Finmatics Mobile App
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      Wie scanne und verarbeite ich Belege mit der Finmatics Mobile App?

      Belege hochladen, freigeben und vereinzelt Felder bearbeiten. Dieser Artikel erklärt, welche Möglichkeiten Sie hierzu in der App haben.

      Inhalt 

       

      Sollten Sie zuvor eine Übersicht des Menüs der App benötigen, finden Sie diese im folgenden Artikel:

      Wie verwende ich die Finmatics Mobile App?

       

      Mit der Finmatics Mobile App können schnell und einfach Belege (z.B. Kassabelege) abfotografiert werden. Rechnungsinformationen können dabei zusätzlich, falls auf den Belegen vorhanden, aus QR-Codes ausgelesen werden.

      Je nach Berechtigungen und Einstellungen stehen Ihnen in der Finmatics Mobile App folgende Funktionen zur Verfügung:

      Belege in einem Workflow freigeben

      Generell schaltet Ihnen die Benutzer Berechtigung “Belege freigeben” die Workflow-Ansicht frei. Sollten Freigabe-Workflows eingerichtet sein, werden Ihnen diese in der App angezeigt und können bearbeitet werden. Es ist außerdem möglich, mehrere Belege auf einmal freizugeben. So können noch schneller größere Mengen an Belegen in der Finmatics App bearbeitet werden. Sehen Sie sich dazu auch unseren Helpcenter Artikel zur Dokumentenfreigabe an.

      Belege hochladen und einzelne Felder bearbeiten

      Barbelege und andere Spesen, können ganz einfach jederzeit mit dem Smartphone gescannt und hochgeladen werden. Je nach Einstellungen können Sie hier auch schon die Felder Kommentar, Kostenstellen, Kostenträger, Label und Anlass ausfüllen.

      Neue Scan-Experience Mobile App

      Durch die Genius-Scan-Integration (GSI) haben Sie die Möglichkeit, Belege automatisch zu erfassen. Die GSI schneidet und begradigt das Bild. Ferner können Sie das Bild im Anschluss, wenn gewünscht mit einem Filter versehen. Sie können das Bild auch nochmals manuell zuschneiden, drehen sowie die Kanten glätten. Mit "Erneut versuchen" kann das Bild verworfen werden und ein neues Foto gemacht werden. Durch Tippen auf "Fertig" wird das Foto bestätigt.

      1 - Filter Auswahl, 2 - Kanten glätten, 3 - manuell zuschneiden, 4 - Bild drehen, 5 - Bild verwerfen und ein neues machen, 6 - Bearbeitung bestätigen

      Sollte ein QR-Code auf dem Beleg aufgedruckt sein, kann dieser im nächsten Schritt erfasst und ausgelesen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Wie können QR Codes mit der Finmatics Mobile App erfasst werden? (QR Code Scan). Im Anschluss kann der Beleg durch einen Klick auf das Symbol rechts unten hochgeladen werden. 

      1 - QR Code Scannen, 2 - Bild hochladen

      Wenn Sie das Bild nicht hochladen und links oben auf zurück gehen, geht das Bild verloren und es muss erneut gemacht werden.


      Hochgeladene Belege einsehen und einzelne Felder bearbeiten

      Alle Belege, die hochgeladen wurden, können mit den richtigen Einstellungen eingesehen und deren Buchungsperiode geändert werden.

      Das Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über alle Belegtypen des eingestellten Zeitraums. Um weitere Informationen zu erhalten, wählen Sie einen Belegtyp aus.

      Belege werden in der App anhand des Belegdatums sortiert, sobald diese verarbeitet wurden.

              

      Kürzlich hochgeladene, nicht erfasste Dokumente sind unter Neuer Upload zu finden. 

      Unter dem Punkt Verarbeitet werden Belege angezeigt, sobald sie den Status “Erfassen” verlassen und nur noch bestätigt und exportiert werden müssen. Sehen Sie sich dazu auch den Artikel Was bedeuten die unterschiedlichen Übertragungsstatus? an. 
       
      Klicken Sie auf die Datumsanzeige, um den Zeitraum der Dokumentenlistenansicht individuell einzustellen. 

      Suchen und finden von Belegen

      Jeder Dokumenttyp bietet eine Suchfunktion, die über die Lupe rechts oben aufgerufen werden kann. Nach Eingabe von mindestens drei Zeichen werden Ergebnisse angezeigt. Gesucht werden kann nach allen erfassten Daten wie Kundenname, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Die Volltextsuche basiert auf erfassten Daten (OCR). Die Ergebnisse unterliegen der Dokumentenqualität.

      Detailansicht und Bearbeitungsoptionen von Belegen

      Die Detailansicht können Sie aufrufen, indem Sie ein Dokument antippen. Angezeigt wird das Belegbild und zugehörige Daten. Im Kasten sind Lieferanten- und Kundenname, Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag angezeigt. Das Belegbild finden Sie darunter. Um die nächste Seite anzuzeigen, wischen Sie auf dem Bild nach links, bis Sie die letzte Seite erreichen. Kehren Sie zurück, indem Sie nach rechts wischen. Ferner haben Sie rechts oben ein Bleistiftsymbol, über welches Sie in der App verfügbare Felder (Buchungsperiode, Kostenstellen, Kostenträger, Label, Kommentare...) aufrufen und bearbeiten können.

      Um das Bild ohne zugehörige Daten oben anzuzeigen, tippen Sie einmal auf das Bild. Das Bild wird dann größer und durch Tippen Sie mit zwei Fingern, kann gezoomt werden. Die Punkte unter dem Bild geben die Anzahl der Seiten an.