In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Rechnungsfreigabe Workflows mit Finmatics einrichten können.
Inhalt
- Was ist ein Workflow?
- Wo richte ich einen einstufigen Workflow ein?
- Welche Einstellungen kann ich vornehmen?
- Wie konfiguriere ich einen individuellen oder mehrstufigen Rechnungsfreigabe Workflow?
Was ist ein Workflow?
In Was sind Rechnungsfreigabe Workflows? finden Sie allgemeine Informationen zu einstufigen und mehrstufigen Workflows.
Wo richte ich einen einstufigen Workflow ein?
Diese Funktionalität ist ein kostenpflichtiges Zusatz-Modul. Um dieses Tool zu nutzen zu können, kontaktieren Sie ihren zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder customers@finmatics.com.
Bei Bedarf können Sie vorab in der Mandanten-Übersicht filtern, für welche Mandanten bereits ein Workflow bzw. noch kein Workflow existiert.
Klicken Sie nach Auswahl des gewünschten Mandanten anschließend auf den Reiter “Rechnungsfreigaben”.
Welche Einstellungen kann ich vornehmen?
Rechnungsfreigabe Workflows aktivieren oder deaktivieren
Standardgemäß ist der Workflow aktiv, nachdem Sie auf Speichern klicken. Sie können den Haken jederzeit entfernen und damit den Workflow deaktivieren. Er erscheint dann nicht mehr in der “Freigabe” Ansicht.
Auswahl der Belegtypen
Sie können nun auswählen, für welche Belegtypen die Rechnungsfreigabe aktiviert werden soll. Markieren Sie hierfür die jeweiligen Belegtypen und klicken Sie auf die Pfeile, um diese zu verschieben, oder verschieben Sie die Belegtypen mittels Drag & Drop in das Feld "Ausgewählte Belegtypen".
Auswahl der Benutzer
Sie sehen hier alle Benutzer des Mandanten aufgelistet, auch wenn diese derzeit keine Freigabe Berechtigung haben. Benutzer ohne eine Freigabe Berechtigung werden mit roten Ausrufezeichen gekennzeichnet. Sobald Sie Benutzer einem Workflow hinzufügen, wird die Berechtigung “Belege freigeben”, automatisch vergeben. Schieben Sie dafür die berechtigten Benutzer in das Feld “Ausgewählte Benutzer”.
Belegfelder auswählen
Wählen Sie hier aus, welche Belegfelder dem Freigabe Benutzer, angezeigt werden sollen. Das Belegfeld Kommentar ist standardgemäß ausgewählt. Diese Einstellung kann jederzeit rückgängig gemacht werden.
Abgelehnte Dokumente genehmigen
Mit Klick in das Kästchen neben “Ja”, stellen Sie ein, dass auch bereits abgelehnte Belege nachträglich doch noch genehmigt werden können.
Workflow bei Bedarf umbenennen
Der Tab Name des Workflows kann hier nach eigenen Wünschen umbenannt werden. Zusätzlich können Sie je nach Einstellung auch den Tab Namen für abgelehnte Belege anpassen.
Speichern des Workflows
Nach Klick auf “Speichern” wird Ihnen nun der Workflow in der “Freigabe” Ansicht angezeigt.
Ab jetzt landen alle hochgeladenen Belege die dieser Konfiguration entsprechen zuerst in der Freigabe Ansicht zur Freigabe durch die gewählten Benutzer.
Was bedeuten die unterschiedlichen Status des Workflows?
In der Belege-Ansicht haben Sie die Möglichkeit, den aktuellen Workflow-Status der Belege einzusehen und nach diesen zu filtern. Weitere Informationen zu den Filtermöglichkeiten finden Sie in Wie kann ich Ansichten filtern oder adaptieren?.
Folgende Workflow Status sind möglich:
- Genehmigt: der Beleg wurde genehmigt
- Abgelehnt: der Beleg wurde abgelehnt
- Übersprungen: für diesen Beleg wurde der Workflow übersprungen
- Ausstehend: der Beleg befindet sich im Workflow und wartet auf eine Überprüfung und gelangt anschließend in Genehmigt, Abgelehnt oder Übersprungen
- nicht ausgelöst: der Beleg wurde nicht geprüft und befindet sich nicht in einem Workflow
Wie konfiguriere ich einen individuellen oder mehrstufigen Rechnungsfreigabe Workflow?
Für individuelle Anforderungen, insbesondere für mittelständische und Großunternehmen, bietet Finmatics auch die Möglichkeit, komplexe Freigabeprozesse via Anpassung des Business Process Modeling (BPMN) zu realisieren. Kontaktieren Sie dazu Ihren zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder schreiben Sie an customers@finmatics.com.