Erste Schritte mit Agenda
Herzlich Willkommen bei Finmatics mit Agenda. Wir freuen uns, Sie bei Finmatics zu begrüßen. In diesem Artikel werden die ersten Schritte in der Zusammenarbeit von Agenda und Finmatics erklärt.
Inhalt
Die Verbindung zu Agenda befindet sich derzeit in einer Beta-Phase und wird nur für ausgewählte Kunden aktiviert.
Wenn Sie Interesse haben, wenden Sie sich bitte an support@finmatics.com oder Ihre Kundenbetreuung.
1 Einstellungen in Agenda
1.a Voraussetzungen
Um Agenda mit Finmatics nutzen zu können, stellen Sie sicher, dass die Version "April 2025 (Art.-Nr. 972897) oder neuer, installiert ist.
Zudem müssen die Cloud-Anwendungen "Digitales Belegbuchen" und "Agenda Connect" aktiv sein.
1.b Einstellungen vor Herstellung der Verbindung
Um Ihre Mandanten nach Finmatics synchronisieren zu können, wird eine Verbindung zu Agenda benötigt, welche mittels der Logindaten generiert werden kann. Damit Sie diese in Finmatics erstellen können, müssen die Mandanten zuerst administriert werden.
1.c Vorbereitung für den Transfer von Stamm-/Trainingsdaten
Für eine optimale Arbeit mit Finmatics ist es wichtig, dass neben der Synchronisation der Mandanten auch Stamm- und Trainingsdaten zu Finmatics geladen werden.
2 Einstellungen in Finmatics
Steigen Sie in Finmatics ein (Finmatics Login). Sollten Sie Ihren Adminbenutzer noch nicht aktiviert haben, durchsuchen Sie Ihre Mails nach der entsprechenden Einladung aus unserem Portal und aktivieren Sie den Benutzer, welcher bereits für Sie angelegt wurde. Sollten Sie die Mail nicht vorfinden, kontaktieren Sie uns unter support@finmatics.com.
2.a Verbindung herstellen
Nachdem die Einstellungen in Agenda vorgenommen wurden, lässt sich in Finmatics eine entsprechende Verbindung herstellen. Idealerweise sollten Ihre Kanzlei in der Finanzbuchführung, im Unternehmens-Portal und in Finmatics identisch benannt sein. Eine Anleitung zur Aktivierung der Verbindung finden Sie im folgenden Helpcenter-Artikel:
2.b Synchronisation von Mandanten und Buchungskreisen
Sobald eine Verbindung zu Agenda besteht, können Sie im Reiter "Mandanten" Ihre Mandanten und Belegtypen synchronisieren.
Wenn Sie auf einen Belegtypen klicken, haben Sie die Möglichkeit den Anzeigenamen des Belegtypen zu konfigurieren. Dieser Name ist beim Hochladen der Belege für die Mandanten ersichtlich. Eine systemgenerierte E-Mail Adresse wird pro Belegkreis automatisch erstellt, diese ist sofort funktionsfähig. Alles, was an diese Adresse gelangt und einen PDF-, Bildanhang (z.B. im Format jpeg, tiff, etc.) hat oder eine E-Rechnung ist, wird zum jeweiligen Mandanten und Belegkreis zugeordnet und dort hochgeladen. Die Belege werden maschinell ausgelesen und generieren einen Buchungsvorschlag. Weitere Informationen finden Sie in:
2.c Hochladen von Stamm- und Trainingsdaten in Finmatics
Um Finmatics optimal einzurichten und von Anfang an bessere Vorschläge erhalten zu können, ist es wichtig, Stamm- und Trainingsdaten in Finmatics hochzuladen.
