Wie kann ich einen Rechnungsfreigabe Workflow konfigurieren?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Rechnungsfreigabe Workflows mit Finmatics einrichten können.

Inhalt

Was ist ein Workflow?

In Was sind Rechnungsfreigabe Workflows? finden Sie allgemeine Informationen zu einstufigen und mehrstufigen Workflows.

Wo richte ich einen einstufigen Workflow ein?

Diese Funktionalität ist ein kostenpflichtiges Zusatz-Modul. Um dieses Tool zu nutzen zu können, kontaktieren Sie ihren zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder customers@finmatics.com.

Bei Bedarf können Sie vorab in der Mandanten-Übersicht filtern, für welche Mandanten bereits ein Workflow bzw. noch kein Workflow existiert. 

Klicken Sie nach Auswahl des gewünschten Mandanten anschließend auf den Reiter “Rechnungsfreigaben”. 

Welche Einstellungen kann ich vornehmen?

Status des Rechnungsfreigabe Workflows festlegen

Standardgemäß ist der Workflow aktiv, nachdem Sie auf Speichern klicken. Sie können den Haken jederzeit entfernen und damit den Workflow deaktivieren. Er erscheint dann nicht mehr in der “Freigabe” Ansicht.

 

Auswahl der Belegtypen

Sie können nun auswählen, für welche Belegtypen die Rechnungsfreigabe aktiviert werden soll. Markieren Sie hierfür die jeweiligen Belegtypen und klicken Sie auf die Pfeile, um diese zu verschieben, oder verschieben Sie die Belegtypen mittels Drag & Drop in das Feld "Ausgewählte Belegtypen". 

Auswahl der Benutzer

Sie sehen hier alle Benutzer des Mandanten aufgelistet, auch wenn diese derzeit keine Freigabe Berechtigung haben. Benutzer ohne eine Freigabe Berechtigung werden mit roten Ausrufezeichen gekennzeichnet. Sobald Sie Benutzer einem Workflow hinzufügen, wird die Berechtigung “Belege freigeben”, automatisch vergeben. Schieben Sie dafür die berechtigten Benutzer in das Feld “Ausgewählte Benutzer”. Schieben Sie dafür die berechtigten Benutzer in das Feld “Ausgewählte Benutzer”.

Belegfelder auswählen

Wählen Sie hier aus, welche Belegfelder dem Freigabe Benutzer, angezeigt werden sollen. Das Belegfeld Kommentar ist standardgemäß ausgewählt. Diese Einstellung kann jederzeit rückgängig gemacht werden.

Abgelehnte Dokumente genehmigen

Mit Klick in das Kästchen neben “Ja”, stellen Sie ein, dass auch bereits abgelehnte Belege nachträglich doch noch genehmigt werden können.

Workflow bei Bedarf umbenennen

Der Tab Name des Workflows kann hier nach eigenen Wünschen umbenannt werden. Zusätzlich können Sie je nach Einstellung auch den Tab Namen für abgelehnte Belege anpassen.

Speichern des Workflows

Nach Klick auf “Speichern” wird Ihnen nun der Workflow in der “Freigabe” Ansicht angezeigt.

Ab jetzt landen alle hochgeladenen Belege die dieser Konfiguration entsprechen zuerst in der Freigabe Ansicht zur Freigabe durch die gewählten Benutzer. 

Wie konfiguriere ich einen individuellen oder mehrstufigen Rechnungsfreigabe Workflow?

Für individuelle Anforderungen, insbesondere für mittelständische und Großunternehmen, bietet Finmatics auch die Möglichkeit, komplexe Freigabeprozesse via Anpassung des Business Process Modeling (BPMN) zu realisieren. Kontaktieren Sie dazu Ihren zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder schreiben Sie an customers@finmatics.com.