Dokumentenfreigabe
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      Wie kann ich einen Rechnungsfreigabe Workflow konfigurieren?

      In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen einstufigen Rechnungsfreigabe Workflow selbst im Frontend von Finmatics einrichten können.

      Inhalt

       

      Was ist ein Workflow?

      In Was sind Rechnungsfreigabe Workflows? finden Sie allgemeine Informationen zu einstufigen und mehrstufigen Workflows.

      Wo richte ich einen einstufigen Workflow ein?

      Diese Funktionalität ist aktuell noch in der BETA Phase. Daher steht die Funktion noch nicht all unseren Kunden zur Verfügung. Sobald es für Ihr Unternehmen ausgerollt wird, werden Sie darüber informiert.

      Wählen Sie in der Mandanten Ansicht den Mandanten aus, für welchen Sie einen Workflow erstellen möchten. Klicken Sie anschließend auf den Reiter “Rechnungsfreigaben”. 

      Welche Einstellungen kann ich vornehmen?

      Status des Rechnungsfreigabe Workflows festlegen

      Standardgemäß ist der Workflow aktiv, nachdem Sie auf Speichern klicken. Sie können den Haken jederzeit entfernen und damit den Workflow deaktivieren. Er erscheint dann nicht mehr in der “Freigabe” Ansicht.

       

      Auswahl der Belegtypen

      Sie können nun auswählen, für welche Belegtypen die Rechnungsfreigabe aktiviert werden soll.

      Auswahl der Benutzer

      Sie sehen hier alle Benutzer des Mandanten aufgelistet, auch wenn diese derzeit keine Freigabe Berechtigung haben. Benutzer ohne eine Freigabe Berechtigung werden mit roten Ausrufezeichen gekennzeichnet. Damit bestimmte Benutzer Rechnungen sehen und freigeben können, müssen sie zuerst die benötigte Berechtigung “Belege freigeben” erhalten. Lesen Sie hierzu auch Wie werden Benutzer:innen verwaltet?. Schieben Sie anschließend die berechtigten Benutzer in das Feld “Ausgewählte Benutzer”.

      Belegfelder auswählen

      Wählen Sie hier aus, welche Belegfelder dem Freigabe Benutzer, angezeigt werden sollen. Das Belegfeld Kommentar ist standardgemäß ausgewählt. Diese Einstellung kann jederzeit rückgängig gemacht werden.

      Abgelehnte Dokumente genehmigen

      Mit Klick in das Kästchen neben “Ja”, stellen Sie ein, dass auch bereits abgelehnte Belege nachträglich doch noch genehmigt werden können.

      Workflow bei Bedarf umbenennen

      Der Tab Name des Workflows kann hier nach eigenen Wünschen umbenannt werden. Zusätzlich können Sie je nach Einstellung auch den Tab Namen für abgelehnte Belege anpassen.

      Speichern des Workflows

      Nach Klick auf “Speichern” wird Ihnen nun der Workflow in der “Freigabe” Ansicht angezeigt.

      Ab jetzt landen alle hochgeladenen Belege die dieser Konfiguration entsprechen zuerst in der Freigabe Ansicht zur Freigabe durch die gewählten Benutzer. 

      Wie konfiguriere ich einen individuellen oder mehrstufigen Rechnungsfreigabe Workflow?

      Für individuelle Anforderungen, insbesondere für mittelständische und Großunternehmen, bietet Finmatics auch die Möglichkeit, komplexe Freigabeprozesse via Anpassung des Business Process Modeling (BPMN) zu realisieren. Kontaktieren Sie dazu Ihren zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder schreiben Sie an customers@finmatics.com.