Wie starte ich mit Finmatics als BMD-Nutzer?
Erfahren Sie, wie Sie Finmatics mit BMD API einrichten, Mandanten synchronisieren, Belegtypen konfigurieren und die Belegverarbeitung starten.
Was ist bereits erledigt?
Die technische Einrichtung wurde in der Regel bereits mit Hilfe des BMD Helpdesks durchgeführt. Sie sollten in Ihrer BMD-Umgebung bereits Zugriff auf die Module Fibu sowie das Dokumenten-Management-System haben.
Hinweis: Sollten Sie nachträglich Zugangsdaten des API-Benutzers ändern müssen, können Sie diese in BMD unter TOOLS Parameter - Gesamtsystem - Allgemeine Einstellungen - 28 FINMATICS-Client - Upload anpassen.
Welche Einstellungen muss ich in BMD vornehmen?
Damit die Zusammenarbeit zwischen BMD und Finmatics reibungslos funktioniert, sind einige Grundeinstellungen direkt in Ihrer BMD-Software erforderlich.
Wie lege ich Mandanten an und administriere diese?
Die Verwaltung Ihrer Mandanten erfolgt primär in BMD. Wählen Sie einen Mandanten mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus und schalten Sie diesen in BMD für die Datenübertragung zu Finmatics frei.
- Automatische Synchronisation: Sobald Sie einen neuen Mandanten in BMD anlegen oder Änderungen an bestehenden Mandanten vornehmen, werden diese Informationen automatisch an Finmatics übertragen.
- Keine manuelle Anlage in Finmatics: Sie müssen Mandanten nicht manuell in Finmatics anlegen.
- Datenpflege: Stellen Sie vor dem Anbindungstermin sicher, dass Stammdaten wie Name, Adresse, USt-IdNr., IBAN und Belegtypen in BMD vollständig und aktuell sind. Änderungen an diesen Daten sollten immer in BMD erfolgen, da Finmatics-Änderungen nicht automatisch zurückgespielt werden.
Weiterführende Informationen:
Welche Einstellungen muss ich in Finmatics vornehmen?
Nachdem die Basis in BMD gelegt ist, loggen Sie sich unter app.finmatics.com ein. Sollten Sie noch keinen Zugang haben, prüfen Sie bitte Ihren E-Mail-Eingang auf eine Einladung oder kontaktieren Sie den Support.
Welche besonderen Mandanten-Einstellungen gibt es?
Je nach Mandant können spezifische Konfigurationen notwendig sein, beispielsweise für steuerbefreite Unternehmen oder spezielle Erfassungsmasken.
Weiterführende Informationen:
- Wie automatisiere ich Buchungstexte?
- Wie konfiguriere ich eine Steuerbefreiung für Mandanten in Finmatics?
- Wie konfiguriere ich die Erfassungsmaske?
Wie verwalte ich Geschäftspartner?
Die Geschäftspartner-Stammdaten werden in der Regel initial übertragen. Wie Sie diese im laufenden Betrieb pflegen oder ergänzen, erfahren Sie in unserem Detail-Artikel.
Weiterführende Informationen:
Wie passe ich Belegtypen an?
Ihre in BMD definierten Belegkreise werden als "Belegtypen" nach Finmatics synchronisiert. In der Mandanten-Ansicht im Reiter "Belegtypen" können Sie diese weiter konfigurieren:
- Anzeigename: Ändern Sie den Namen, damit er für Ihre Mandanten beim Upload verständlich ist.
- E-Mail-Adresse: Für jeden Belegtyp wird automatisch eine systemgenerierte E-Mail-Adresse erstellt. Belege, die an diese Adresse gesendet werden (PDF oder Bild), werden automatisch importiert, ausgelesen und verarbeitet.
Weiterführende Informationen:
Wie aktiviere ich Kostenstellen?
Neben der Kontonummer kann Finmatics auch Kostenstellen vorhersagen. Sie können diese Funktion für die gesamte Kanzlei oder einzelne Mandanten aktivieren. Wichtig: Legen Sie Kostenstellen und Kostenträger immer in BMD an, da diese nicht von Finmatics zurück in die BMD synchronisiert werden.
Weiterführende Informationen:
Wie konfiguriere ich eine interne Rechnungsnummer?
Arbeiten Sie mit internen Rechnungsnummern, können Sie das Feld "externe Rechnungsnummer" in Finmatics aktivieren. Die Belegnummer des Geschäftspartners wird dann dort eingetragen, während das Feld "Rechnungsnummer" für Ihre interne Nummer frei bleibt oder automatisch befüllt wird.
Weiterführende Informationen:
Wie erstelle und verwalte ich Benutzer?
Sie können Mitarbeiter und Mandanten direkt in Finmatics einladen. Dabei steuern Sie über Berechtigungen, wer Zugriff auf welche Mandanten hat und wer Belege scannen, trennen oder heften darf.
Weiterführende Informationen:
Wie richte ich Benachrichtigungen ein?
Hinterlegen Sie pro Mandant einen zuständigen Benutzer ("Verantwortlicher Buchhalter"). Dieser erhält automatische E-Mail-Benachrichtigungen, sobald Belege bereitstehen oder exportiert wurden.
Weiterführende Informationen:
Wie konfiguriere ich allgemeine Automatisierungen?
In der "Einstellungen"-Ansicht können Sie globale Parameter für die Seitentrennung, Belegverarbeitung und Stammdaten-Erstellung definieren.
Weiterführende Informationen:
Wie übertrage ich Belege nach Finmatics?
Sie können Belege auf verschiedenen Wegen in das System bringen:
- Direkt aus BMD: Nutzen Sie BMD Com oder die Belegablage Databox.
- Finmatics Upload: Nutzen Sie Web-Upload, E-Mail oder die Mobile App.
Weiterführende Informationen:
- Wie lade ich Belege via Webupload hoch?
- Welche Belegtransfertechnologie ist für meine Arbeitsweise die richtige?
Wie bearbeite ich Belege?
Nach dem Import werden die Belege verarbeitet. Sie können diese entweder direkt in BMD (nach dem Abholen) bearbeiten oder den Prozess so konfigurieren, dass eine Bearbeitung erst in Finmatics erfolgt (z.B. durch den Mandanten). Wenn Sie in Finmatics arbeiten möchten, stellen Sie den Stapelschritt in BMD so ein, dass Belege erst nach der Bestätigung ("Bestätigt von Buchhaltung") abgeholt werden.
Weiterführende Informationen:
- Wie konfiguriere ich den Stapelschritt in BMD?
- Wie nutze ich den Menüpunkt Aufgaben?
- Wie funktioniert die Finmatics Erfassungsmaske?
Wie exportiere ich die Belege nach BMD?
Verarbeitete Belege werden je nach Einstellung automatisch an BMD exportiert. Sie können den Export jedoch auch jederzeit manuell anstoßen.
Weiterführende Informationen: