Wie werden Benutzer verwaltet?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Benutzer Berechtigungen administriert werden können.

Inhalt

Welche Berechtigung benötige ich um Benutzer erstellen und verwalten zu können?

Um Benutzer zu erstellen und zu verwalten, benötigen Sie die Berechtigung “Benutzer verwalten”. Lesen Sie nachfolgenden Artikel für weitere Informationen: 

Wo verwalte ich Benutzer?

Wenn Sie die entsprechende Berechtigung innehaben, steht Ihnen im Menü auf der linken Seite die Benutzer-Ansicht zur Verfügung. Hier können Sie über das Suchfeld nach bestimmten Benutzern suchen und über das Drei-Punkte Menü in der Tabellenansicht diese bearbeiten, löschen und ggf. deaktivieren. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, bei Bedarf das Passwort zurückzusetzen und einen Sicherheitsbericht per E-Mail anzufordern, in welchem z.B. Änderungen am Benutzer dokumentiert sind. Rechts neben der Suchleiste ist es außerdem möglich diverse Filter einzustellen. Weitere Informationen finden Sie in Wie kann ich Ansichten filtern oder adaptieren?.

Auch durch Klick auf die Zeile eines Benutzers gelangen Sie in das Bearbeitungsmenü.

In der Benutzer-Übersicht sehen Sie ebenfalls den Status der einzelnen Benutzer über die Tabellenansicht im Reiter"Status":
  • Einladung akzeptiert: Der Einladungslink wurde bereits angeklickt und der Benutzer ist bereits aktiviert.
  • Eingeladen: Bisher wurde eine Einladung verschickt, aber noch nicht akzeptiert.
  • Deaktiviert: Der Benutzer wurde deaktiviert und hat keinen Zugriff mehr auf die zugewiesenen Funktionen.

Wie kann ich herausfinden, wie viele Benutzer für mein Unternehmen vorhanden sind?

Öffnen Sie hierfür die Benutzer-Ansicht und wählen Sie in der Tabellenansicht alle Benutzer aus. Klicken Sie anschließend auf das Pfeilsymbol oben rechts und exportieren Sie die ausgewählten Benutzer als Excel-Tabelle. 

Was kann ich alles für Benutzer einstellen?

Im Bearbeitungsmenü haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten: 

Berechtigungen

Die Berechtigungsebene entscheidet welche Ansichten, Mandanten und deren Belege von Benutzern eingesehen werden können. 

Fertige Benutzerrollen

Durch das Auswählen einer Benutzerrolle werden automatisch die passenden Berechtigungen für die jeweilige Rolle vergeben. Welche Berechtigungen der jeweiligen Rolle standardgemäß zugeteilt werden, erfahren Sie in den nachfolgenden Punkten. Jede Rolle kann hierbei jedoch mit Klick auf „Berechtigungen anpassen“ nach eigenen Wünschen individuell angepasst werden.

  • Buchhalter
    Als Buchhalter können Sie Belege hochladen, Seitentrennung bestätigen, Belege vervollständigen und vorerfassen, Belege löschen und wiederherstellen, Mandanten Stammdaten verwalten, exportiere Belege ansehen und bearbeiten und die Dokumente von anderen Usern ansehen.

  • Business Admin
    Als Business Admin können Sie Belege hochladen, Seitentrennung bestätigen, Belege freigeben, löschen und wiederherstellen, Benutzer verwalten sowie exportiere Belege und die Dokumente von anderen Usern ansehen.

  • Management
    Als Management können Sie Belege hochladen, Seitentrennung bestätigen, Belege vervollständigen und vorerfassen, Belege löschen und wiederherstellen, Benutzer, Mandanten Stammdaten und Kanzleistammdaten verwalten, exportiere Belege ansehen und bearbeiten und die Dokumente von anderen Usern ansehen. 

  • Uploaduser
    Als Upload-Benutzer können Sie Belege hochladen und die Seitentrennung bestätigen.

  • Freigabeuser
    Als Freigab-Benutzer können Sie Belege hochladen, die Seitentrennung bestätigen, Belege freigeben und exportiere Belege ansehen.


