.
- Abgelehnt: Der Beleg wurde vom Prüfer abgelehnt.
- Übersprungen: Der Workflow wurde für diesen Beleg manuell umgangen.
- Ausstehend: Der Beleg wartet auf Prüfung.
- Nicht ausgelöst: Der Beleg hat keinen Workflow durchlaufen.
Wie konfiguriere ich mehrstufige Workflows?
Für komplexe Anforderungen (z. B. wertabhängige Freigaben, 4-Augen-Prinzip) bietet Finmatics individuelle Lösungen via Business Process Modeling (BPMN). Diese Konfiguration erfolgt nicht über das Frontend. Bitte kontaktieren Sie hierfür Ihren Vertriebsmitarbeiter oder support@finmatics.com.