Wie nutze ich die Aufgaben-Ansicht?

Inhalt

• Wer sieht die Aufgaben-Ansicht?
• Wozu dient  die Aufgaben-Ansicht?
• Wie ist die Ansicht aufgebaut?
• Welche Aufgaben gibt es und wann scheinen diese auf?
• Was ist der Unterschied zwischen der Übertragungen- und Aufgaben-Ansicht?
• Wie kann ich nach Mandanten und Belegtypen filtern?

Wer sieht die Aufgaben-Ansicht?

Alle Benutzer mit der Berechtigung „Belege vervollständigen“ oder „Belege vorerfassen“ können die Aufgaben-Ansicht sehen. Welche Aufgaben für einen Benutzer aufscheinen hängt wiederum von den Benutzerberechtigungen ab.

Belege, die sich im Status “Erfassen” befinden scheinen nur für Benutzer mit der Berechtigung “Belege vorerfassen” auf, Belege im Status “Bestätigen” nur für Benutzer mit der Berechtigung “Belege vervollständigen”. Sobald die Belege bestätigt wurden, scheinen diese nur noch für Benutzer mit der Berechtigung “Belege exportieren” auf.

Wozu dient  die Aufgaben-Ansicht?

Sie laden einen Beleg zu Finmatics hoch oder dieser wird über andere Wege übertragen. Weitere Informationen zu den Übertragungsmöglichkeiten finden Sie in Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen?.

Wenn alle Felder erfasst und vorhergesagt wurden und keine Unstimmigkeiten entdeckt wurden,  stehen Belege automatisch für den Export bereit oder werden je nach Einstellung auch automatisch in Ihr Buchhaltungssystem exportiert. Wenn nicht, dann entsteht eine Aufgabe und der Beleg muss kontrolliert werden. Wenn Sie in den „Aufgaben“ auf Prüfen klicken, werden Sie in die Beleg-Ansicht weitergeleitet, in welcher automatisch alle zu prüfenden  Belege gefiltert aufscheinen.

Wie ist die Ansicht aufgebaut?

Die Ansicht ordnet die Belege, welche zu kontrollieren sind, nach Mandanten und Belegtypen. Das ermöglicht Ihnen die komfortable Abarbeitung ähnlicher Verarbeitungen in einem Arbeitsschritt. Das bedeutet: Werden 10 Belege einzeln für einen Mandant und Belegtypen übertragen, z.B. täglich per E-Mail oder mobile App Upload, werden die Belege hier zusammengefasst.

Welche Aufgaben gibt es und wann scheinen diese auf?

In der Aufgaben-Ansicht gibt es zwei Arten von Aufgaben, Prüfen und Exportieren.

• Prüfen: Hier erscheinen Belege, bei denen nicht alle Felder erfasst und vorhergesagt wurden und welche vom Buchhalter kontrolliert werden müssen.

• Exportieren: Belege, die unter Exportieren erscheinen wurden bereits vom Buchhalter kontrolliert und können exportiert werden. Hier erscheinen jedoch nur Belege aus bereits vollständig kontrollierten Belegstapeln, d.h. aus Belegstapeln, bei denen jeder einzelne Beleg für den Export bereit ist.

Was ist der Unterschied zwischen der Übertragungen- und Aufgaben-Ansicht?

In der Übertragungen-Ansicht sehen Sie alle Belege gruppiert nach Übertragungsdatum. In der Aufgaben-Ansicht sehen Sie alle Belege, welche Buchhalter bearbeiten sollen, gruppiert nach Mandanten und Belegtypen.

Zum Beispiel: Ein Mandant lädt per E-Mail jeden Tag 5 Belege hoch. In der Übertragungen-Ansicht sehen Sie dann einen Eintrag pro Tag mit je 5 Belegen. In der Aufgaben-Ansicht werden jene Belege, die der Buchhalter prüfen muss, zusammengefasst. Der Buchhalter sieht dann z.B. einen Eintrag mit 20 Belegen.

Wie kann ich nach Mandanten und Belegtypen filtern?

Klicken Sie neben der Suche auf das Filtersymbol und es öffnen sich die Filtermöglichkeiten. Weitere Informationen finden Sie in Wie kann ich Ansichten filtern oder adaptieren?.