Einzelberechtigungen für individuelle Anpassungen

Sollten Sie Ihre Benutzerrolle individuell anpassen wollen, stehen Ihnen folgende Einzelberechtigungen zur Verfügung:

Belegverarbeitung 

  • Belege hochladen

    Schaltet die Möglichkeit frei, Belege über die Plattform hochladen oder scannen zu können.
  • Seitentrennung bestätigen
    Bietet die Möglichkeit, Belegstapel im Status “Sortieren” zu trennen und die Trennung zu bestätigen.

  • Belege vervollständigen
    Lässt alle (inkl. buchhalterische) Felder in der Erfassungsmaske eines Beleges bearbeiten und schaltet die Belegansicht im linken Menü frei.

  • Belege vorerfassen
    Schaltet die Möglichkeit frei, alle nicht buchhalterischen Felder in der Erfassungsmaske eines Beleges zu bearbeiten, um Buchhaltern die Belege bereits vorzubereiten. Dazu gehören z. B.. Datum, Rechnungsnummer, Beträge und sonstige Daten, die in der Regel auch auf dem Beleg enthalten sind. Kontonummern können z. B.. jedoch nicht zugewiesen werden. Ferner wird auch die Belegansicht im linken Menü freigeschalten.

  • Löschen und Wiederherstellen von Belegen

    Ermöglicht das Löschen und Wiederherstellen von Belegen und schaltet die Ansicht des Papierkorbs im linken Menü frei.

  • Belege freigeben
    Gibt die Workflowansicht frei, in welcher Freigabeworkflows angezeigt werden und bearbeitet werden können, sollte ein solcher eingerichtet sein. Bitte sehen Sie dazu auch unsere Helpcenter Artikel zur Dokumentenfreigabe an.

  • Belege exportieren
    Mit dieser Berechtigung können Belege exportiert werden. 
  • Analytics anzeigen
    Mit dieser Berechtigung haben Sie Zugriff auf den Reiter "Analytics". Lesen Sie hierzu auch Wie verwende ich das Analyticscenter?.
  • Trainingscenter anzeigen
    Mit dieser Berechtigung haben Sie Zugriff auf die Training-Ansicht. Weitere Informationen finden Sie in Was kann ich in der Training-Ansicht machen?.
  • Bearbeiten von exportierten Belegen
    Gibt Benutzern die Möglichkeit, bereits exportierte Belege zu bearbeiten.

Diese Berechtigung ist vor allem für API-User wichtig, sodass die Synchronisation der Stamm- und Trainingsdaten richtig durchgeführt werden kann.


Stammdatenverwaltung 

  • Benutzer verwalten
    Gibt Einsicht auf die Benutzeransicht im linken Menü und ermöglicht die Benutzerverwaltung, welche in diesem Artikel beschrieben ist.
  • Mandanten-Stammdaten verwalten
    Erlaubt das einsehen der Mandantenansicht und das Bearbeiten von Mandanten.
  • Kanzlei-Stammdaten verwalten
    Ermöglicht Mandanten zu synchronisieren und zu erstellen, sowie die Unternehmenseinstellungen zu adaptieren. Sehen Sie dazu auch Wie verwalte ich die Informationen meines Unternehmens in Finmatics?

Diese Berechtigung ist vor allem für API-User wichtig, sodass die Synchronisation der Stamm- und Trainingsdaten richtig durchgeführt werden kann.

Dokumenteneinsicht 

  • Exportierte Dokumente anzeigen
    Lässt Benutzer bereits exportierte Belege einsehen.
  • Dokumente von anderen Nutzern anzeigen
    Diese Berechtigung ist entscheidend, ob Benutzer nur die Belege sehen können, die sie selbst hochgeladen haben oder ob sie auch andere Belege sehen können, insofern andere Berechtigungen diese nicht einschränken.

Sollten Sie die aktuelle Rolle wieder auf die Standardeinstellungen zurücksetzen wollen, können Sie dies jederzeit mit einem Klick auf "Berechtigung zurücksetzen"

Dokumentenberechtigungen verwalten 

Kanzlei/Holding

Hier können Benutzerinnen ganze Unternehmen/Kanzleien zugewiesen werden. Wird hier ein Unternehmen zugeteilt, hat der Benutzer auf alle Mandanten und deren Belege Zugriff, die dem Unternehmen zugeteilt sind.

