Wie werden Benutzer:innen verwaltet?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie User/Benutzer:innen Berechtigungen administrieren können.

Inhalt

• Welche Berechtigung benötige ich um Benutzer:innen erstellen zu können?
• Welche Berechtigung brauche ich um Benutzer:innen verwalten zu können?
• Wo verwalte ich Benutzer:innen?
• Was kann ich alles für Benutzer:innen einstellen?
• Zuweisung der Berechtigungsebene
  • Unternehmen
  • Mandant
  • Belegtyp
• Berechtigungen Anpassen
  • Fertige Benutzerrollen
  • Einzelberechtigungen für individuelle Anpassungen
• Vorschläge für Einstellungen zu Berechtigungen für Mitarbeiter:innen und Mandanten

Welche Berechtigung benötige ich um Benutzer:innen erstellen zu können?

Um Benutzer:innen erstellen zu können, benötigen Sie die Berechtigung “Benutzer verwalten”. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Benutzer erstellt werden können: Wie erstelle ich Benutzer:innen ?

Welche Berechtigung brauche ich um Benutzer:innen verwalten zu können?

Um Benutzer:innen verwalten zu können, benötigen Sie ebenfalls die Berechtigung “Benutzer verwalten”.

Wo verwalte ich Benutzer:innen?

Wenn Sie die entsprechende Berechtigung innehaben, steht Ihnen im Menü auf der linken Seite die “Benutzer” Ansicht zur Verfügung. Hier können Sie über das Suchfeld nach bestimmten Benutzer:innen suchen und über das 3 Punkte Menü diese entweder bearbeiten oder löschen.

 

Was kann ich alles für Benutzer:innen einstellen?

Wenn Sie auf eine:n Benutzer:in klicken oder über das 3 Punkte Menü “Bearbeiten” auswählen, öffnet sich das Bearbeitungsmenü. In diesem können Sie allgemeine Einstellungen wie Anrede, Name, Sprache und Kontaktdaten festlegen.

Sie können weiters die jeweiligen Berechtigungen verwalten, welche durch die entsprechenden Zuweisungen darunter auf Kanzlei-, Mandanten- und Belegtypebene eingeschränkt werden können.

Ferner können Sie die Rechnungsansicht verwalten und einstellen ob Benutzer:innen Status Benachrichtungen via Mail erhalten sollen und ob Belegbilder standardgemäß in einem neuen Fenster geöffnet werden.

Wenn Sie die Einstellungen anwenden wollen klicken Sie auf “Speichern”. Um Veränderungen in dieser Maske zu verwerfen, klicken Sie auf “Abbrechen”.

Zuweisung der Berechtigungsebene

Die Berechtigungsebene entscheidet welche Mandanten und deren Belege Benutzer:innen einsehen können. Die Berechtigungen zur Verwaltung dieser Belege wird im Punkt Berechtigungen dann genauer definiert.

Unternehmen

Hier können Benutzerinnen ganze Unternehmen/Kanzleien zugewiesen werden. Wird hier ein Unternehmen zugeteilt hat d:ie Benutzer:in auf alle Mandanten und deren Belege Zugriff die dem Unternehmen zugeteilt sind.

Mandant

Wenn Benutzer:innen nur bestimmte Mandanten und deren Belege einsehen dürfen, kann man diese Berechtigungsebene verwenden um nur bestimmte Mandanten zuzuteilen.

Belegtyp

Sollen Benutzer:innen nur bestimmte Belegtypen von einzelnen Mandanten einsehen dürfen, kann man diese Berechtigungsebene verwenden um z.b. nur Einsicht auf die ER des Mandanten Max Mustermann zu erlauben.

Berechtigungen Anpassen

Finmatics gibt Ihnen für die Einstellung der Berechtigungen sehr viele Freiheiten und bietet Ihnen aber auch gleichzeitig die Wahl einer einfachen Bedienung. Wenn Sie sich nicht allzu lange mit den einzelnen Berechtigungen aufhalten möchten, können Sie die bereits vorgefertigten Benutzerrollen wählen. Diese können Sie jederzeit individuell über den Punkt "Berechtigungen anpassen" adaptieren.

Sollten Sie die aktuelle Rolle wieder auf die Standardeinstellungen zurücksetzen wollen, können Sie dies jederzeit mit einem Klick auf "Berechtigung zurücksetzen"

Fertige Benutzerrollen

Durch das Auswählen einer Benutzerrolle werden automatisch die passenden Berechtigungen für die jeweilige Rolle vergeben. Welche Berechtigungen der jeweiligen Rolle standardgemäß zugeteilt werden, erfahren Sie in den nachfolgenden Punkten. Jede Rolle kann hierbei jedoch mit Klick auf „Berechtigungen anpassen“ nach eigenen Wünschen individuell angepasst werden.

• Buchhalter
  Als Buchhalter können Sie Belege hochladen, Seitentrennung bestätigen, Belege vervollständigen und vorerfassen, Belege löschen und wiederherstellen, Mandanten Stammdaten verwalten, exportiere Belege ansehen und bearbeiten und die Dokumente von anderen Usern ansehen.

• Business Admin
  Als Business Admin können Sie Belege hochladen, Seitentrennung bestätigen, Belege freigeben, löschen und wiederherstellen, Benutzer verwalten sowie exportiere Belege und die Dokumente von anderen Usern ansehen.

• Management
  Als Management können Sie Belege hochladen, Seitentrennung bestätigen, Belege vervollständigen und vorerfassen, Belege löschen und wiederherstellen, Benutzer, Mandanten Stammdaten und Kanzleistammdaten verwalten, exportiere Belege ansehen und bearbeiten und die Dokumente von anderen Usern ansehen. 

