Wie werden Benutzer verwaltet?

Inhalt

• Wie verwalte ich Benutzer?
• Wie kann ich herausfinden, wie viele Benutzer für mein Unternehmen vorhanden sind?
• Welche Einstellungen kann ich für Benutzer vornehmen?
• Berechtigungen
  
  • Fertige Benutzerrollen
  • Einzelberechtigungen für individuelle Anpassungen

  • Dokumentenberechtigungen verwalten 

• Profil
• Benachrichtigungen
• Layout 

• Vorschläge für Einstellungen zu Berechtigungen für Mitarbeiter und Mandanten 

Wie verwalte ich Benutzer?

In der Benutzer-Ansicht können Sie über die Suchleiste nach Benutzern suchen. Rechts neben der Suchleiste ist es außerdem möglich, diverse Filter einzustellen. Weitere Informationen finden Sie in Wie kann ich Ansichten filtern oder adaptieren?.

Über das Drei-Punkte Menü oder durch Klick auf die Zeile in der Tabellenansicht können Sie anschließend Benutzer bearbeiten, löschen und bei Bedarf deaktivieren. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, das Passwort zurückzusetzen und einen Sicherheitsbericht per E-Mail anzufordern, in welchem z.B. Änderungen am Benutzer dokumentiert sind.

 

Sollten Sie mehrere Benutzer auf einmal löschen wollen, können Sie dies über die Aktionsleiste. Markieren Sie hierfür die gewünschten Einträge und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol. 

 

  

Wie kann ich herausfinden, wie viele Benutzer für mein Unternehmen vorhanden sind?

Öffnen Sie hierfür die Benutzer-Ansicht und wählen Sie in der Tabellenansicht alle Benutzer aus. Klicken Sie anschließend auf das Pfeilsymbol oben rechts und exportieren Sie die ausgewählten Benutzer als Excel-Tabelle. 

Im Bereich „Status“ der Tabellenansicht sehen Sie auf einen Blick, welche Benutzer aktuell aktiv sind und welche deaktiviert wurden.

Welche Einstellungen kann ich für Benutzer vornehmen?

Nach Auswahl eines Benutzers, gelangen Sie in die Benutzer-Ansicht. Hier stehen Ihnen verschiedene Reiter zur Anpassung der Benutzer zur Verfügung. Rechts neben "Benutzer bearbeiten" wird immer der aktuell bearbeitete Benutzer angezeigt. 

Berechtigungen

Die Berechtigungsebene entscheidet welche Ansichten, Mandanten und deren Belege von Benutzern eingesehen werden können. 

Fertige Benutzerrollen

Durch das Auswählen einer Benutzerrolle werden automatisch die passenden Berechtigungen für die jeweilige Rolle vergeben. Welche Berechtigungen der jeweiligen Rolle standardgemäß zugeteilt werden, erfahren Sie in den nachfolgenden Punkten. Jede Rolle kann hierbei jedoch mit Klick auf „Berechtigungen anpassen“ nach eigenen Wünschen individuell angepasst werden.

• Buchhalter
  Als Buchhalter können Sie Belege verarbeiten und Stammdaten der Mandanten verwalten 

• Business Admin
  Als Business Admin können Sie Belege hochladen und scannen, vorhandene  Belege einsehen und freigeben

• Management
  Als Management-Benutzer können Sie Mandanten- und Unternehmensstammdaten verwalten, Dokumente verwalten und Berichte generieren 

• Upload Benutzer
  Als Upload-Benutzer können Sie Belege hochladen und scannen 

• Freigabe Benutzer
  Als Freigabe-Benutzer können Sie Belege scannen und  hochladen, Rechnungsfreigabeworkflows genehmigen und exportierte Belege einsehen.

Einzelberechtigungen für individuelle Anpassungen

Sollten Sie Ihre Benutzerrolle individuell anpassen wollen, stehen Ihnen folgende Einzelberechtigungen zur Verfügung:

Belegverarbeitung 

• Belege hochladen                                                                                                                                                          Schaltet die Möglichkeit frei, Belege über die Plattform hochladen oder scannen zu können.

• Seitentrennung bestätigen
  Bietet die Möglichkeit, Belegstapel im Status “Sortieren” zu trennen und die Trennung zu bestätigen.

• Belege vervollständigen
  Lässt alle Belegfelder in der Erfassungsmaske eines Beleges bearbeiten und schaltet die Belegansicht im linken Menü frei.

• Belege vorerfassen
  Schaltet die Möglichkeit frei, alle nicht buchhalterischen Felder in der Erfassungsmaske eines Beleges zu bearbeiten, um Buchhaltern die Belege bereits vorzubereiten. Dazu gehören z. B.: Datum, Rechnungsnummer, Beträge und sonstige Daten, die in der Regel auch auf dem Beleg enthalten sind. Kontonummern können z. B.: jedoch nicht zugewiesen werden. Ferner wird auch die Belegansicht im linken Menü freigeschalten.

• Löschen und Wiederherstellen von Belegen                                                                           
  Ermöglicht das Löschen und Wiederherstellen von Belegen und schaltet die Ansicht des Papierkorbs im linken Menü frei.
• Belege freigeben
  Gibt die Workflowansicht frei, in welcher Rechnungsfreigabeworkflows angezeigt werden und bearbeitet werden können, sollte ein solcher eingerichtet sein. Informationen dazu finden Sie in Wie kann ich einen Rechnungsfreigabe Workflow konfigurieren?
• Belege exportieren
  Mit dieser Berechtigung können Belege exportiert werden.
• Analytics anzeigen
  Mit dieser Berechtigung haben Sie Zugriff auf den Reiter "Analytics". Lesen Sie hierzu auch Wie verwende ich das Analyticscenter?.
• Trainingscenter anzeigen
  Mit dieser Berechtigung haben Sie Zugriff auf die Training-Ansicht. Weitere Informationen finden Sie in Was kann ich in der Training-Ansicht machen?.
  
