Wie finde und bearbeite ich Benutzer?
In der Benutzer-Ansicht erhalten Sie eine Liste aller registrierten Nutzer Ihres Unternehmens.
- Suchen & Filtern: Nutzen Sie die Suchleiste für Namen oder E-Mail-Adressen. Über das Filter-Symbol können Sie die Liste nach Status (Aktiv/Deaktiviert) oder Rollen einschränken.
- Mehr zum Filtern: Wie kann ich Ansichten filtern oder adaptieren?
- Status prüfen: Die Spalte "Status" zeigt an, ob ein Benutzer aktiv ist, eingeladen wurde (noch nicht akzeptiert) oder deaktiviert ist.
- Hinweis: Benutzer werden nach sechs Monaten Inaktivität automatisch deaktiviert.
Aktionen im Drei-Punkte-Menü
Über das Drei-Punkte-Menü in der Tabellenzeile stehen Ihnen folgende Verwaltungsfunktionen zur Verfügung:
- Bearbeiten: Öffnet die Detailansicht für Berechtigungen und Stammdaten.
- Deaktivieren: Entzieht den Zugriff sofort, ohne den Benutzer zu löschen.
- Löschen: Entfernt den Benutzer unwiderruflich.
- Passwort zurücksetzen: Sendet einen Reset-Link an den Benutzer.
- Sicherheitsbericht: Sendet ein Protokoll über Änderungen am Benutzer per E-Mail.
Sie können mehrere Benutzer markieren und über die Aktionsleiste (Papierkorb-Symbol) gemeinsam löschen.
Welche Benutzerrollen stehen zur Verfügung?
Finmatics bietet vordefinierte Rollen, die gängige Aufgabengebiete bündeln. Wenn Sie eine Rolle zuweisen, werden die passenden Einzelberechtigungen automatisch gesetzt. Sie können diese anschließend individuell anpassen. Die Benutzerrolle kann im Reiter "Berechtigungen" der Detailansicht eines Benutzers angepasst werden.
- Buchhalter: Ideal für die Sachbearbeitung. Kann Belege verarbeiten (Vorerfassen, Vervollständigen) und Stammdaten verwalten.
- Business Admin: Kann Belege hochladen, einsehen und freigeben. Oft für Mandanten-Administratoren genutzt.
- Management: Voller Zugriff auf Kanzlei-Stammdaten, Mandantenverwaltung, Dokumentenverwaltung und Berichte.
- Upload Benutzer: Eingeschränkt auf das Hochladen und Scannen von Belegen (z. B. für reine Scan-Kräfte).
- Freigabe Benutzer: Speziell für Rechnungsfreigabe-Workflows. Kann Belege scannen, hochladen, genehmigen und exportierte Belege einsehen.
Wie konfiguriere ich Einzelberechtigungen?
Im Reiter "Berechtigungen" können Sie Rechte vergeben, um Sicherheits- und Prozessanforderungen exakt abzubilden.
Berechtigungen zur Belegverarbeitung
- Belege hochladen: Ermöglicht Upload und Scan.
- Seitentrennung bestätigen: Zugriff auf die Sortier-Ansicht ("Trennen/Heften").
- Belege vorerfassen: Bearbeitung nicht-buchhalterischer Felder (Datum, Betrag, Rechnungsnummer).
- Belege vervollständigen: Bearbeitung aller Felder (inkl. Kontierung) und Zugriff auf die Belegansicht.
- Löschen und Wiederherstellen: Zugriff auf den Papierkorb.
- Belege freigeben: Zugriff auf die Workflow-Freigabeansicht.
- Belege exportieren: Recht, den Export ins ERP-System auszulösen.
- Bearbeiten von exportierten Belegen: Erlaubt Änderungen an Belegen, die bereits an die Buchhaltung übergeben wurden (wichtig für API-Synchronisation).
- Exportierte Dokumente anzeigen: Lässt Benutzer bereits exportierte Belege einsehen.
- Dokumente von anderen Nutzern anzeigen: Diese Berechtigung ist entscheidend dafür, ob Benutzer nur die von ihnen selbst hochgeladenen Belege sehen können oder auch andere Belege, sofern andere Berechtigungen dies nicht einschränken.
Zugriff auf Module & Verwaltung
- Analytics anzeigen: Zugriff auf das Analyticscenter.
- Trainingscenter anzeigen: Zugriff auf die Training-Ansicht.
- Benutzer verwalten: Zugriff auf die Benutzerverwaltung (dieser Artikel).
- Mandanten-Stammdaten verwalten: Darf Mandanten bearbeiten.
- Kanzlei-Stammdaten verwalten: Darf Unternehmensdaten ändern und Mandanten synchronisieren. Siehe: Wie verwalte ich die Informationen meines Unternehmens in Finmatics?
- Benutzer verwalten: Gibt Einsicht auf die Benutzeransicht im Hauptmenü und ermöglicht die Benutzerverwaltung.
Wie steuere ich den Dokumentenzugriff?
Die Dokumentenberechtigung definiert, welche Daten ein Benutzer sehen darf (Scope). Sie können Benutzer auf drei Ebenen zuweisen:
- Kanzlei / Holding: Der Benutzer sieht alle Mandanten und Belege des Unternehmens. (Empfohlen für Admins und Kanzlei-Leitung).
- Mandant: Der Benutzer sieht nur die Belege spezifischer Mandanten. (Empfohlen für Sachbearbeiter oder Mandanten-User).
- Belegtyp: Der Benutzer sieht nur spezifische Belegkreise eines Mandanten (z. B. nur "Eingangsrechnungen" von "Firma Müller").
Vorgehensweise:
Wählen Sie im Dropdown-Menü die Ebene und suchen Sie im Suchfeld nach dem Objekt (z. B. Name des Mandanten).
Profileinstellungen ändern
Als Administrator können Sie im Reiter "Profil" Stammdaten eines Benutzers (Name, Sprache, Kontaktdaten) ändern, falls der Benutzer dies nicht selbst tun kann.
Tipp: Sie können auch das Layout der Erfassungsmaske für einen Benutzer vor einstellen (Reiter "Personalisierung"). Detaillierte Infos hierzu: Wie verwalte ich mein Benutzerkonto?
Empfohlene Einstellungen
Hier sind bewährte Konfigurationen für typische Anwendungsfälle:
A. Der Mandant (Selbstbucher/Vorerfasser)
- Dokumentenzugriff: Nur eigener Mandant.
- Berechtigungen: "Belege hochladen".
- Optional: "Dokumente von anderen Nutzern anzeigen" (für Transparenz), "Belege vorerfassen" (wenn der Mandant Daten vorerfassen soll).
B. Kanzlei-Sekretariat (Scan-Station)
- Dokumentenzugriff: Unternehmen (Zugriff auf alle Mandanten).
- Berechtigungen: "Belege hochladen", "Seitentrennung bestätigen".
- Zweck: Zentrales Scannen und Trennen für die gesamte Kanzlei.
C. Buchhalter (Sachbearbeiter)
- Dokumentenzugriff: Unternehmen (oder spezifische Mandanten).
- Berechtigungen: "Belege vorerfassen", "Belege vervollständigen", "Dokumente von anderen Nutzern anzeigen", "Seitentrennung bestätigen".
- Optional: "Mandanten-Stammdaten verwalten" (um Mandantendaten zu pflegen).
D. Administrator
- Dokumentenzugriff: Unternehmen.
- Berechtigungen: Alle (insb. "Benutzer verwalten", "Kanzlei-Stammdaten verwalten").