Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen?
In diesem Artikel erfahren Sie, über welche Wege, Dokumente an Finmatics übertragen werden können.
Inhalt
Dokumentenübertragung per Upload
Klicken Sie oben links auf das Logo, um in die Aufgaben-Ansicht zu gelangen, von welcher aus Sie Dokumente hochladen können. Alternativ können Sie direkt auf die Reiter “Aufgaben”, “Übertragungen” oder “Freigabe” im linken Menü klicken. Weitere Informationen finden Sie in Wie lade ich Belege via Webupload hoch?.
Verwenden Sie die Hochladen-Option, wenn Sie bereits über digitale Belege verfügen.
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Dokumentenübertragung mittels Webscanner
Sie können Dokumente mit einem Webscanner an Finmatics übertragen. Dazu benötigen Sie einen Netzwerkscanner und Ihr Computer muss sich im selben Netzwerk befinden.
Klicken Sie oben links auf das Logo oder auf die Reiter “Aufgaben”, “Freigabe” oder “Übertragungen” und im Anschluss auf “Scan”. Bei Bedarf wird automatisch ein Treiber installiert. Wählen Sie den Mandanten, Belegtypen und Zeitraum aus und klicken Sie auf “Scan”. Die Belege werden nun automatisch von Ihrem Scanner verarbeitet und nach Finmatics übertragen. Eine genaue Anleitung finden Sie in Wie scanne ich mit Finmatics?.
Verwenden Sie die Option des Web-Scanners, wenn in Ihrem Büro Papierbelege vorhanden sind.
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Dokumentenübertragung über Finmatics E-Mail-Adresse
Sie können Belege auch per E-Mail an Finmatics senden. Wenn Sie eine E-Mail mit einem Bildanhang (pdf, tiff, jpg) an Ihre Finmatics E-Mail-Adresse senden, wird die Anlage der E-Mail verarbeitet. Lesen Sie hierzu auch Wie können Dokumente per E-Mail an Finmatics gesendet werden?.
In der Mandanten-Ansicht im Reiter “Belegtypen” müssen Sie hierzu vorab für den jeweiligen Belegtypen eine E-Mail Adresse anlegen, um die Übertragung per E-Mail zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in Welche Einstellungen kann ich in der Mandanten-Ansicht im Reiter "Belegtypen" vornehmen?.
Verwenden Sie die E-Mail Option, wenn Ihre Belege sich bereits im E-Mail-Posteingang befinden.
Gibt es eine Größenbeschränkung für das Hochladen von Dokumenten?
Sie können bis zu 1000 Seiten gleichzeitig an Finmatics übertragen. Die Größenbeschränkung beträgt 500 MB.
Für E-Mail-Anhänge müssen die jeweiligen Größenbeschränkungen des E-Mail-Anbieters berücksichtigt werden. Bei Outlook und Gmail liegt die Grenze bei 20 MB. Bei Geschäftskonten beträgt die Standardgröße 10 MB.
Scannen über die Finmatics Mobile App
Sie können auch ganz einfach Quittungen mit Ihrem Smartphone fotografieren. Laden Sie die Finmatics App im App Store herunter. Eine detaillierte Erklärung zum Scanvorgang mittels mobile App finden Sie in Wie scanne und verarbeite ich Belege mit der Finmatics Mobile App?.
Verwenden Sie die Finmatics App auf Ihrem Smartphone, wenn Sie wenige Belege (weniger als 5) haben, wenn kein Scanner vorhanden ist oder die Belege sofort weitergeleitet werden sollen (Restaurant, Hotel).
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REST-API
Finmatics verfügt über eine REST-API zum Übertragen von Dokumenten aus jeder digitalen Quelle. Mit der REST-API können Sie Dokumente automatisch aus Ordnern oder anderen Softwaresystemen an Finmatics übertragen. In unserem Helpcenter Artikel Erste Schritte mit der Rest API erhalten Sie weitere Informationen. Wenden Sie sich zusätzlich falls möglich an Ihre IT-verantwortliche Person in Ihrem Unternehmen.
Wenn Sie in Ihrer Organisation Prozesse erkennen, bei denen Dokumente manuell kopiert oder übertragen werden, ist es sinnvoll diese mittels Finmatics REST-API zu automatisieren.
Lieferanten – Kundenportal
Sie können Ihren Lieferanten/Kunden das Hochladen von Dokumenten in Finmatics gewähren. Klicken Sie auf den Reiter "Mandanten" und wählen Sie den jeweiligen Mandanten aus. Im Reiter "Benutzer", können Sie Benutzer wie zum Beispiel Lieferanten/Kunden einladen. Nach der Einladung können Benutzer der Rolle "Management" Benutzerrechte in der Benutzerverwaltung verwalten.
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