Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen?

Hintergrund

Sie können Belege auf verschiedene Weise an Finmatics übertragen:

  • Web-Upload
  • Web-Scanner
  • E‑mail
  • Smartphone-Scan
  • REST-API
  • Lieferanten – Kundenportal

Dokumentenübertragung per Upload

Klicken Sie auf die Registerkarte Home und dann auf hochladen. Wählen Sie den Mandanten sowie Belegtypen aus und klicken Sie auf Dateien auswählen. Nachdem Sie die Quittungen ausgewählt haben, klicken Sie auf Hochladen und die Dateien werden hochgeladen.

Tipp: Verwenden Sie die Hochladen-Option, wenn Sie bereits über digitale Belege verfügen.

Dokumentenübertragung mittels Webscanner

Sie können Dokumente mit einem Webscanner an Finmatics übertragen. Dazu benötigen Sie einen Netzwerkscanner. Ihr Computer muss sich im selben Netzwerk befinden. Klicken Sie auf die Registerkarte Home und dann auf Scannen. Bei Bedarf wird automatisch ein Treiber installiert. Wählen Sie den Mandanten sowie Belegtypen aus und klicken Sie auf Scannen. Die Belege werden nun automatisch von Ihrem Scanner verarbeitet und nach Finmatics übertragen.

Tipp: Verwenden Sie die Option des Web-Scanners, wenn in Ihrem Büro Papierbelege vorhanden sind.

Dokumentenübertragung über Finmatics E-Mail-Adresse

 Sie können Belege auch per E-Mail an das System senden. Wenn Sie eine E-Mail mit einem Bildanhang (pdf, tiff, jpg) an Ihre Finmatics E-Mail-Adresse senden, wird die Anlage zur Verarbeitung genommen. Nur die Anlage, nicht die E-Mail, wird verarbeitet. 
Sie können die E-Mail-Dokumentübertragung wie folgt aktivieren: Gehen Sie auf die Registerkarte Mandanten und klicken auf den jeweiligen Mandaten. Im Anschluss klicken Sie auf den den Reiter Belegtypen und wählen den gewünschten Belegtypen durch anklicken aus. Nun können Sie die Funktion E-Mail Adresse anlegen  aktivieren. 

Tipp: Verwenden Sie die E-Mail Option, wenn Ihre Belege sich bereits im E-Mail-Posteingang befinden. 

Scannen über Finmatics Handy App

Sie können auch ganz einfach Quittungen mit Ihrem Smartphone fotografieren. Laden Sie die Finmatics App im App Store herunter.

Tipp: Verwenden Sie die Finmatics App auf Ihrem Smartphone, wenn Sie nur ein paar Belege (weniger als 5) haben, wenn kein Scanner vorhanden ist oder die Belege sofort weitergeleitet werden sollen (Restaurant, Hotel).

Weiterführender Link: Wie verwende ich die Finmatics Mobile App?

REST-API 

Finmatics verfügt über eine REST-API zum Übertragen von Dokumenten aus jeder digitalen Quelle. Mit der REST-API können Sie Dokumente automatisch aus Ordnern oder anderen Softwaresystemen an Finmatics übertragen. Bitte lesen Sie mehr im Artikel über die REST-API oder wenden Sie sich an Ihren IT-verantwortliche Person, um weitere Informationen zu erhalten.

Tipp: Wenn Sie in Ihrer Organisation Prozesse erkennen, bei denen Dokumente manuell kopiert oder übertragen werden, macht es Sinn diese mittels Finmatics REST-API zu automatisieren!

Lieferanten – Kundenportal

Sie können Ihren Lieferanten/Kunden das Hochladen von Dokumenten in Finmatics gewähren. Gehen Sie zu den Tab-Mandanten und klicken Sie auf den jeweiligen Mandanten. Dann wählen Sie die Registerkarte Benutzer. Hier können Sie Benutzer wie zum Beispiel Lieferanten/Kunden einladen. Nach der Einladung können Benutzer der Rolle Administrator Benutzerrechte in der Benutzerverwaltung verwalten.