• Bearbeiten von exportierten Belegen
  Gibt Benutzern die Möglichkeit, bereits exportierte Belege zu bearbeiten.

Stammdatenverwaltung 

• Benutzer verwalten
  Gibt Einsicht auf die Benutzeransicht im linken Menü und ermöglicht die Benutzerverwaltung.
• Mandanten-Stammdaten verwalten
  Erlaubt das Einsehen der Mandanten-Ansicht und das Bearbeiten von Mandanten.
• Kanzlei-Stammdaten verwalten
  Ermöglicht es Mandanten zu synchronisieren und zu erstellen, sowie die Unternehmenseinstellungen anzupassen. Sehen Sie dazu auch Wie verwalte ich die Informationen meines Unternehmens in Finmatics?

Dokumenteneinsicht 

• Exportierte Dokumente anzeigen
  Lässt Benutzer bereits exportierte Belege einsehen.
• Dokumente von anderen Nutzern anzeigen
  Diese Berechtigung ist entscheidend dafür, ob Benutzer nur die von ihnen selbst hochgeladenen Belege sehen können oder auch andere Belege, sofern andere Berechtigungen dies nicht einschränken.

Sollten Sie die aktuelle Rolle wieder auf die Standardeinstellungen zurücksetzen wollen, können Sie dies jederzeit mit einem Klick auf "Berechtigung zurücksetzen".

Dokumentenberechtigungen verwalten 

Sie können hier jeweils Benutzer auf Kanzlei, Mandanten oder Belegtyp-Ebene zuweisen. Es ist möglich, auf jeder beliebigen Ebene eines oder mehrere Objekte zuzuweisen. Öffnen Sie dazu das Drop-Down-Menü. In der Feldauswahl können Sie in der Suchleiste nach den entsprechenden Objekten suchen

• Kanzlei / Holding

Hier können Benutzer ganzen Unternehmen/Kanzleien zugewiesen werden. Wird hier ein Unternehmen zugeteilt, hat der Benutzer auf alle Mandanten und deren Belege Zugriff, die dem Unternehmen zugeteilt sind.

• Mandant

Mit dieser Dokumentenberechtigung können Benutzern bestimmte Mandanten mit deren Belegen zur Einsicht zugeteilt werden.

• Belegtyp

Damit Benutzer nur bestimmte Belegtypen von einzelnen Mandanten einsehen können, kann diese Berechtigungsebene verwendet werden um z.B. nur Einsicht auf die ER des Mandanten Max Mustermann zu erlauben.

Profil 

In diesem Reiter können Sie allgemeine Einstellungen wie Anrede, Name, Sprache und Kontaktdaten festlegen.

Benachrichtigungen

Informationen zur Konfiguration von Benachrichtigungen finden Sie in Wie verwalte ich mein Benutzerkonto? unter "Benachrichtigungen".  

Layout 

Informationen zu den Layout-Optionen finden Sie in Wie verwalte ich mein Benutzerkonto? unter dem Punkt "Layout". 

Vorschläge für Einstellungen zu Berechtigungen für Mitarbeiter und Mandanten

Mandanten

• Berechtigungsebene: Mandant

• Berechtigungen: Hochladen

Mit diesen Berechtigungen kann der Mandant im Online Portal seine Belege hochladen/einscannen und nur Belege sehen die von diesen Benutzern hochgeladen wurden. Optional könnte noch die Berechtigung "Dokumente von anderen Nutzern anzeigen" hinzugefügt werden, sodass der Mandant alle für seine Firma hochgeladenen Belege und deren Status der Verarbeitung einsehen kann. Wenn der Mandant auch die Seitentrennung oder die Vorerfassung vornehmen soll fügen Sie die entsprechenden Berechtigungen noch hinzu.

Sekretariat

• Berechtigungsebene: Unternehmen

• Berechtigungen: Hochladen, Seitentrennung, 

Mit diesen Einstellungen können die jeweiligen Mitarbeiter Belege für alle Mandanten der Kanzlei hochladen und auch die Seitentrennung für alle von ihr hochgeladenen Belege prüfen und bestätigen. Sollen die jeweiligen Mitarbeiter auch auf andere Belege Einsicht haben und für diese die Trennung vornehmen empfiehlt es sich, die Berechtigung "Dokumente von anderen Nutzern anzeigen" ebenfalls zu vergeben. Wenn Belege hier auch vorerfasst werden sollen kann die Berechtigung "Belege vorerfassen" auch hinzugefügt werden.

Buchhalter

• Berechtigungsebene: Unternehmen

• Berechtigungen: Dokumente von anderen Nutzern anzeigen, Hochladen, Seitentrennung, Belege Vorerfassen, Belege vervollständigen

Mit diesen Einstellungen kann der jeweilige Mitarbeiter Belege aller Mandanten des Unternehmens einsehen und in allen Status bearbeiten. Wenn der Buchhalter auch Mandanten einladen und verwalten können soll, empfiehlt es sich hier auch die Berechtigung "Mandanten-Stammdaten verwalten" zu vergeben.

Administrator

• Berechtigungsebene: Unternehmen

• Berechtigungen: alle 

Für Administratoren empfiehlt es sich in der Regel alle Berechtigungen auf Unternehmensebene zu vergeben, da diese dann Benutzer ohne Einschränkungen verwalten können.