• Uploaduser
  Als Uploaduser können Sie Belege hochladen und die Seitentrennung bestätigen.

• Freigabeuser
  Als Freigabeuser können Sie Belege hochladen, die Seitentrennung bestätigen, Belege freigeben und exportiere Belege ansehen.

Einzelberechtigungen für individuelle Anpassungen

Sollten Sie Ihre Benutzerrolle individuell anpassen wollen, stehen Ihnen folgende Einzelberechtigungen zur Verfügung:

• Belege Hochladen
  Schaltet die Möglichkeit frei Belege über die Plattform Hochladen oder scannen zu können.

• Seitentrennung bestätigen
  Bietet die Möglichkeit Belegstapel im Status “Trennen” zu trennen und die Trennung zu bestätigen.

• Belege vervollständigen
  Lässt alle (inkl. buchhalterische) Felder in der Erfassungsmaske eines Beleges bearbeiten und schaltet die Belegansicht im linken Menü frei.

• Belege vorerfassen
  Schaltet die Möglichkeit frei alle nicht buchhalterischen Felder in der Erfassungsmaske eines Beleges zu bearbeiten um Buchhaltern die Belege schon vorbereiten zu können. Dazu gehöhren zb. Datum, Rechnungsnummer, Beträge und sonstige Daten, die in der Regel auch auf dem Beleg stehen. Kontonummern können zb. jedoch nicht zugewiesen werden. Ferner wird auch die Belegansicht im linken Menü freigeschalten.

• Löschen und Wiederherstellen von Belegen
  Ermöglicht das löschen und wiederherstellen von Belegen und schaltet die Ansicht des Papierkorbs im linken Menü frei.

• Belege freigeben
  Gibt die Workflowansicht frei, in welcher Freigabeworkflows angezeigt werden und bearbeitet werden können, wenn man einen solchen eingerichtet hat. Bitte sehen Sie dazu auch unsere Helpcenter Artikel zur Dokumentenfreigabe an.

• Benutzer verwalten
  Gibt Einsicht auf die Benutzeransicht im linken Menü und ermöglicht die Benutzerverwaltung, welche in diesem Artikel beschrieben ist.

• Mandanten-Stammdaten verwalten
  Erlaubt das einsehen der Mandantenansicht und das Bearbeiten von Mandanten.

• Kanzlei-Stammdaten verwalten (Erstellen und Synchronisieren von Mandanten)
  Ermöglicht Mandanten zu synchronisieren und zu erstellen, sowie die Unternehmenseinstellungen zu adaptieren. Sehen Sie dazu auch Wie verwalte ich die Informationen meines Unternehmens in Finmatics?

• Belege exportieren
  Mit dieser Berechtigung kann man Belege exportieren.
• Anzeigen von exportierten Belegen
  Lässt Benutzer:innen bereits exportierte Belege einsehen.
• Bearbeiten von exportierten Belegen
  Gibt Benutzer:innen die Möglichkeit bereits exportierte Belege zu bearbeiten.

• Dokumente von anderen Nutzern anzeigen
  Diese Berechtigung ist entscheidend, ob Benutzer:innen nur die Belege sehen können, die sie selbst hochgeladen haben oder ob sie auch andere Belege sehen können, insofern andere Berechtigungen diese nicht einschränken.

Vorschläge für Einstellungen zu Berechtigungen für Mitarbeiter:innen und Mandanten

Mandanten

• Berechtigungsebene: Mandant

• Berechtigungen: Hochladen

Mit diesen Berechtigungen kann der Mandant im Online Portal seine Belege hochladen/einscannen und nur Belege sehen, die von diese:r Benutzer:in hochgeladen wurden. Optional könnte man noch die Berechtigung "Dokumente von anderen Nutzern anzeigen" hinzufügen, sodass der Mandant alle für seine Firma hochgeladenen Belege und deren Status der Verarbeitung einsehen kann. Wenn der Mandant auch die Seiten Trennung oder die Vorerfassung vornehmen soll, kann man diese Berechtigungen ebenfalls hinzufügen.

Sekretariat

• Berechtigungsebene: Unternehmen

• Berechtigungen: Hochladen, Seitentrennung, 

Mit diesen Einstellungen kann d:ie jeweilige Mitarbeiter:in Belege für alle Mandanten der Kanzlei hochladen und auch die Seitentrennung, für alle von ih:r hochgeladenen Belege, prüfen und bestätigen. Wenn d:ie jeweilige Mitarbeiter:in auch auf andere Belege einsicht haben soll und für diese die Trennung vornehmen soll, empfiehlt es sich die Berechtigung "Dokumente von anderen Nutzern anzeigen" ebenfalls zu vergeben. Wenn Belege hier auch vorerfasst werden sollen, kann die Berechtigung "Belege vorerfassen" auch hinzugefügt werden.

Buchhalter

• Berechtigungsebene: Unternehmen

• Berechtigungen: Dokumente von anderen Nutzern anzeigen, Hochladen, Seitentrennung, Belege Vorerfassen, Belege vervollständigen

Mit diesen Einstellungen kann d:ie jeweilige Mitarbeiter:in Belege aller Mandanten des Unternehmens einsehen und in allen Status bearbeiten. Wenn der Buchhalter auch Mandanten einladen und verwalten können soll, empfiehlt es sich hier auch die Berechtigung "Mandanten-Stammdaten verwalten" zu vergeben.

Administrator

• Berechtigungsebene: Unternehmen

• Berechtigungen: alle 

Für Administrator:innen empfiehlt es sich in der Regel alle Berechtigungen auf Unternehmensebene zu vergeben, da sie dann Benutzer ohne Einschränkung verwalten können.