2.d Besondere Einstellungen für Mandanten und Automatisierungen
Wenn Sie Mandanten haben, die steuerbefreit sind und bestimmte Felder in der Vorerfassung hinzugefügt oder entfernet werden sollen oder besondere Einstellungen für die Automatisierung des Buchungstextes gewünscht werden, helfen Ihnen folgende Helpcenter Artikel:
2.e Benutzererstellung und Verwaltung
Sie können sowohl in der Benutzer-Ansicht oder auch in der Mandanten-Ansicht zusätzliche Benutzer einladen. Diese können Zugriff auf die ganze Kanzlei oder nur bestimmte Mandate haben, sodass sowohl Ihre Mitarbeiter und als auch Ihre Mandanten direkt in Finmatics Belege einscannen, sortieren und heften können. Eine Anleitung, wie Sie die Benutzer erstellen und verwalten können, finden Sie in folgenden Links:
2.f Benachrichtigungen für Benutzer einstellen
Sie können pro Mandant einen zuständigen Benutzer hinterlegen, welcher eine Benachrichtigung erhält, sobald Belege für die Verarbeitung bereitstehen oder exportiert wurden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter:
2.g Allgemeine Automatisierungen konfigurieren
In der Einstellungen-Ansicht haben Sie die Möglichkeit Automatisierungen von Finmatics selbst zu konfigurieren. Sie können hier beispielsweise Einstellungen zur Seitentrennung vornehmen, zur Belegverarbeitung oder zur Erstellung von Stammdaten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Helpcenter Artikel:
3 Übertragen von Belegen nach Finmatics
Es gibt einige Möglichkeiten, Belege nach Finmatics zu übertragen unser Artikel Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen? beschreibt alle Optionen und verweist auch auf die entsprechenden Helpcenter Links.
In diesem Zusammenhang möchten wir jedoch eine Option besonders hervorheben, bei der viele Kanzleien eine sogenannte "Scanstraße" mit einer Scankraft einrichten.
3.a Was ist eine Scanstraße und wie richte ich diese ein?
Eine "Scanstraße" ist ein Arbeitsplatz, an dem ein PC oder Laptop und ein Scanner lokal verbunden sind, um alle eingehenden Papierbelege zu digitalisieren. Die effizienteste Vorgehensweise besteht darin, eine Person zu beauftragen, die die Papierbelege an diesem Arbeitsplatz einscannt und sie dem entsprechenden Mandanten sowie der richtigen Periode zuordnet. Dadurch wird der Digitalisierungsprozess der Belege zentralisiert, während die Trennung der Belege später von jedem anderen Arbeitsplatz aus überprüft werden kann. Wir unterstützen Sie gerne bei der Einrichtung einer solchen Scanstraße. Die folgenden Artikel bieten Ihnen dabei Unterstützung:
4 Trennung prüfen und Belege bearbeiten
Um sich optimal in unserer Oberfläche zurechtzufinden, empfehlen wir unseren Helpcenter Artikel Wie funktioniert das Menü auf der linken Seite des Finmatics Web-Portals?.
4.a Belegtrennung prüfen
Nachdem die Belege eingescannt sind, werden diese automatisch getrennt und zur Bearbeitung im Status "Erfassen" oder "Bestätigen" zur Verfügung gestellt. Sollte die Trennung korrigiert werden müssen, hilft Ihnen der folgende Helpcenter Artikel:
Alternativ können wir auf Wunsch jederzeit für Sie einstellen, dass die Sortierung wie bei der Belegzentrale zuerst manuell geprüft werden muss. Wenn Sie dies wünschen, schreiben Sie uns einfach an support@finmatics.com.
4.b Belege bearbeiten
Sobald die Belege durch Finmatics getrennt und ausgelesen wurden, erhalten Sie für jeden Beleg einen Buchungsvorschlag. Diese müssen nur noch geprüft und vervollständigt werden. Dabei erhalten Sie in der Aufgaben-Ansicht eine Übersicht über die Belege welche noch bearbeitet werden müssen und kommen durch auswählen der jeweiligen Aufgabe direkt zu den jeweiligen Belegen. Wenn Sie dann einen der Belege anklicken, kommen Sie in die Erfassungsmaske und können die Belege adaptieren.
Nähere Informationen dazu finden Sie auch unter
4.c Belege und Stammdaten nach Agenda exportieren
Um Belege nach Agenda zu exportieren, muss eine passende Verbindung aktiv sein. Anschließend können die Belege je nach Einstellung, entweder automatisch oder über die Belege-Ansicht mit dem Exportbutton exportiert werden. Dadurch werden ebenfalls automatisch neu angelegte Geschäftspartner mit exportiert.
Folgende Helpcenter Artikel bieten hierzu eine detaillierte Erklärung:
- Agenda - Wie erstelle ich eine Verbindung zwischen Finmatics und Agenda?
- Agenda - Wie exportiere ich Belege aus Finmatics?