Belege hochladen, freigeben und vereinzelt Felder bearbeiten. Dieser Artikel erklärt, welche Möglichkeiten Sie hierzu in der App haben.
Inhalt
Sollten Sie zuvor eine Übersicht des Menüs der App benötigen, finden Sie diese im folgenden Artikel:
Je nach Berechtigungen und Einstellungen stehen Ihnen in der Finmatics Mobile App folgende Funktionen zur Verfügung:
Belege hochladen
Belege scannen
Barbelege und andere Spesen, können ganz einfach jederzeit mit dem Smartphone gescannt und hochgeladen werden.
Durch die Genius-Scan-Integration (GSI) haben Sie die Möglichkeit, Belege automatisch zu erfassen. Die GSI schneidet und begradigt das Bild. Ferner können Sie das Bild im Anschluss, wenn gewünscht mit einem Filter versehen. Sie können das Bild auch nochmals manuell zuschneiden, drehen sowie die Kanten glätten. Mit "Erneut versuchen" kann das Bild verworfen werden und ein neues Foto gemacht werden. Durch Tippen auf "Fertig" wird das Foto bestätigt.
1 - Filter Auswahl, 2 - Kanten glätten, 3 - manuell zuschneiden, 4 - Bild drehen, 5 - Bild verwerfen und ein neues machen, 6 - Bearbeitung bestätigen
Sollte ein QR-Code auf dem Beleg aufgedruckt sein, kann dieser im nächsten Schritt erfasst und ausgelesen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Wie können QR Codes mit der Finmatics Mobile App erfasst werden? (QR Code Scan).
1 - QR Code Scannen, 2 - Bild hochladen
Wenn Sie das Bild nicht hochladen und links oben auf zurück gehen, geht das Bild verloren und muss erneut aufgenommen werden.
Belege mittels Teilen Funktion an die App übertragen
Öffnen Sie hierzu das Foto oder PDF des Belegs auf Ihrem Mobilgerät z.B. in Ihrem E-Mail Programm und klicken Sie auf das Teilen Symbol. Wählen Sie nun die Finmatics App aus. Sollten Sie nicht in der Finmatics App angemeldet sein, öffnet sich die Login Ansicht, bei welcher Sie sich in diesem Schritt anmelden können. Teilen Sie nun das Dokument und wählen Sie bei mehreren Mandanten den gewünschten aus und legen Sie den Belegtypen fest.
Einzelne Felder beim Hochladen bearbeiten
Je nach Einstellungen können Sie hier auch schon die Felder Kommentar, Notiz, Kostenstellen, Kostenträger, Kopflabel, Positionslabel, Buchungsperiode und Anlass ausfüllen. Zur Erfassung der Felder, klicken Sie auf das Bleistiftsymbol. Im Anschluss kann der Beleg durch einen Klick auf das Symbol rechts unten hochgeladen werden.
Hochgeladene Belege einsehen und einzelne Felder bearbeiten
Alle Belege, die hochgeladen wurden, können mit den richtigen Einstellungen eingesehen und deren Buchungsperiode geändert werden.
Das Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über alle Belegtypen des eingestellten Zeitraums. Um weitere Informationen zu erhalten, wählen Sie einen Belegtypen aus.
Belege werden in der App anhand des Belegdatums sortiert, sobald diese verarbeitet wurden.
Kürzlich hochgeladene, nicht erfasste Dokumente sind unter Neuer Upload zu finden.
Sie haben hier zusätzlich die Möglichkeit, einzelne Belege zu löschen, indem Sie nach rechts wischen.
Suchen und finden von Belegen
Jeder Belegtyp bietet eine Suchfunktion, die über die Lupe rechts oben aufgerufen werden kann. Nach Eingabe von mindestens drei Zeichen werden Ergebnisse angezeigt. Gesucht werden kann nach allen erfassten Daten wie Kundenname, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Die Volltextsuche basiert auf erfassten Daten (OCR). Die Ergebnisse unterliegen der Dokumentenqualität.
Detailansicht und Bearbeitungsoptionen von Belegen
Die Detailansicht können Sie aufrufen, indem Sie ein Dokument antippen. Angezeigt wird das Belegbild und zugehörige Daten. Im Kasten sind Lieferanten- und Kundenname, Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag angezeigt. Das Belegbild finden Sie darunter. Um die nächste Seite anzuzeigen, wischen Sie auf dem Bild nach links, bis Sie die letzte Seite erreichen. Kehren Sie zurück, indem Sie nach rechts wischen. Die Punkte unter dem Bild geben die Anzahl der Seiten an. Indem Sie mit zwei Fingern auf das Bild tippen und diese auseinanderziehen, können Sie das Bild heranzoomen. Zusätzlich finden Sie rechts oben ein Bleistiftsymbol, über welches Sie die bereits oben genannten Belegfelder aufrufen und bearbeiten können.
Belege in einem Workflow freigeben
Generell schaltet Ihnen die Benutzer Berechtigung “Belege freigeben” die Workflow-Ansicht frei. Sollten Freigabe-Workflows eingerichtet sein, werden Ihnen diese in der App neben den Belegtypen am Homescreen angezeigt und können bearbeitet werden. Es ist außerdem möglich, mehrere Belege auf einmal freizugeben. So können noch schneller größere Mengen an Belegen in der Finmatics App bearbeitet werden. Sehen Sie sich dazu auch unseren Helpcenter Artikel zur Dokumentenfreigabe an.
Sobald ein Workflow konfiguriert wurde, wird Ihnen dieser auf der Startseite angezeigt. In den einzelnen Widgets sehen Sie die Überschrift, den Gesamtbetrag und die Anzahl der enthaltenen Belege. Die Farben der Widgets sind vor eingestellt.
Belege in einem Workflow bearbeiten
Mit der Pausen Funktion können Sie ein Datum festlegen, bis zu welchem die Bearbeitung dieses Belegs gestoppt wird. Pausierte Belege werden mit einem Symbol in der Beleg-Übersicht gekennzeichnet.
Auch in der Detail-Ansicht des Belegs finden Sie unten eine Aktionsleiste über welche Belege unter anderem freigegeben oder abgelehnt werden können. Zudem können Sie über das Drei-Punkte Menü rechts oben, den Beleg teilen oder den Bearbeitungsverlauf einsehen.
Belege mit Pflichtfeldern können ausschließlich in der Detail-Ansicht freigegeben werden.