Mandant

Mit dieser Dokumentenberechtigung können Benutzern bestimmte Mandanten mit deren Belegen zur Einsicht zugeteilt werden.

Belegtyp

Damit Benutzer nur bestimmte Belegtypen von einzelnen Mandanten einsehen können, kann diese Berechtigungsebene verwendet werden um z.B. nur Einsicht auf die ER des Mandanten Max Mustermann zu erlauben.

Profil 

In diesem Reiter können Sie allgemeine Einstellungen wie Anrede, Name, Sprache und Kontaktdaten festlegen.

Benachrichtigungen

Informationen zur Konfiguration von Benachrichtigungen finden Sie in Wie verwende ich das User Menü? unter "Benachrichtigungen".  

Layout 

Informationen zu den Layout-Optionen finden Sie in Wie verwende ich das User Menü? unter dem Punkt "Layout". 

Vorschläge für Einstellungen zu Berechtigungen für Mitarbeiter und Mandanten

Mandanten

  • Berechtigungsebene: Mandant

  • Berechtigungen: Hochladen

Mit diesen Berechtigungen kann der Mandant im Online Portal seine Belege hochladen/einscannen und nur Belege sehen, die von diesen Benutzern hochgeladen wurden. Optional könnte noch die Berechtigung "Dokumente von anderen Nutzern anzeigen" hinzugefügt werden, sodass der Mandant alle für seine Firma hochgeladenen Belege und deren Status der Verarbeitung einsehen kann. Wenn der Mandant auch die Seitentrennung oder die Vorerfassung vornehmen soll, fügen Sie die entsprechenden Berechtigungen noch hinzu. 

Wenn ein Mandant nur einen bestimmten Belegtypen hochladen soll oder darf, können auf der Berechtigungsebene auch nur einzelne Belegtypen anstatt des Mandanten vergeben werden.

Sekretariat

  • Berechtigungsebene: Unternehmen

  • Berechtigungen: Hochladen, Seitentrennung, 

Mit diesen Einstellungen können die jeweiligen Mitarbeiter Belege für alle Mandanten der Kanzlei hochladen und auch die Seitentrennung für alle von ihr hochgeladenen Belege prüfen und bestätigen. Wenn die jeweiligen Mitarbeiter auch auf andere Belege Einsicht haben soll und für diese die Trennung vornehmen soll, empfiehlt es sich, die Berechtigung "Dokumente von anderen Nutzern anzeigen" ebenfalls zu vergeben. Wenn Belege hier auch vorerfasst werden sollen, kann die Berechtigung "Belege vorerfassen" auch hinzugefügt werden.

Wenn die Mitarbeiter die Trennung und Vorerfassung nur für bestimmte Mandanten vornehmen soll, können auch hier in der Berechtigungsebene Einschränkungen auf Mandanten vorgenommen werden.

Buchhalter

  • Berechtigungsebene: Unternehmen

  • Berechtigungen: Dokumente von anderen Nutzern anzeigen, Hochladen, Seitentrennung, Belege Vorerfassen, Belege vervollständigen

Mit diesen Einstellungen kann der jeweilige Mitarbeiter Belege aller Mandanten des Unternehmens einsehen und in allen Status bearbeiten. Wenn der Buchhalter auch Mandanten einladen und verwalten können soll, empfiehlt es sich hier auch die Berechtigung "Mandanten-Stammdaten verwalten" zu vergeben.

Wenn  die Mitarbeiter die Buchhaltung nur für bestimmte Mandanten vornehmen sollen, können auch hier in der Berechtigungsebene Einschränkung auf Mandanten vorgenommen werden.

Administrator

  • Berechtigungsebene: Unternehmen

  • Berechtigungen: alle 

Für Administratoren empfiehlt es sich in der Regel alle Berechtigungen auf Unternehmensebene zu vergeben, da diese dann Benutzer ohne Einschränkungen verwalten können.

Auch hier können jedoch auch Einschränkungen sowohl auf der Berechtigungsebene und in den Berechtigungen angedacht werden. Die wichtigsten Punkte jedoch für die Benutzerverwaltung, sind "Benutzer verwalten" und "Mandanten-Stammdaten verwalten".