Wie starte ich mit Finmatics als Agenda-Nutzer?
Erfahren Sie, wie Sie Finmatics mit Agenda einrichten, Mandanten synchronisieren und die Belegverarbeitung starten.
Hinweis zur Beta-Phase: Die Verbindung zu Agenda befindet sich derzeit in einer Beta-Phase und wird nur für ausgewählte Kunden aktiviert. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an support@finmatics.com oder Ihre Kundenbetreuung.
Welche Einstellungen sind in Agenda vorzunehmen?
Für den Start mit Finmatics und Agenda benötigen Sie die Agenda-Version "April 2025" (Art.-Nr. 972897) oder neuer sowie die aktiven Cloud-Anwendungen "Digitales Belegbuchen" und "Agenda Connect". Wie Sie diese aktivieren können, Sie in Wie verwalte und synchronisiere ich Mandanten mit Agenda? nachlesen.
Welche Einstellungen muss ich für die Synchronisation von Mandanten und Belegtypen vornehmen?
Um Mandanten sowie Belegtypen synchronisieren zu können, müssen zunächst Einstellungen in Agenda getroffen werden. Folgen Sie hierzu den Anweisungen im verlinkten Artikel:
Wie übertrage ich Stammdaten und Trainingsdaten?
Für eine hohe Automatisierungsrate von Beginn an ist der Import von Personen-, Sachkonten und Bewegungsdaten essenziell. Nutzen Sie hierfür die Anleitungen im Artikel: Wie übertrage ich Personen- Sachkonten und Bewegungsdaten aus Agenda nach Finmatics?
Welche Einstellungen muss ich in Finmatics vornehmen?
Nachdem die Basis in Agenda gelegt ist, loggen Sie sich unter app.finmatics.com ein. Sollten Sie noch keinen Zugang haben, prüfen Sie bitte Ihren E-Mail-Eingang auf eine Einladung oder kontaktieren Sie den Support.
Wie erstelle ich eine Verbindung?
Nachdem die Vorbereitungen in Agenda getroffen wurden, stellen Sie die Verbindung in Finmatics her. Idealerweise sind die Bezeichnungen Ihrer Kanzlei in der Finanzbuchführung, im Unternehmens-Portal und in Finmatics identisch.
Detaillierte Schritte zur Aktivierung finden Sie im Artikel: Wie verbinde ich Finmatics mit Agenda?
Wie synchronisiere ich Mandanten und Belegtypen?
Sobald eine Verbindung zu Agenda besteht, können Sie im Reiter „Mandanten“ Ihre Mandanten und Belegtypen synchronisieren. Über einen Klick auf den Belegtypen können Sie den Anzeigenamen konfigurieren, der Ihren Mandanten beim Hochladen der Belege angezeigt wird. Pro Belegkreis wird automatisch eine funktionsfähige systemgenerierte E-Mail-Adresse erstellt. Alle E-Mails an diese Adresse mit PDF- oder Bildanhang (z. B. jpeg, tiff) oder als E-Rechnung werden dem jeweiligen Mandanten und Belegkreis zugeordnet und dort hochgeladen. Die Belege werden maschinell ausgelesen und erzeugen einen Buchungsvorschlag. Weitere Informationen finden Sie in:
Wie lade ich Stamm- und Trainingsdaten in Finmatics hoch?
Um Finmatics optimal einzurichten und von Anfang an bessere Vorschläge erhalten zu können, ist es wichtig, Stamm- und Trainingsdaten in Finmatics hochzuladen. Weitere Informationen finden Sie in:
Welche besonderen Mandanten-Einstellungen gibt es?
Je nach Mandant können spezifische Konfigurationen notwendig sein, beispielsweise für steuerbefreite Unternehmen oder spezielle Erfassungsmasken.
Weiterführende Informationen:
- Wie automatisiere ich Buchungstexte?
- Wie konfiguriere ich eine Steuerbefreiung für Mandanten in Finmatics?
- Wie konfiguriere ich die Erfassungsmaske?
Wie erstelle und verwalte ich Benutzer?
Sie können Mitarbeiter und Mandanten direkt in Finmatics einladen. Dabei steuern Sie über Berechtigungen, wer Zugriff auf welche Mandanten hat und wer Belege scannen, trennen oder heften darf.
Weiterführende Informationen:
Wie richte ich Benachrichtigungen ein?
Hinterlegen Sie pro Mandant einen zuständigen Benutzer ("Verantwortlicher Buchhalter"). Dieser erhält automatische E-Mail-Benachrichtigungen, sobald Belege bereitstehen oder exportiert wurden.
Weiterführende Informationen:
Wie konfiguriere ich allgemeine Automatisierungen?
In der "Einstellungen"-Ansicht können Sie globale Parameter für die Seitentrennung, Belegverarbeitung und Stammdaten-Erstellung definieren.
Weiterführende Informationen:
Wie übertrage ich Belege nach Finmatics?
Sie können Belege auf verschiedenen Wegen in das System bringen. Weiterführende Informationen:
- Wie lade ich Belege via Webupload hoch?
- Welche Belegtransfertechnologie ist für meine Arbeitsweise die richtige?
Wie prüfe ich die Trennung und bearbeite Belege?
Nach dem Import trennt die KI die Belege automatisch. Prüfen Sie das Ergebnis im Status "Sortieren".
Anschließend extrahiert Finmatics die Buchungsdaten. Korrigieren und ergänzen Sie diese in der Aufgaben-Ansicht.
Wie exportiere ich Belege und Stammdaten nach Agenda?
Sobald die Belege fertig bearbeitet sind, können sie exportiert werden. Dabei werden auch neu angelegte Geschäftspartner übertragen. Der Export kann manuell über die Belege-Ansicht oder automatisch erfolgen.